Liberty Mutual Insurance
Una aseguradora global ahorra 21 millones de dólares en cinco años con la ayuda de Hyland.
Liberty Mutual se asegura un futuro sin papel con Alfresco Content Services en AWS
Liberty Mutual Insurance formó su unidad de negocio Global Specialty en 2012 para promover el crecimiento en 18 mercados de todo el mundo. Desde el comienzo, el objetivo fue crear un negocio con menos volúmenes de papel.
"Queríamos crear equipos de productividad global que pudieran colaborar y aprovechar nuestra escala de manera digital", dijo el vicepresidente senior y director de informática de Global Specialty.
En aquel momento, la organización contaba con algunos sistemas de gestión de documentos tácticos, pero se encontraban aislados y se basaban en tecnologías lentas y obsoletas. Es más, los archivos se guardaban en centros de datos de los Estados Unidos, lo que retrasaba aún más el acceso al contenido de una base de usuarios repartidos por todo el mundo.
Gestión del contenido en la nube
La visión del vicepresidente senior y director de sistemas era ofrecer una solución moderna basada en la nube que permitiera realizar operaciones sin papel en todo el mundo.
"Nuestro objetivo era entregar capacidades globales de gestión de documentos que fueran efectivas localmente, ya sea que los usuarios estuvieran en Asia Pacífico, Europa, América del Norte o América Latina", dijo el ejecutivo.
Para el equipo, la iniciativa también supuso una oportunidad para simplificar el cumplimiento de normativas y acelerar la entrega de soluciones con una compilación e implementación automatizadas.
Alfresco era la única solución de gestión de contenido empresarial que cumplía todos nuestros requisitos de funciones nativas en la nube.
— Vicepresidente sénior y director de informática, Especialidad Global
Plataforma Alfresco en Amazon Web Services
Global Specialty se lanzó con Alfresco Content Services y Alfresco Governance Services en Amazon Web Services (AWS). La solución ofrece funciones de gestión de ficheros y documentos de archivo que se integran a la perfección en las principales aplicaciones de seguros de la compañía.
Según el vicepresidente senior y director de informática, la plataforma Alfresco de Hyland era la única solución de gestión de contenido empresarial que "cumplía absolutamente nuestro requisito de capacidades nativas en la nube". Otras ventajas fueron también la pequeña necesidad de espacio de la plataforma, la compatibilidad con REST APIs y CMIS, sólidas referencias de clientes y un modelo de código abierto empresarial que "garantiza que obtenemos la atención que necesitamos como compañía Fortune".
"Todo un éxito" con los usuarios finales
Global Specialty ha implementado la solución de Alfresco para suscriptores y gestores de reclamaciones de diversas oficinas y líneas de productos. El vicepresidente senior y director de informática califica la respuesta de los usuarios de "extremadamente positiva". Los empleados continúan usando las aplicaciones front-end que conocen mientras Alfresco trabaja en un segundo plano, automatizando todo, desde la recuperación de documentos a la gestión de documentos de archivo.
La organización ha establecido entornos AWS en Asia Pacífico, Europa y el Reino Unido para que los usuarios internacionales puedan acceder a los documentos y compartirlos con mayor rapidez.
"La solución ha eliminado todos y cada uno de nuestros problemas de rendimiento", afirma el ejecutivo. "Nuestros suscriptores y personal de reclamaciones pueden centrarse en los problemas del negocio y no preocuparse de la tecnología".
21 millones de dólares en ahorros
Alfresco Content Services ha ayudado a Global Specialty a digitalizar sus operaciones. El resultado es inmenso. La organización espera ahorrar 21 millones de dólares en cinco años gracias a una gran reducción de los costos de papel, impresión y almacenamiento de documentos.
El equipo de TI colaboró estrechamente con los usuarios de la empresa para crear una solución "en la que el papel no formara parte del proceso", afirmó el Vicepresidente Senior y Director de Informática.
Al centrarnos en la educación de los usuarios y en un rápido acceso al contenido, hemos cambiado el modo de trabajar de las personas. Con la información a su alcance, los usuarios no sienten la necesidad de imprimir documentos, y la compañía está cerrando las grandes salas de almacenamiento de ficheros.
"Un salvavidas" para el cumplimiento de normativas
El vicepresidente sénior y director de informática también destaca las ventajas de utilizar Alfresco Governance Services para agilizar el cumplimiento de las normativas sobre privacidad y retención de datos en todo el mundo. Global Security puede ahora aplicar las políticas de gestión de registros de manera coherente a una única fuente de información alojada en un entorno AWS seguro.
"A medida que regulaciones como GDPR y otras entran en vigor, esto ha sido absolutamente un salvavidas para nosotros", dijo el ejecutivo.
La vicepresidenta sénior y directora de sistemas de información aconseja a las empresas que adopten servicios de contenido basados en la nube que dediquen tiempo a la formación interna y la alineación. Su plantilla mantuvo muchas reuniones con equipos de cumplimiento y privacidad de datos para que se sintieran cómodos con la idea de tener los datos de los clientes en una aplicación de producción en la nube.
Implementación en 30 minutos
Global Specialty ha utilizado las funciones nativas en la nube de Alfresco para acelerar la salida al mercado y maximizar el valor de la solución en toda la compañía. La organización puede implementar un entorno de Alfresco en AWS totalmente funcional en tan solo 30 minutos usando la automatización de la infraestructura como código y los canales de integración continua y entrega continua (CI/CD).
"Tardamos unos minutos en construir algo que nos habría llevado semanas, o incluso meses", afirma el Vicepresidente Senior y Director de Informática."Y podemos reutilizar los planes de la implementación que hemos elaborado para crear nuevos entornos de Alfresco en otras partes de Global Specialty o en Liberty Mutual en conjunto".
300 millones de documentos
Después de una exitosa asociación de tres años, Alfresco es ahora el proveedor elegido de ECM para Global Specialty. El equipo de Lefebvre continuará ampliando las capacidades de Alfresco a otras partes de sus organizaciones de suscripción y gestión de reclamaciones. Entre los planes a más largo plazo se incluyen el uso de la solución de Alfresco para gestionar todos los registros empresariales.
Viendo el valor que ha obtenido Global Specialty del ECM en la nube, más negocios de Liberty Mutual, incluidos Seguros Comerciales y los Mercados de Consumidores de los EE. UU., se han unificado con Alfresco. El vicepresidente senior y director de informática predijo que Liberty Mutual pronto gestionará 300 millones de documentos en Alfresco en AWS.
"Así que esto debería contestar a cualquier pregunta sobre si esta es una solución escalable", dice con una sonrisa.