Toyota Financial Services
Toyota Financial Services transforma su gestión documental con OnBase, automatizando procesos clave y mejorando la experiencia del cliente.
El desafío
El proceso previo era manual y disperso, basado en mails, papel y fax, lo que generaba errores en la recepción y clasificación de documentos. Los concesionarios enviaban información de manera manual, lo que resultaba en tiempos de respuesta prolongados y pérdida de trazabilidad. Esta situación impactaba negativamente en la experiencia del cliente, con riesgo de fuga hacia competidores debido a la insatisfacción en fases críticas del proceso de venta.
La solución
La solución implementada con la plataforma Onbase abordó cuatro pilares: captura, gestión, acceso e integración. Se automatizó la recepción de documentos desde diversas fuentes, incluyendo aplicaciones corporativas y correos electrónicos, mediante herramientas como Mailbox Importer. En definitiva, un sistema que se con el resto de aplicaciones y herramientas del ecosistema de Toyota.
usuarios. Esto dota al sistema de un control del estado, de la operación, de un control de accesos y una centralización de toda la información.
Además, Onbase se integró con aplicaciones corporativas existentes a través de Web Services, permitiendo una comunicación bidireccional y mejorando el acceso a la información. La implementación inició en el departamento de operaciones y se posteriormente a otras áreas como administración, con flujos de trabajo optimizados para la aprobación de facturas y su integración con SAP.
Los beneficios
La trazabilidad completa de las operaciones permite auditar cualquier acción o consulta realizada, mejorando el control interno. La percepción de calidad por parte del cliente final se elevó gracias a la eficiencia en los procesos. Actualmente, la solución se expande a nuevos retos, incluyendo la integración directa con clientes finales y la migración a la nube, garantizando la evolución continua del sistema.