Heinen’s Grocery Store
Una tienda de alimentación se expande con la solución de RR HH en la nube de Hyland.
El reto
En 1929, se abrió una pequeña carnicería en el lado este de Cleveland. En 2010, el negocio de Heinen's se había convertido en una exitosa cadena de tiendas de comestibles premium con 17 tiendas en todo el noreste de Ohio.
El siguiente objetivo de Heinen's era expandirse al área de Chicago, pero la empresa se dio cuenta de que sus procesos de recursos humanos (RR HH) no mantendrían el ritmo. Su pequeña sala de archivos ya albergaba a cuatro asociados, así como archivos personales y médicos asociados que amenazaban con consumir el espacio.
La solución
Antes de implementar la plataforma OnBase de Hyland los procesos manuales de RR HH de Heinen generaban demasiados residuos de papel y obligaban a los empleados a pasar horas archivando papeles y buscando información.
"Solo teníamos que salir de debajo de todo el papel. Antes de 2012, teníamos una organización más pequeña. En los años siguientes se produciría un crecimiento significativo, y nos dimos cuenta de que los procesos actuales iban a ser contraproducentes para ese crecimiento", afirma Jennifer Artino, responsable de salud y seguridad de Heinen's.
Desde los procesos duplicados y las hojas de cálculo dispares hasta los problemas de las tiendas que utilizaban formularios obsoletos para los cambios de estado de los asociados, estaba claro que había que cambiar los procesos.
Heinen's eligió una solución OnBase alojada en la nube para simplificar la gestión de la información de los asociados.OnBase, que contiene más de 90 tipos de documentos digitales de RR. HH. para cada empleado, proporciona una forma más rápida y segura de almacenar, acceder y compartir los archivos de los empleados. Compartir documentos para un caso de RRHH, por ejemplo, es ahora posible gracias a la integración con Outlook.El personal puede enviar archivos de forma segura desde OnBase, así como cargar archivos en el sistema, todo ello sin salir de su cliente de correo electrónico.El personal puede enviar archivos de forma segura desde OnBase, así como cargar archivos en el sistema, todo ello sin salir de su cliente de correo electrónico.
“De 2011 a 2012, la empresa creció entre un 20 y un 25 %, abriendo cuatro tiendas nuevas. Pero el número de personas que realizan el trabajo se mantuvo igual en Recursos Humanos.
— Bob Walters, analista de negocios, Heinen's
Con la incorporación de la automatización del flujo de trabajo de OnBase, Heinen's ha acelerado los procesos vitales de recursos humanos, como los cambios de estado de los asociados, las solicitudes de tiempo libre y el seguimiento del reconocimiento de políticas y procedimientos. El personal de recursos humanos también utiliza OnBase WorkView Case Manager para administrar solicitudes de licencia extendida como FMLA y discapacidad a corto plazo. Desde una pantalla, la solución proporciona una vista completa de toda la información y el papeleo que rodea cada solicitud.
Alojamiento en la nube Bob Walters, Analista empresarial y Administrador del sistema OnBase de Heinen's, dijo que la empresa sentía que alojar información en las instalaciones era ineficiente y arriesgado.
“Hemos alojado soluciones antes, y sabíamos que no queríamos estar en el negocio del centro de datos”, dijo Walters. “Es caro y difícil. Administrar un servidor es en sí un trabajo. ¿Qué ocurre si el servidor se destruye? Queríamos saber con certeza que los datos se estaban cuidando fuera de nuestro edificio”.
¿Otra ventaja de tener una solución OnBase alojada en la nube? Las actualizaciones, que son totalmente gestionadas por Hyland.
Increíblemente, Heinen's mantuvo el ritmo de crecimiento durante su expansión en el mercado de Chicago sin agregar personal a su oficina principal.
“De 2011 a 2012, la empresa creció entre un 20 y un 25 %, abriendo cuatro tiendas nuevas. Pero la cantidad de personas que realizan el trabajo se mantuvo igual en Recursos Humanos”, dijo Walters.
En la actualidad, los documentos y procesos de recursos humanos para 3.393 trabajadores de Heinen's, empleados en sus 23 supermercados, oficinas corporativas, dos almacenes y instalaciones de fabricación recientemente inauguradas, fluyen sin problemas a través del departamento de recursos humanos centralizado de la empresa. Walters señala la mejora del servicio al cliente como una de las ventajas más importantes de este proceso simplificado.
"Tener OnBase nos permite atender mejor a los clientes", afirma. "Somos un supermercado y ahora podemos centrarnos en nuestros puntos fuertes".
La diferencia
Proporciona acceso inmediato a documentos e información : Los asociados de RR.HH. pueden acceder a la información del asociado ya sea que trabajen en la oficina principal o de forma remota en una tienda, almacén o planta de fabricación.
Mejorael servicio al cliente: La organización y sus asociados se han liberado de procesos frustrantes basados en papel para centrarse en brindar un excelente servicio a los clientes de las tiendas de comestibles.
Reduce el riesgo: El alojamiento en la nube garantiza que toda la información del asociado se almacene de forma segura fuera de las instalaciones.
Se escala sin problemas: Los asociados de RR.HH. pueden dedicar su de manera más eficiente, lo que reduce la necesidad de personal a medida que la empresa continúa creciendo.