Autoridad municipal de Róterdam

La colaboración digital en un solo archivo es un tema más relevante ahora que nunca. Pero, ¿cómo se logra esto en una organización en la que se crean y utilizan tantos documentos todos los días? ¿Cómo se mantiene una visión general sin perder el control? La Autoridad Municipal de Róterdam salió a buscar respuestas a estas mismas preguntas.

Cuatro puntos de enfoque para lograr los objetivos

La colaboración digital se está convirtiendo rápidamente en la norma, por lo que el municipio de Róterdam comenzó a buscar una solución para admitir la colaboración de archivos digitales. Sus principales puntos de enfoque fueron trazabilidad, integridad, seguridad y cumplimiento de la legislación y la reglamentación. Quería implementar un sistema de gestión de documentos en todo el grupo que pudiera garantizar estas cuatro áreas clave mediante la gestión de autorizaciones, trazas de auditoría y archivos, interfaces fáciles de usar y automatización de procesos, por ejemplo.

Otro pilar importante en la colaboración digital es la automatización de procesos que involucran expedientes de toma de decisiones administrativas. Una carga de integraciones genéricas también proporciona un enlace a otras aplicaciones de tareas y servicios, como la firma digital y la generación de documentos.

De la colaboración y el archivo a la experiencia de usuario

La principal prioridad era que la solución proporcionara a los usuarios soporte óptimo para fomentar la colaboración en archivos digitales y asegurarse de que el municipio tenga el control de la información. Con un enfoque centrado en el usuario, involucramos al usuario en todas las fases del proceso. Mediante las investigaciones sobre la experiencia del usuario (UX) y utilizando un sistema de diseño, creamos una solución coherente, accesible y fácil de usar para el grupo objetivo.

Por supuesto, también pensamos en la gestión. Empleando un enfoque de "archivo por diseño" desde el principio, se garantiza el cumplimiento de la legislación y la normativa sobre el almacenamiento y la destrucción de la información desde el momento en que se crea un nuevo archivo. Por ejemplo, se tiene en cuenta de antemano cómo se archivarán correctamente los archivos al final del plazo, lo que resulta muy práctico. Como resultado, el control sobre la información ha aumentado enormemente en una solución sostenible y orientada al futuro.

El municipio de Róterdam también está preparado para el futuro desde un punto de vista tecnológico. Con la moderna plataforma nativa en la nube de Alfresco, el municipio ha adquirido una solución que puede ser expandida en los próximos años. Aplicando una arquitectura de microservicio, hemos implementado una solución escalable y preparada para el futuro. Además, Alfresco es de código abierto y utiliza estándares abiertos.

Colaboración digitalizada y con sede en Róterdam para empleados felices

La nueva plataforma garantiza que los empleados puedan obtener fácilmente la información que necesitan para hacer bien su trabajo. La digitalización y automatización de los procesos los ha hecho más rápidos y ha proporcionado una mayor cantidad de datos. Gracias a que la legislación y las regulaciones relativas a la retención y destrucción de datos se tuvieron en cuenta desde el principio, el control sobre la información ha aumentado enormemente. El municipio de Róterdam ahora puede garantizar los cuatro puntos clave de enfoque: integridad, trazabilidad, seguridad y cumplimiento de la legislación y la reglamentación. Y quizás lo más importante: ¡los usuarios están contentos y son positivos respecto de esta nueva solución!

SOCIOS

Desde el principio, la clave del éxito ha sido la cooperación entre el municipio de Róterdam e Incentro. Dentro de esta floreciente asociación, ambas partes han hecho todo lo posible para lograr un impacto juntas. Con una nueva forma de trabajar ágilmente para el municipio de Róterdam, desarrollamos la solución en un proceso iterativo. Como especialistas en la plataforma Alfresco, nuestros Incentronauts han hecho todo lo posible para desafiar al municipio y construir una gran solución. La participación de los usuarios finales y el enfoque en la experiencia del usuario son fundamentales para este proceso, a fin de que podamos incorporar continuamente los comentarios de la organización en la próxima iteración.