L'Oréal
L'Oréal est le leader mondial de l'industrie de la beauté. Ce géant des cosmétiques a 110 ans d'histoire et s'est développé pour englober 36 marques de renommée internationale, vendues dans 150 pays et employant 88 000 personnes dans le monde. Avec 6,5 milliards de produits vendus, elle a réalisé en 2022 un chiffre d'affaires de 38,26 milliards d'euros.
Investir pour garder une longueur d'avance
Pour rester en tête sur un marché concurrentiel, L'Oréal investit massivement dans l'innovation, avec 4 000 scientifiques et 5 500 experts techniques et numériques et un budget recherche et investissement d'un milliard de dollars. En 1998, l'entreprise a lancé le projet Milor visant à créer une base de données documentaire numérique durable pour la recherche et l'innovation, initialement axée sur la réduction de la consommation de papier et l'amélioration de la gestion des documents.
Les systèmes ECM existants sont un frein à l'innovation
Cependant, au cours des dernières années, L'Oréal s'est rendu compte que ces systèmes vieillissants l'empêchaient d'avancer : la base documentaire existante posait des problèmes d'utilisation, en particulier lors de la recherche de documents en raison de la complexité des classifications et des sous-dossiers. Ils devaient offrir aux travailleurs une expérience utilisateur améliorée, pour se conformer au RGPD et améliorer le contrôle de la qualité des données.
La solution Nuxeo
L'Oréal a étudié le marché des plateformes de services de contenu et a sélectionné Nuxeo de Hyland pour son interface conviviale, son architecture native du cloud, son extensibilité, ses fonctionnalités low-code, sa capacité à s'intégrer au système d'information de L'Oréal et sa gestion des API.
La mise en œuvre comprenait Milor+, un projet de transformation de documents, axé sur la classification basée sur les métadonnées plutôt que sur les structures de dossiers complexes, ainsi que sur l'utilisation de la plateforme de gestion documentaire de Nuxeo et d'un module intelligent développé en collaboration avec l'équipe des services professionnels de Hyland. Les principaux objectifs étaient la catégorisation pour la gestion des droits d'accès, la confidentialité, la conservation de documents et l'identification des données personnelles.
Les résultats
Milor+ gère actuellement plus de 7 millions de documents avec 6 000 utilisateurs dans le monde entier et soutient 1 500 membres du personnel de recherche et d'exploitation à travers le monde. Le projet fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec 70 000 documents importés par mois (10 000 manuellement, 60 000 automatiquement) et 90 000 consultations quotidiennes. Milor+ gère différents types de documents, notamment les dossiers de matières premières, les certifications, les évaluations, les fichiers de communication et les publicités, la capacité à gérer davantage de types de documents étant continuellement étendue.
Un regard vers l'avenir
L'Oréal prévoit de passer à la version LTS 2023 de Nuxeo et d'intégrer les signatures électroniques via DocuSign. Les initiatives futures comprennent l'exploration des capacités d'IA générative pour extraire de la valeur des données non structurées dans la base de données documentaires.