Ositrán
El organismo supervisor de la inversión en infraestructura de transporte de uso público en Perú, digitaliza su organización con Alfresco Enterprise, de Hyland.
El cliente
Ositrán es el Organismo Supervisor de la Inversión en Infraestructura de Transporte de Uso Público en Perú, creado en 1998. Su misión es supervisar la inversión y operación de infraestructuras de transporte concesionadas, como carreteras y puertos, asegurando su eficiencia y calidad para los usuarios. Además, promueve la transparencia y competencia, garantizando que las concesiones cumplan con sus contratos y que las tarifas sean justas. Ositrán también impulsa la inversión para mejorar la conectividad y competitividad del país, contribuyendo al desarrollo económico y a la mejora de la calidad de vida en Perú.
El reto
Transformar una organización tradicional, basada en documentos físicos, archivos en papel y firmas manuscritas, en una entidad plenamente digital, representaba un desafío considerable. Un cambio que no solo requería la implementación de tecnologías avanzadas, sino también, evidenciaba la necesidad de convencer a toda la organización de que la digitalización era el camino correcto. Además de optimizar procesos, la digitalización fortalecería el valor legal de los documentos, garantizando su integridad y seguridad en un entorno moderno y eficiente.
La solución
Ositrán escogió Alfresco de Hyland (y al partner, Domain Consulting), porque buscaban una plataforma flexible que se adaptara a las necesidades de la organización y permitiera escalar según los recursos disponibles. Iniciaron con la versión Community de Alfresco y luego migraron a una versión Enterprise, considerando que uno de los activos más valiosos de la organización es su base de datos y sus documentos.
Comenzaron utilizando Alfresco Content Services, pero la velocidad y solidez de la plataforma les permitió seguir evolucionando. Una vez que se estabilizó la gestión de documentos, implementaron el módulo de Alfresco Governance Services, que facilita la administración del ciclo de vida de los documentos dentro de la misma plataforma, consolidando así el repositorio digital institucional. Actualmente, tienen proyectos para seguir adicionando más soluciones de Hyland que apoyen a su evolución digital y por ende, al cumplimiento de sus objetivos corporativos.
La decisión fue organizacional (migrar de Alfresco Community a Alfresco Enterprise). Expusimos el caso de uso a la alta dirección, y la alta dirección lo comprendió; entendió que uno de nuestros activos más importantes son los documentos (...) entonces decidimos invertir en ellos
El resultado
OSITRAN logró transformarse en una organización digital; pasó de tener documentos en papel a documentos digitales, la firma manuscrita en firma digital con certificados digitales, entre otros. La implementación de la plataforma no solo incrementó la confianza y la seguridad en la institución, sino que también permitió reducir costos operativos, un aspecto clave para una entidad pública que debe gestionar eficientemente sus recursos.
Ositrán fue una de las pocas instituciones que, gracias a su preparación digital, pudo migrar rápidamente al teletrabajo durante la pandemia. Contar con una plataforma documental digitalizada resultó esencial para una organización pública cuya operación se basa en la gestión de documentos. Esta transformación permitió a los funcionarios firmar, visualizar e intercambiar documentos de forma remota, accediendo a la información necesaria con un solo clic, desde cualquier lugar.
Beneficios
Algunos de los beneficios fueron:
- Ahorro en impresiones/papeleria: Redujeron en más de un 90% sus gastos en impresiones y papel.
- Reduccion de costos operativos: Horas hombre que antes se invertían en imprimir, sacar copias, hacer trámites físicos, entre otros, han sido reorientadas a actividades que generen valor.
- Información disponible a un solo clic desde cualquier lugar.