¿Qué es la captura inteligente de datos?
A diferencia de los métodos tradicionales de captura de datos, la captura inteligente de datos comprende el contexto y el significado de la información para manejar mejor los datos no estructurados y semiestructurados de diversas fuentes.
Captura inteligente de datos: Definición y procesos
La captura inteligente es el proceso de identificar y extraer información crítica de los documentos electrónicos y en papel entrantes sin una amplia orientación por parte del usuario. Cuando se aprovecha en combinación con el software de gestión de contenidos o de automatización de procesos empresariales, las organizaciones pueden utilizar los datos extraídos para el enrutamiento digital y la entrega de documentos relevantes.
Cómo la captura inteligente de datos proporciona beneficios a toda la organización
La captura inteligente permite a las organizaciones superar una serie de desafíos causados por la entrada manual de datos, proporcionando beneficios como:
- Reducción de los gastos generales y aumento de la eficiencia: la captura inteligente libera los recursos humanos que antes se utilizaban para la entrada y el procesamiento manual de datos para realizar otras tareas críticas para el negocio.
- Colaboración mejorada entre trabajadores remotos: la captura inteligente reduce significativamente la dependencia de su organización de una ubicación compartida y horas de trabajo permitiendo una interacción dinámica entre empleados distantes geográficamente.
- Seguridad aumentada: la captura inteligente garantiza que el contenido se dirija a los directorios correctos lo antes posible y asegura que solo las personas autorizadas a acceder a ese contenido puedan hacerlo. También proporciona una implementación más uniforme y rápida de los procedimientos de seguridad en todo el contenido entrante, lo que protege contra costosas pérdidas de datos y fallas de seguridad.
- Cumplimiento simplificado: la captura inteligente vincula el contenido a un registro de auditoría que permite cumplir con las regulaciones gubernamentales y mantiene una retención precisa de registros y otros datos confidenciales.
Captura inteligente de datos: ¿Cómo funciona?
Brainware by Hyland ofrece una gran cantidad de productos de captura inteligente, tanto basados en plantillas como sin ellas.
Estos productos pueden leer y clasificar un documento y luego capturar automáticamente información crítica de la página utilizando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el reconocimiento inteligente de caracteres, el reconocimiento óptico de marcas y el reconocimiento de códigos de barras con la capacidad de extraer texto impreso a máquina y a mano. Una vez capturados, los datos extraídos se validan antes de que el contenido se comparta con sus otros sistemas.
Las soluciones Brainware Intelligent Capture tienen reglas de extracción integradas para que el motor sepa cómo encontrar información específica en documentos específicos.
Cada solución de Hyland se puede adaptar a sus necesidades, lo que le permite agregar reglas o acciones distintas sobre los datos o documentos que mejor se adapten a sus procesos. Además, si las soluciones de captura inteligente no son del todo aptas, Hyland le brinda herramientas para crear fácilmente plantillas para cada documento que procese.
Esto proporciona un control total sobre dónde se encuentran los datos, qué se extrae y cómo se traduce cada dato a los formatos que usted utiliza.
Además, se puede utilizar la misma plataforma para administrar ese contenido, los procesos asociados y cualquier dato relacionado a fin de proporcionar un procesamiento de extremo a extremo de su contenido.
