Mintel
La agencia global de inteligencia de mercado e investigación elimina la necesidad de más de 10 sistemas de gestión de contenido independientes con uno solo: la plataforma Alfresco de Hyland.
El reto
Fundada en 1972 y con sede en Londres, Mintel es la agencia de inteligencia de mercado líder en el mundo, con más de 1.200 empleados en sus oficinas de todo el mundo. Mintel utiliza datos, conocimientos y experiencia multidisciplinar para ayudar a sus clientes a comprender mejor las necesidades de los consumidores y las tendencias del mercado. El volumen de contenidos de la empresa es enorme y no muestra signos de desaceleración.
Gestionar este contenido fue un desafío constante. En 2014, Mintel utilizaba más de 10 sistemas de gestión de contenido personalizados heredados independientes creados a lo largo de 20 años, lo que dificultaba incluso la tarea más pequeña.
Teníamos contenido similar en diferentes lugares. Todo estaba separado. Encontrar la versión correcta de cualquier cosa en algo antiguo era casi imposible", dijo la ingeniera principal de software Ana Gouveia.
Entonces Mintel ideó un plan: un sistema de gestión de contenido (CMS) para gobernarlos a todos.
Teníamos contenido similar en diferentes lugares. Todo estaba separado. Encontrar la versión correcta de algo en algo antiguo era casi imposible.
— Ana Gouveia, Ingeniera principal de software, Mintel Group Ltd.
La solución
Mintel recurrió a la plataforma Alfresco de Hyland para que le ayudara a controlar la creación, gestión y publicación de todos los contenidos de Mintel en un único lugar.
Para probar la funcionalidad de la plataforma, Mintel decidió iniciar su transformación digital con informes de contenido más extenso, que incluyen datos detallados sobre consumidores y mercados. Tradicionalmente, la publicación de uno de estos informes tomaba de tres a cuatro meses, requería 17 flujos de trabajo y más de 150 tareas de usuario. Además, se establecieron normas de proceso y permisos estrictos para garantizar la seguridad de los datos de los consumidores. En primer lugar, Mintel emprendió una fase de recopilación de conocimientos para comprender mejor cómo funcionaban los empleados que participaban en la publicación de contenidos. A continuación, Mintel implementó flujos de trabajo y los puso a prueba en un grupo de discusión para que los directivos vieran dónde se producían retrasos y errores en el proceso.
Con esta información, Mintel creó funciones de gestión de contenido sobre Alfresco Share. El motor de flujo de trabajo integrado en la plataforma ofrece a todos los gestores una visión completa de cada informe, incluido su informe de progreso, los pasos siguientes y la pista de auditoría de la actividad, de un solo vistazo.
Tras concluir el proyecto de contenido de formato largo, Mintel decidió abordar su contenido de formato corto. La empresa optó por una estrategia de creación de contenidos basada en la web porque "quería que los analistas pudieran escribir sus contenidos tal y como los verían los clientes, pero sin dejar de aprovechar todas las funcionalidades que habíamos creado para los informes y que Alfresco ofrece, como el control de versiones, los flujos de trabajo y los permisos", explica Gouveia.
En un año, el equipo creó Mintel Editor, una biblioteca para Alfresco Share que permite la edición HTML con esas capacidades. La implementación permitió a Mintel empezar a eliminar sus antiguos sistemas de gestión de contenido. A continuación, Mintel planea terminar de consolidar su contenido en la biblioteca de Mintel Editor para que todos los sistemas heredados puedan retirarse.
De forma impresionante, Mintel implementó la solución de la plataforma Alfresco y consiguió los beneficios con un equipo de cinco personas. Junto a Gouveia trabajaban tres ingenieros de software y un jefe de producto. Esto habla de la facilidad de uso, implementación y configuración que es inherente a la plataforma Alfresco.
La diferencia
Mayor rapidez de comercialización
La utilización de una única y eficaz solución de servicios de contenido permitió a Mintel acortar la velocidad de comercialización y reducir el tiempo del ciclo de publicación. Gracias a la plataforma Alfresco, dijo Gouveia, "Entregamos nuevos productos muy fácilmente".
La agilidad que ofrece Alfresco fue especialmente evidente durante la pandemia COVID-19. Gouveia dijo que la plataforma "permitió una respuesta fluida" porque "tenía todo el contenido y toda la investigación en un solo lugar" al que se podía acceder fácilmente bajo demanda.
"Era fácil colaborar incluso de forma asíncrona y seguir entregando los contenidos a tiempo y con el mismo nivel de calidad al que están acostumbrados nuestros clientes", afirma.
Mayor consistencia de marca
La coherencia de la marca también aumentó en toda la empresa. "El contenido se ve bien en cualquier dispositivo. Todo es coherente. Si ve una pieza de Mintel, siempre se verá más o menos igual", dijo Gouveia.
Datos de rendimiento muy visibles
Además, Mintel ahora tiene métricas de uso que puede usar para medir el rendimiento de sus equipos y contenido. Esta información basada en datos informa la toma de decisiones de gestión para respaldar las mejoras operativas y proporcionar una visibilidad inmediata de la productividad y las tendencias.
Ahorro de costos a través de operaciones optimizadas
Quizás lo más beneficioso para los resultados de Mintel es que una solución de gestión de contenido ha reemplazado a más de 10, lo que le ha ahorrado a la empresa costos considerables en términos de operaciones y mantenimiento.
"Todo el contenido está en el mismo lugar. Puede reutilizarlo porque todo está en el mismo sistema", dijo Gouveia.