Indiana State University
A renomada universidade aproveita o Hyland Automate para modernizar coleções de formulários, aprimorar a eficiência operacional e melhorar as experiências dos alunos.
O desafio
A Indiana State University (ISU) frequentemente dependia de suporte de terceiros para cumprir seu compromisso de modernizar as operações do campus e atender melhor a seus alunos e funcionários. No entanto, essa abordagem pode resultar em mais atrasos do que ganhos de eficiência. A universidade necessitava de segurança e funcionalidades atualizadas, resultando em correções rápidas e atualizações mais frequentes, que eram demoradas e frustrantes para os usuários. Os dados de auxílio financeiro dos alunos (inseridos por meio de uma solução de formulários legados e validados pelos pais ou responsáveis dos alunos) existiam como documentos estáticos, limitando sua usabilidade além da coleta.
A universidade necessitava de uma solução escalável que pudesse ser facilmente implementada e integrada aos seus sistemas existentes para automatizar e facilitar fluxos de trabalho contínuos de ponta a ponta.
Nosso sistema anterior estava nos impedindo de avançar. A natureza estática dos formulários e os desafios de integração com nosso SIS criavam barreiras significativas, especialmente em um ambiente dinâmico como o de auxílio financeiro. Sabíamos que precisávamos de uma solução mais dinâmica que pudesse crescer conosco.
— Julie Cuffle, Gerente de Sistemas de Candidaturas, Indiana State University
A solução
Para enfrentar esses desafios, a ISU procurou um sistema que pudesse oferecer formulários dinâmicos e responsivos, além de integrações sem falhas com a infraestrutura existente. Como a ISU já utilizava e confiava no Hyland Perceptive Content, a universidade escolheu o Hyland Automate por sua plataforma nativa em nuvem e suas capacidades de integração.
A arquitetura nativa da nuvem do Automate proporcionou acessibilidade e escalabilidade, e sua capacidade de se integrar perfeitamente com o Perceptive Content permitiu uma abordagem unificada para a gestão de conteúdo — essencial para otimizar/simplificar as operações da universidade. Julie Cuffle, Gerente de Sistemas de Candidaturas da ISU, afirmou: “O Hyland Automate destacou-se como a solução ideal, pois não apenas ofereceu uma integração perfeita com nossos sistemas existentes, mas também proporcionou a flexibilidade e o suporte necessários para modernizar nossos processos.”
O Automate também permite que os usuários criem formulários dinâmicos com opções de assinatura digital. Os campos condicionais exibem formulários que se adaptam em tempo real com base na entrada do usuário, otimizando ainda mais o processo para os candidatos.
Com acesso ao suporte direto da equipe da Hyland (um serviço disponível com cada investimento no Automate), a ISU conseguiu superar os obstáculos de adoção sem dificuldades, promovendo escalabilidade e confiabilidade em seu novo sistema e facilitando a confiança na parceria com a Hyland.
A diferença
Eficiência em escala
A transição para o Hyland Automate revolucionou as operações na ISU ao possibilitar formulários dinâmicos com assinaturas digitais, melhorando significativamente a experiência do usuário e aumentando a eficiência no departamento de auxílio financeiro. Carol Wiemuth, Analista Programadora da ISU, compartilhou: “O Hyland Automate transformou a maneira como gerenciamos formulários e processos. Observamos melhorias na eficiência, e isso é apenas o começo. "Estamos ansiosos para utilizar o Automate em mais departamentos no futuro.”
Resolvendo desafios legados
O Hyland Automate resolve desafios significativos relacionados à solução de formulários legados da ISU, incluindo suporte, funcionalidade e integração.
Sistemas legados frequentemente carecem de flexibilidade, com usuários incapazes de adaptar facilmente os campos com base na entrada, resultando em ineficiências e taxas de erro mais elevadas.
O Hyland Automate estabelece a base para uma maior versatilidade e personalização. As exibições de campos condicionais melhoraram consideravelmente nossos fluxos de trabalho. Agora, os formulários podem alterar-se dinamicamente com base nas respostas dos usuários, algo que não era possível anteriormente. Isso tornou todo o processo mais fluido e eficiente”, afirmou Wiemuth. Ao se integrar perfeitamente com diversos aplicativos de linha de negócios, o Automate possibilita que as organizações completem integralmente os ciclos de processos.
Aplicabilidade em toda a organização
Olhando para o futuro, a ISU planeja expandir o uso do Hyland Automate para funções além da assistência financeira. A universidade planeja integrar completamente o departamento financeiro e simplificar os fluxos de trabalho em toda a instituição para melhorar a conectividade e a operabilidade, garantindo uma abordagem mais dinâmica e responsiva aos formulários e processos.
Saiba mais sobre o Hyland Automate ou entre em contato com seu gerente de relacionamento.