BNP Paribas Fortis
Une banque internationale améliore le processus d'approbation des projets de construction grâce à la plateforme Alfresco de Hyland.
Le client
BNP Paribas Fortis, une filiale de BNP Paribas, est la plus grande banque internationale de Belgique. La banque propose une gamme complète de services financiers aux particuliers et aux entreprises, ainsi qu'aux sociétés et aux institutions publiques et financières. La banque propose également des solutions d'investissement et des services de banque de détail, d'entreprise, publique ou privée à des clients du monde entier.
Le défi
Pour la construction de son siège social de 100 000 mètres carrés à Bruxelles sous le nom de projet Montagne du Parc (MdP), BNP Paribas Fortis avait besoin d'une solution de gestion de documents afin de gérer l'ensemble des documents techniques et relatifs à la conception, transmis par l'architecte et l'entrepreneur, ainsi que les processus d'approbation associés à un projet de construction de cette envergure.
« Nous avons affaire à des documents contractuels et à des droits d'accès strictement attribués, permettant de concevoir et de construire le projet. Cela signifie que chaque dessin ou document publié par l'architecte ou l'entrepreneur doit être formellement soumis pour approbation », a déclaré M. Janssen.
« Sur la base de mon expérience passée en tant qu'architecte et entrepreneur, nous recherchions un système capable de prendre en charge à la fois la collaboration informelle et les workflows d'approbation formels afin de suivre et de contrôler le statut de chaque document. »
La solution devait également être disponible en libre accès afin que nous puissions l’adapter rapidement, pour qu’elle fonctionne en dehors de l’environnement de la banque. En effet, pour intégrer une plateforme à notre écosystème interne, il aurait fallu qu’elle se conforme à de sévères exigences en matière de sécurité, ce qui aurait compliqué l’échange avec les organisations non bancaires externes.
« Nous avions besoin d’une solution rapide ; d’un outil simple, développable à mesure que nous avancions dans le projet », explique M Janssen.
Aujourd'hui, nous disposons d'un moyen précis de suivre le cycle d'approbation des différents documents et nous utilisons la plateforme Alfresco pour notre collaboration quotidienne. Ce que j'apprécie particulièrement, c'est que le référentiel est direct. Il est simple mais robuste comparé à d'autres solutions.
— Paul Janssen, responsable des performances, projet MdP, BNP Paribas Fortis
La solution
Après avoir évalué plusieurs solutions de gestion de contenu d'entreprise, BNP Paribas Fortis a choisi la plateforme Alfresco de Hyland et son référentiel de documents pour le projet. La plateforme Alfresco a remplacé l'ancien système de gestion des documents, qui servait davantage de système d'archivage classique. Grâce à la solution de Hyland, il est désormais bien plus facile de gérer l'ensemble des métadonnées, versions, droits d'accès et statuts d'approbation des différents documents et dessins, tels qu'ils sont définis dans le manuel d'exploitation du projet, a déclaré M. Janssen.
« La plateforme Alfresco a été en mesure de répondre au problème de versionnement typique des projets de construction, car les informations sont créées par de nombreuses organisations différentes, qui publient toutes des versions différentes adaptées à leur système de qualité interne », explique M. Janssen. « Désormais, tous les documents contractuels sont mis à jour, publiés et échangés quotidiennement dans la plateforme Alfresco sous forme de PDF. L'élément le plus important de la plateforme est que nous disposons d'un référentiel précis des documents approuvés — et que le cycle d'approbation que nous avons mis en place est contractuellement engageant, de sorte que nous avons, dans une certaine mesure, développé un processus d'approbation spécifique pour la construction. »
La plateforme Alfresco, hébergée sur un cloud privé par le fournisseur d'infogérance XeniT, comporte une implémentation de reprise après sinistre, les données étant stockées dans deux centres de données distincts en Allemagne. XeniT fournit également un support en infogérance couvert par un SLA (accord de niveau de service). Une surveillance continue et une maintenance proactive garantissent la disponibilité de ce système essentiel pour l'entreprise.
En raison de son expérience avec Hyland et de sa capacité à offrir des solutions pragmatiques qui maintiennent le parfait équilibre entre sobriété et travail soigné, sans mener à un degré de personnalisation tel qu'il complique la maintenance de la plateforme, BNP Paribas Fortis a choisi XeniT comme partenaire d’intégration.
« XeniT avait le bon état d’esprit pour comprendre nos enjeux d’exploitation. Ils ont instauré un véritable partenariat avec nous afin de créer quelque chose qui bénéficierait à tout le monde », explique M. Janssen.
La différence
Depuis la mise en œuvre de la plateforme Alfresco, BNP Paribas Fortis compte plus de 200 utilisateurs internes et externes de cette dernière et plus de 10 000 documents de construction ont été soumis au processus d'approbation du système. Tous les documents et approbations sont désormais publiés sur la plateforme.
Bien que la plateforme Alfresco ait été implémentée en tant que solution autonome pour le projet de construction à Bruxelles, il est prévu d'étendre la solution à la gestion de futurs grands projets de construction en raison de sa capacité à offrir une meilleure visibilité et un meilleur accès aux documents et à l'état d'avancement du processus d'approbation.
« Aujourd'hui, nous disposons d'un moyen précis de suivre le cycle d'approbation des différents documents et nous utilisons la plateforme Alfresco pour notre collaboration quotidienne », a affirmé M. Janssen. « Pour l'instant, il s'agit d'une solution autonome, mais sur la base de notre expérience, nous avons l'ambition de l'étendre à d'autres projets. Ce que j'apprécie beaucoup chez la plateforme Alfresco, c'est que le référentiel est direct. Il est simple comparé à d'autres solutions. »