Servier
A Servier supera desafios empresariais complexos e rapidamente alcança ganhos de eficiência ao implementar o OnBase.
O desafio
A Servier Laboratories é uma empresa farmacêutica internacional fundada na França em 1954, administrada por uma organização sem fins lucrativos e comprometida com o progresso terapêutico para atender às necessidades dos pacientes. Atualmente está presente em mais mais de 150 países, incluindo a Espanha, e tem mais de 20 mil funcionários. Sua filosofia coloca o paciente no centro da empresa, priorizando suas necessidades.
No setor farmacêutico, o relacionamento com médicos, apelidado de RELEM, é de extrema importância. Apesar da sigla, ele se dirige a um público mais amplo: equipe comercial e promocional, marketing, provedor de serviços, contabilidade e finanças, equipe jurídica e médica.
Só no ano passado, mais de 7.500 médicos fizeram parte da rede Servier. Um número tão expressivo de partes interessadas se traduz em um grande volume de documentos para gerenciar tanto no digital quanto em papel.
Ao contrário de outras empresas, na Servier Spain a a transformação inicial já havia começado, mas os processos foram longos. A falta de rastreabilidade foi outro grande obstáculo, pois não era possível saber onde cada documento estava em seu ciclo de vida. Em resumo, a falta de visibilidade se traduziu em falta de segurança.
Como fator agravante adicional, o ERP e o CRM não se comunicavam. Sempre que surgia uma inconsistência era necessário fazer consultas manuais, o que agravava a perda de tempo. A empresa precisava de uma ferramenta capaz de extrair as informações necessárias do CRM e com autonomia solicitando ao usuário o que estivesse faltando. Em resumo, A Servier precisava de uma ferramenta aberta, expansível e fácil de usar e capaz de:
- Ver onde cada documento se encontrava a qualquer momento.
- Orientar o usuário
- Atender a diversos departamentos.
- Acelere os ciclos de desenvolvimento
A solução
A filosofia corporativa da Servier desempenhou um papel importante na escolha da plataforma Hyland. A multinacional utiliza o Slim Model, expressão resumida na frase “Ouse inovar”. É um modelo que incentiva funcionários a apresenta novas ideias para melhorar seu trabalho diário. Graças a essa cultura corporativa, Sonia López, especialista em soluções financeiras na Servier, encontrou o OnBase. Em suas próprias palavras, “foi amor à primeira vista”.
A subsidiária espanhola da Servier operava com um CRM (Veeva) e um ERP (JD Edwards — Oracle). A OnBase tornou-se o cérebro de todas as operações e representou uma mudança radical na gestão de documentos da Servier. Sua função era extrair informações do CRM para gerar documentos automaticamente e distribua corretamente instruções para concluir tarefas.Além disso, foi implementado um desenvolvimento específico para faturas. Em termos simples, quando um recibo entra no ERP, é lançado automaticamente e nas "entradas" correspondentes, trabalhando de forma autônoma.Tudo isso permite melhorar o controle orçamentário, garantindo a transparência, fator essencial no setor farmacêutico.
O processo começou em setembro de 2021 e foi concluído em fevereiro de 2022. No geral, a implementação do OnBase atingiu os seguintes objetivos:
- Definindo as funções e responsabilidades de cada parte interessada
- Aprimorando a transparência do processo de documentação
- Tenha controle de orçamento visível e útil.
- Garantia de FMW
Uma vez confirmado que o OnBase era o companheiro de viagem ideal, a equipe Servier queria continuar para melhorar. Com a Hyland, desenvolveram um projeto baseado na famosa Metodologia Ágil com os seguintes objetivos: reduzir o tempo, ganhar flexibilidade e precisão, implementar a assinatura digital, otimizar o gerenciamento do orçamento, consultar um painel instantâneo e rastrear os status do RELEM.
A diferença
O OnBase superou as expectativas. Os excelentes resultados alcançados podem ser confirmados pelos funcionários da Servier, que enfatizaram as muitas vantagens da plataforma:
Do gerenciador de documentos ao gerenciador de processos
A flexibilidade do OnBase possibilita encontrar uma solução para cada desafio de negócios. No caso da Servier, ela conseguiu transformar um gerenciador de documentos em um gerenciador de processos. Essa foi a verdadeira chave para um ROI robusto.
Transformação digital
A introdução do OnBase eliminou a maioria dos processos manuais, reduzindo erros e aumentando a eficiência.
User-friendliness
Longe de ser uma ferramenta “hostil”, o OnBase destaca-se por sua operação simples e extrema adaptabilidade. Graças a essa ferramenta, os problemas transformaram-se rapidamente em soluções.