Autostrade per l'Italia
Die von der Florence Consulting Group unterstützte Implementierung von OnBase, by Hyland bei Autostrade per l'Italia hat eine bedeutende digitale Transformation im Dokumentenprozessmanagement ermöglicht.
Die Herausforderung
Autostrade per l'Italia, der größte Autobahnbetreiber Italiens und einer der größten in Europa, stand vor der Herausforderung, große Mengen an Dokumenten im Zusammenhang mit seinen Infrastrukturprojekten zu verwalten. Mit mehr als 3.000 Kilometern an bewirtschafteten Autobahnen und einer Präsenz in 15 Regionen verspürten sie das Bedürfnis nach einer effizienten Plattform für die Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten. Die Komplexität und der Umfang der Projekte in Kombination mit der Notwendigkeit, internationale Vorschriften einzuhalten, erforderten eine robuste und skalierbare Lösung.
Die Lösung
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich Autostrade, OnBase, eine von Hyland entwickelte Software, über die Florence Consulting Group, den zertifizierten Partner von Hyland in Italien, zu implementieren. OnBase bietet zahlreiche Funktionen und eine einfache Integration mit anderen Systemen auf dem Markt, was die Einführung in einer so komplexen Umgebung erleichterte. Der Implementierungsprozess folgte mehreren Schlüsselphasen:
- Dokumentenerfassung: Papierdokumente wurden digitalisiert und mit Schlagworten versehen, um das Archivieren und Abrufen zu erleichtern. Informationen wurden per E-Mail, lokalen Dateien, Formularen oder Netzwerkordnern erfasst.
- Dokumentenkontrolle: OnBase managte die Ordnerarchitektur auf automatisierte Weise, wodurch die Notwendigkeit einer präzisen Ordnererstellungslogik entfiel. Das vereinfachte die täglichen Arbeitsabläufe und verbesserte die betriebliche Effizienz.
- Dokumenten-Suche: OnBase erleichterte die Suche nach Informationen durch benutzerdefinierte Abfragen und Ordnernavigation, wodurch der Widerstand des Teams gegenüber Änderungen minimiert wurde. Darüber hinaus war es möglich, zugehörige Dokumente zu verknüpfen und so einen umfassenden Überblick über die Informationen zu erhalten.
Der Unterschied
Digitalisierung und Dokumentenmanagement
Die Implementierung von OnBase war ein Erfolg und heute hat Autostrade mehr als 13 Millionen Dokumente digitalisiert, wobei fast 2000 Benutzende die Plattform täglich nutzen. Die Digitalisierung ermöglicht ein effizientes Dokumentenmanagement für den Bau und die Wartung von Infrastrukturen, eine verbesserte Zusammenarbeit mit Dritten sowie die Einhaltung internationaler Vorschriften.
Innovation und Effizienz
Durch die Integration von OnBase wurde die Projektabwicklung optimiert und die Kundenzufriedenheit verbessert. Die Plattform unterstützt die Verwaltung großer Dokumenten- und Benutzermengen und beweist dabei ihre Skalierbarkeit und Effizienz.
Spezialisierte Anwendungen
Zahlreiche Prozessanwendungen wurden mit OnBase entwickelt und implementiert, wie etwa der Seismic Retrofit Plan, der sich mit der Sicherheit von Brücken und Viadukten gegen seismische Ereignisse sowie der Übermittlung von Unterlagen an Aufsichtsbehörden und den Katastrophenschutz befasst. Das wichtigste davon ist das Common Data Environment (CDE), das gemäß der internationalen Norm ISO 19650 alle Daten und Dokumente während des gesamten Lebenszyklus der Infrastruktur verwaltet und speichert.
Instandhaltung der Infrastruktur
Der Einsatz von OnBase hat auch die Wartungsprozesse verändert. Vor 2022 verwendeten die Inspektoren Papierdokumentation. Dank einer nativen mobilen Anwendung, die in OnBase integriert ist, werden nun alle Defekte und Eingriffe direkt auf einem Tablet erfasst, was die Effizienz und Genauigkeit des Wartungsmanagements verbessert.
Fazit
Die von der Florence Consulting Group unterstützte Implementierung von OnBase, by Hyland bei Autostrade per l'Italia hat eine bedeutende digitale Transformation im Dokumentenprozessmanagement ermöglicht. Dieser Erfolg hat die betriebliche Effizienz und die Kundenzufriedenheit verbessert und die Grundlage für künftige Erweiterungen und innovative Projekte geschaffen. Zusammenarbeit und Engagement für Qualität bleiben weiterhin die Eckpfeiler des Wachstums und Erfolgs von Autostrade auf dem Markt.