Stadtwerke München GmbH : la plus grande entreprise de services publics d’Europe

Le défi

Stadtwerke München GmbH (SWM) est la plus grande entreprise de services publics d’Europe et compte parmi les plus importants fournisseurs d’énergie et de services municipaux d’Allemagne. SWM fournit à la ville de Munich de l’électricité, du gaz naturel, du chauffage et du refroidissement urbains, ainsi que de l’eau de source douce des Préalpes bavaroises. L’entreprise gère également les réseaux respectifs d’approvisionnement en énergie et en eau et s’occupe de la distribution et de la vente, tout en exploitant 18 piscines intérieures et extérieures. Sa filiale de mobilité MVG gère des services de location de métro, de bus, de tramways et de vélos. Parallèlement, les Stadtwerke München développent la fibre optique et d’autres réseaux de communication afin de jeter les bases d’une Munich connectée et accueillante de demain.

Une variété presque illimitée de processus pose des défis majeurs

L’immense degré de diversification implique une grande profondeur de processus pour SWM. Par conséquent, dans le domaine de la gestion de contenu d’entreprise (ECM), il n’y a pas deux processus identiques, comme l’explique Dieter Hauer, responsable produit technique pour DMS chez SWM : « En ce qui concerne les processus basés sur des documents, l’approvisionnement en eau de réseau conventionnel d’un appartement occupé par son propriétaire est très différent de l’approvisionnement en eau hautement réglementé d’un hôpital. Cela signifie que les processus « prêts à l’emploi » ne sont pas utiles. Au lieu de cela, nous avons besoin d’une grande liberté d’adaptation ainsi que de vastes possibilités d’individualisation, à commencer par les responsables administratifs. »

La solution

Alfresco Content Services est devenu le principal système de documentation technique de Stadtwerke München, offrant des fonctions ECM ouvertes, flexibles et hautement évolutives, ainsi que tous les avantages d’une plateforme de services de contenu moderne. Grâce à son intégration transparente dans les applications professionnelles quotidiennes des utilisateurs de SWM, la solution garantit que des contenus de tous types sont disponibles à tout moment et en tout lieu : les employés peuvent accéder aux documents, contrats, dessins, approbations d’inspection, factures et accords, y compris, par exemple, la documentation technique complète d’un nouveau raccordement au réseau. Parallèlement, les calculs de coûts intégrés aux dossiers de construction sont stockés séparément pour chaque division commerciale. Cela augmente encore le niveau de diversification, qui peut être facilement cartographié avec la solution.

De plus, Alfresco offre de puissantes fonctions de recherche. Ces fonctions sont devenues l’une des plus utilisées, car elles permettent à Stadtwerke München de suivre de longs processus couvrant l’ensemble du cycle de vie des bâtiments. Par conséquent, l’entreprise est actuellement en train de passer des modules complémentaires de tiers aux fonctions natives de la plateforme. 

Ce mode rapide et structuré d’accès aux documents stockés sur de longues périodes est devenu de plus en plus important, car les conditions sous-jacentes à des processus et à des tâches spécifiques ont changé à plusieurs reprises au fil des ans. En outre, SWM a besoin d’un contrôle des versions strict pour garantir, par exemple, que chaque fichier de construction soit toujours valide des années plus tard, malgré de nombreuses recherches et ajustements.

Intégration transparente avec SAP et d'autres solutions

Étant donné que la structure organisationnelle de SWM comprend plusieurs divisions, l’environnement logiciel de l’entreprise est très diversifié. Dans les services commerciaux, par exemple, les documents sont fréquemment échangés via les services SharePoint. « Alfresco démontre ses atouts en interagissant en permanence avec nos autres solutions, en particulier les systèmes que nous utilisons pour la documentation technique », déclare Wolfgang Kress, responsable de l’intégration et des services, solutions d’entreprise chez SWM IT.

Plus précisément, l’entreprise de services publics munichoise est en mesure d’exploiter trois environnements différents pour les processus basés sur des documents : SharePoint pour les documents Office, un autre outil pour les protocoles d’inspection et autres documents associés à SAP et Alfresco pour les processus avec des changements et des ajustements constants. « Et l’interaction entre tous ces programmes et processus de candidature via Alfresco est vraiment exemplaire », ajoute Wolfgang Kress.

L’une des principales raisons est que les employés des SWM sont très au fait de la technologie et aiment participer aux processus de développement, de programmation et d’optimisation. « Le concept open source d’Alfresco est très pratique, car nous pouvons effectuer des ajustements individuels chaque fois que cela est nécessaire et sans trop d’efforts », explique Dieter Hauer.

Sur les quelque 10 000 employés de SWM, environ 4 000 utilisent la solution Alfresco. Malgré le nombre élevé d’utilisateurs, la solution fonctionne toujours sans problème. Wolfgang Kress explique : « Ces dernières années, nous n’avons reçu aucune plainte concernant les performances du système ou l’opérabilité de nos outils frontaux. Tous nos utilisateurs utilisent Alfresco sans aucun problème. »

De nombreuses applications standard de SWM disposent de leur propre système d’archivage ou de gestion des documents. « Cela n’est souvent pas suffisant pour nos applications, c’est pourquoi nous utilisons également Alfresco à cette fin », explique l’expert technique Dieter Hauer. Une dizaine d’applications sont désormais connectées à la solution Hyland. 

Entièrement satisfait d’Alfresco

Alfresco est largement utilisé chez SWM depuis plus de 10 ans et continuera à jouer un rôle important pour Stadtwerke München. Le dernier sujet d’actualité est le data mining, la direction de l’entreprise cherchant à stimuler la détection et le traitement des métadonnées. Parallèlement, l’équipe travaille sur les jumeaux numériques et l’optimisation des données, domaines dans lesquels « l’ECM joue un rôle important », selon Dieter Hauer.

Le verdict de SWM sur Alfresco est globalement positif : « La stabilité native de la plateforme, ses outils puissants et sa facilité d’utilisation, combinés à notre contact étroit avec son fournisseur, sont les principales raisons pour lesquelles nous sommes pleinement satisfaits d’Alfresco », explique Dieter Hauer. « Nous sommes en mesure d’intégrer d’autres solutions via des API standard. Nous apprécions également beaucoup la possibilité de développer nos propres interfaces et modules avec des méthodes et des protocoles standard, ainsi que l’énorme liberté qu’offre le système open source Alfresco », ajoute Wolfgang Kress.

La différence

La plateforme Alfresco de Hyland repose sur un cœur open source avec des normes ouvertes et des API, ce qui la rend facilement intégrable et garantit sa personnalisation pour répondre aux besoins de l’entreprise. L’architecture ouverte et modulaire ainsi que les API REST et les SDK facilitent l’extension flexible de la plateforme Alfresco pour répondre aux besoins des entreprises. De plus, le cadre de développement Alfresco offre une large gamme de composants hautement configurables et réutilisables, qui peuvent être utilisés pour développer des applications modernes et réactives pour les navigateurs ainsi que pour les appareils mobiles. En outre, Hyland propose un support prêt à l’emploi pour les principales applications telles que Microsoft Office, Office 365, Google Docs, Salesforce, etc.