Siemens
Potência global ganha eficiência com a captura inteligente.
O desafio
Com o aumento do volume de faturas que entram na organização, a Siemens tinha a missão de melhorar as Contas a Pagar (CP). E, previsivelmente, a empresa recorreu à tecnologia.
Ao investir em soluções SAP e de captura de dados, a Siemens foi inicialmente bem-sucedida. No entanto, eles obtiveram ganhos de eficiência limitados. Além disso, levou a um cenário tecnológico fragmentado, incluindo múltiplas instâncias do SAP para diversas divisões e vários produtos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR).
"Tínhamos quase 10 soluções diferentes de OCR para o processamento de faturas em nossas diferentes divisões", disse Nikolas Barth, diretor de estratégia, serviços financeiros compartilhados, na Siemens. "Era muito fragmentado e não padronizado. Estávamos procurando por um processo harmonizado para as faturas recebidas de todos os fornecedores."
Foi quando a Siemens recorreu à solução de captura inteligente Brainware da Hyland.
A solução
Em 2013, a Siemens implementou o Brainware para melhorar o processamento de faturas. Não foi um feito pequeno, com milhões de faturas entrando em seu centro de serviços compartilhados, na Alemanha. As soluções de OCR nas quais tinham investido anteriormente eram capazes de extrair determinados campos com alguma precisão, mas ainda havia muitos pontos de contato humano.
Com inteligência avançada incorporada diretamente nos mecanismos subjacentes, o Brainware estava muito à frente dos investimentos anteriores.
"Era o elo que faltava, pois a tecnologia era realmente capaz de ler documentos da maneira como um ser humano faria", disse Karin Springer, gerente de processos de faturas recebidas.
Além de querer consolidar várias soluções de OCR, a Siemens queria que uma solução se integrasse às suas várias instâncias do SAP. Dentro de nove semanas do início do projeto, o Brainware for Invoices tornou-se operacional nos sistemas SAP da empresa, fornecendo classificação de faturas, cabeçalho e extração de dados de campo de item de linha sem intervenção humana, bem como emparelhamento de linha com informações no SAP e roteamento contínuo para aprovação.
O cérebro está no Brainware, porque tudo o que você precisa saber sobre um determinado processo está integrado ao sistema.
— Nikolas Barth, diretor de estratégia e serviços financeiros compartilhados da Siemens
A diferença
Números crescentes resultam em ganhos crescentes
Desde sua adoção, o Brainware cresceu com a Siemens, e seu poder provou ser inestimável para a empresa. Agora, recebendo 3,5 milhões de faturas de fornecedores do mundo todo, a capacidade do Brainware de aprender rapidamente e capturar com precisão novas faturas, bem como aquelas em mais de 20 idiomas diferentes, tem sido crucial para manter e aumentar a eficiência do processo.
E, aproveitando sua inteligência incorporada, a empresa foi capaz de adicionar e projetar regras de processamento que permitem ao software extrair mais de 50 campos de dados de cada fatura.
"Temos 51 campos de dados e mais de 90% deles são extraídos sem intervenção manual", disse Ninja Kobor, proprietária da solução de OCR e software de verificação globalmente na Siemens. "Acho que isso fala realmente sobre o poder do Brainware."
Também impulsionou a automação de processos através dos serviços compartilhados. Barth observou um aumento médio de 30% na automação — no entanto, em alguns casos, chegou a até 80%.
Esse aumento na automação se deve em grande parte a uma integração entre Brainware e SAP. Como cada divisão da Siemens possui instâncias individuais do sistema ERP, eles integraram com sucesso o Brainware com mais de 50 instâncias do SAP. Isso não garante somente a automação da extração de dados, mas também a validação dos dados e a entrega deles aos sistemas necessários.
"A integração é realmente um elemento chave em termos e em comparação com a solução de fornecedor que tínhamos inicialmente", disse Carlos Vieira Caldeira, gerente de serviços do Brainware na Siemens. “Temos uma vantagem importante se você a enxergar de uma perspectiva abrangente.”
Simplifica processos nos serviços compartilhados
Como resultado da implementação do Brainware, a equipe de processamento de faturas ganhou em termos de eficiência, assim como de conhecimento de seus processos. Aproveitando a ferramenta de visibilidade fornecida com o Brainware, a equipe agora vê painéis e cria relatórios para entender como o processo flui e onde estão as faturas específicas.
"O cérebro está no Brainware, porque tudo que você precisa saber sobre um processo em particular está integrado com o sistema", disse Barth.
O departamento de contas a pagar (CP) agora é capaz de processar tudo de forma centralizada e eficiente, e a equipe responsável pela gestão das soluções que impulsionam o processamento financeiro também foi capaz de agir como recursos compartilhados. Como eles administram menos tecnologia, toda a instrução técnica e gestão para o Brainware fica a cargo de uma única equipe de especialistas. Isso lhes permite responder ainda melhor às necessidades do negócio.
Expande-se globalmente através de uma variedade de documentos e processos
Com seu sucesso inicial, a Siemens já começou a implantar soluções similares usando o Brainware em seus escritórios globais, adicionando novos documentos e processos ao longo do caminho. E com as integrações já em vigor para suas instâncias SAP, é mais fácil do que seria anteriormente implementar soluções para novos processos envolvendo esses sistemas.
No departamento de contas a pagar (CP), a equipe começou a ampliar sua solução de processamento de faturas para escritórios e processos remotos na Europa Oriental e tem planos de expansão para o sudoeste da Europa, bem como de operações nos EUA.
"O plano inicial não era implementá-la globalmente, mas substituir a solução fragmentada no mercado alemão e usar, no resto do mercado, fornecedores externos que terceirizam o OCR e a verificação", explicou Barth. "Então, por causa dos ótimos resultados na Alemanha, decidimos implantá-la globalmente. E muitas vezes isso é impulsionado por nossos clientes internos que a solicitam depois de uma boa experiência de uso na matriz.”
Embora o OCR possa ser frequentemente associado à simples extração de dados, para a Siemens, o Brainware se tornou uma plataforma inteligente. Ele aprende e captura dados de documentos complexos, valida-os e se integra a outros sistemas, ao mesmo tempo que fornece uma visão de processos que eles simplesmente nunca tiveram antes.
E a Hyland se tornou uma parceira perfeita para ajudar a fornecer orientação e suporte ao longo do caminho. "Desde nosso contato de vendas e gestão de clientes até nosso contato técnico — todos na Hyland têm sido profissionais em nos fornecer uma visão adicional", disse Barth.