ワークフローの自動化による公文書請求の管理、履行、規制

公的記録にアクセスできることは、オープンで透明性のある政府の基盤です。

しかしながら、紙の依頼書を手作業で処理し、対応文書を作成する作業は時間がかかり、混乱の元になるだけでなく、対応が遅れたり不完全であったりするために不満の原因にもなります。

いったん受信した依頼を追跡して配信する作業は、メールの長いやり取りを確認したり、電話をかけたり、文書を探したりするといった面倒な作業です。

通常の追跡システムは、手作業によるデータ入力を必要とし、スタッフの時間をさらに消費する単なるスプレッドシートです。

ハイランドのPublic Records Request Managementソリューションは、請求の提出と履行を自動化および簡素化します。

オンラインリクエスト機能や全体的な記録検索から、デジタル配信にいたるまで、ハイランドのソリューションによりプロセスの全体が改善されます。

リクエスト管理プロセスの簡素化と自動化

州政府や地方自治体の職員は、公的記録への容易なアクセスを提供し、要求を満たす義務を負うというプレッシャーをこれまで以上に強く感じています。

ハイランドのコンテンツサービスプラットフォームは、ウェブベースのリクエスト送信を提供することで、リクエストプロセスを簡素化します。

主な機能は次のとおりです。

• リクエスト管理プロセスの簡素化と自動化
• 請求に応えるために包括的な検索を実現
• コントロールを維持しつつ、ユーザーのファイル共有を促進
• プロセスの透明性を改善し、住民のエクスペリエンスを強化

オンラインで送信されたか、他の方法で送信されたかにかかわらず、すべてのリクエストはワークフローに入り、レビュー、割り当て、履行のために適切な部門に自動的にルーティングされます。

要求されたレコードを取得した後、プラットフォームはドキュメントを集めて、検索のために集中型オンラインポータルに整理保存します。これにより、法的義務を果たしながら、実行時間が短縮され地域住民に便利なアクセスが提供されて、スタッフの貴重な時間を節約することができます。

また、紙をなくすことができるため、手作業で追加データを入力しなくても、コンテンツサービスソリューションはリクエストを自動的に追跡します。そのため、スタッフはより多くのリクエストやその他の作業を完了させるために集中する時間を確保できます。

請求に応えるために包括的な検索を実現

ハイランドのコンテンツサービス・プラットフォームをレコードリポジトリとして使用することで、検索を継続的に改善することもできます。

ハイランドは、請求された記録をすべてそろえるために必要となりうるレコードを特定する、さまざまな検索ツールを提供しています。

キーワード検索と全文検索を使用すると、文書のタイトルや日付が不明であっても、簡単に検索できます。

ハイランドは、レコードの検索能力を向上させることで、各請求を可能な限り完全に満たせるよう支援します。また伏字ツールもあるので、リクエストを配信する前に、文書内のセンシティブデータや機密データを保護できます。

ハイランドのエンタープライズサーチソフトウェアは、複数の異なるリポジトリからレコードを取得するという課題を克服するのに役立ちます。

エンタープライズサーチは、次のようなすべてのコンテンツ置き場を検索するための、単一の集中的かつ電子的な方法を提供します。

• Eメールシステム
• ネットワーク共有
• イントラネット
• データベース
• SharePoint

コントロールを維持しつつ、ユーザーのファイル共有を促進

他の機関や組織との協力と協議は、政府・自治体にとって重要な日常業務です。

ハイランドが提供するShareBaseは、社内外にセキュアなクラウドベース共有機能を提供しながらコラボレーションを強化するEFSS（企業向けのファイル同期と共有）製品です。

安全かつ確実にファイルを共有し、その一方で共有ファイルの表示、ダウンロード、変更を制御します。

そうすることで、代理店は、共有される内容に対する所有権と管理権を常に維持できます。また、ShareBaseでは、ドキュメント、画像、音声、動画ファイルなどの回答をサイズにかかわらず簡単に共有でき、それらのファイルがいつ送信され、閲覧されたかを完全に監査することができます。

ハイランドの公文書請求管理ソリューションは、請求の提出と履行を簡素化します。オンラインリクエスト機能や全体的な記録検索から、デジタル配信にいたるまで、ハイランドのソリューションによりプロセスの全体が改善されます。

プロセスの透明性を改善し、住民のエクスペリエンスを強化

公文書請求への対応は、州や地方行政機関にとっては重要な法的責任であるため、請求の履行を追跡および報告する機能は非常に重要です。

ワークフロー自動化ツールを備えたハイランドのコンテンツサービスソリューションでは、タスクのルーティング、タイミング、エスカレーションの管理により、これらのコンプライアンス要件を遵守できます。

ワークフローの自動化により、請求の締め切りが近づいていることをスタッフに通知し、スタッフがそれに対して優先的に対応できるようになります。

さらに、ワークフローの自動化により、ボトルネックを説明および特定するレポートダッシュボードが使用できるようになり、あらゆる請求に関するレポートを表示できます。

ダッシュボードでは、未処理の請求、請求の種類、担当部門など、さまざまな項目のレポートが表示されます。これにより、タスクをより適切に管理し、履行の遅れの原因となるボトルネックを正確に把握できるようになります。

また、ワークフロー自動化ツールでは、請求に関するすべての情報の追跡と保存が可能になるため、監査が必要な場合、代理店が所定の期間内に請求の処理を完了していることを簡単に確認できます。

公文書請求にはさまざまな課題がありますが、ハイランドのコンテンツサービス・プラットフォームにはプロセス全体を改善するためのさまざまなツールが用意されています。

さらに、住民による請求の完了と文書の受け取りについて想定される透明性とスピードが向上します。