DILA
Agência do governo francês usa soluções da Hyland para melhorar a engenharia de processos de informação jurídica e conteúdo normativo.
DILA, o departamento do governo francês que gerencia informações legais e administrativas, utiliza a Plataforma Nuxeo da Hyland para dois aplicativos críticos de gestão de casos. Essas soluções aprimoraram a engenharia dos processos de informações legais e de conteúdo normativo, permitindo melhores tempos de resposta e qualidade de conteúdo para garantir a entrega pontual aos cidadãos e órgãos governamentais.
Grandes volumes, vários usuários e workflows avançados
Parte do gabinete do primeiro-ministro francês, a DILA é uma entidade do governo francês responsável por supervisionar os processos legais e publicar as leis. O conteúdo legal deve ser atualizado regularmente e sua precisão verificada. A DILA tem parceria com mais de 150 administrações locais na França para publicar informações públicas e jurídicas e dar acesso aos cidadãos.
Eles escolheram a plataforma Nuxeo da Hyland para ajudá-los.
Como parte do processo legislativo, a DILA também gerencia as perguntas feitas ao governo pela Assembleia Nacional e pelo Senado. Toda vez que uma sessão é realizada, os membros do Parlamento podem formalmente fazer perguntas ao governo sobre qualquer assunto. Essas solicitações podem ser complicadas e podem envolver vários departamentos ou outras entidades governamentais, e devem ser respondidas formalmente dentro de três meses.
Mais do que qualquer entidade governamental, a DILA precisa enfrentar um ambiente altamente regulamentado, com um volume incrivelmente grande de conteúdo e vários milhares de usuários. A criação, a modificação e a manutenção da lei e das normas são altamente complexas e envolvem vários processos. A colaboração digital entre diferentes entidades governamentais nem sempre foi uma tarefa fácil. Os workflows não eram automatizados e havia problemas com a precisão e a qualidade do conteúdo.
Naquela época, a DILA identificou três objetivos principais:
- Melhorar a qualidade e o tempo de resposta do governo aos parlamentares
- Melhorar o workflow de produção de conteúdo para as agências governamentais
- Permitir a análise de conteúdo e a visualização de dados sobre a atividade e o desempenho dos usuários
Aplicativos altamente modulares e flexíveis para cada processo
Com mais de 4.200 usuários e 700 casos por semana, a Plataforma Nuxeo permitiu ao governo francês criar um sistema eficaz de gestão de casos corporativos do governo eletrônico.
A DILA lançou um novo projeto para facilitar a elaboração e a publicação de leis e conteúdos administrativos entre três diferentes entidades governamentais: o governo, a Assembleia Nacional e o Senado. O projeto, chamado SOLON, está ajudando as três entidades a gerenciar os processos legislativos do início ao fim. Paralelamente, nasceu outro projeto, o Réponses. Esse aplicativo mantém um fluxo contínuo de perguntas e respostas entre os membros do parlamento e do governo.
Com uma arquitetura semelhante, os dois aplicativos são executados em um cluster da Plataforma Nuxeo composto por seis servidores de aplicativos e apoiados por um banco de dados Oracle.
A Plataforma Nuxeo nos permitiu disponibilizar ao nosso cliente um aplicativo de gestão de casos seguro e com desempenho excelente para o governo francês.
—Pierre Gachon, SWORD
Ambos os aplicativos são semelhantes a caixas de correio. As perguntas e/ou documentos são recebidos e analisados semanticamente (os itens do gabinete também são transformados digitalmente por meio de um modelo), um workflow automático atribui o ativo à entidade adequada, cria um caso e um processo é iniciado. Quando o conteúdo digital é aprovado e assinado eletronicamente, a versão final é publicada pela DILA. Cada caso tem seu próprio roteiro e é totalmente personalizável. O aplicativo salva o histórico completo e as alterações, e o usuário pode aceitar/recusar as alterações. Alguns departamentos também usam a API REST para se integrar ainda mais ao sistema e oferecer mais automação aos seus funcionários.
A segurança é crítica, e apenas os funcionários autorizados podem acessar os dados confidenciais ou não públicos. Uma combinação de controle de acesso baseado em permissão (ACL) e baseado em regra, oferecido nativamente pela Plataforma Nuxeo, implementa o esquema complexo de controle de acesso.
Um dos principais resultados da criação dessas soluções é monitorar e visualizar digitalmente a atividade legislativa entre as várias entidades governamentais.
O que vem a seguir?
Os dois projetos são importantes iniciativas do governo eletrônico e melhoraram o processo legal básico do governo francês, além de aprimorarem as relações com o Parlamento. Esses projetos contaram com o apoio do Grupo SWORD, além disso, a extensibilidade e a personalização da Plataforma Nuxeo permitiram mantê-la atualizada e responder a todas as questões jurídicas e administrativas de gestão de conteúdo enfrentadas pelo Senado, a Assembleia Nacional e o Governo Francês.