Alliant Credit Union
Cooperativa financeira implementa uma solução de ECM (Gestão de conteúdo corporativo) mais robusta e aumenta a eficiência em toda a empresa.
O desafio
Embora a Alliant Credit Union tivesse uma solução de gestão de conteúdo corporativo (ECM), a cooperativa de crédito só a usava de forma limitada — digitalizando, armazenando e recuperando documentos em apenas alguns departamentos. A Alliant percebeu que precisava de uma solução de ECM mais robusta, que pudesse estender-se facilmente a toda a empresa. Essa solução precisava também incluir software de workflow facilmente configurável e robusto o suficiente para automatizar processos demorados e em papel.
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A Alliant implementou a plataforma de serviços de conteúdo OnBase da Hyland para começar a capturar documentos e informações automaticamente. Agora, mais de 95% da documentação da cooperativa de crédito é eletrônica.
"Mas queríamos fazer mais do que armazenar imagens de documentos", disse Heather Lally, vice-presidente de operações da Alliant.
Assim, a Alliant utilizou o OnBase para parar de imprimir documentos e, em vez disso, acessá-los eletronicamente através de vários sistemas.A cooperativa de crédito integrou facilmente o OnBase ao principal sistema de processamento Symitar existente da Alliant para permitir o acesso instantâneo e seguro a relatórios e a toda a documentação de outros membros — sem sair do sistema que já era familiar.
Capacitar o trabalho para fluir eletronicamente
Em seguida, a Alliant transformou o seu processo manual de contas a pagar com o OnBase e seu poderoso software de workflow. A cooperativa de crédito criou facilmente três fluxos de trabalho de missão crítica: Recursos Humanos (RH) para integração, Contas a Pagar (CP) para processamento de faturas e Jurídico para gerenciamento de contratos.
Agora, a cooperativa de crédito encaminha documentos e informações automaticamente através de processos — notificando as partes interessadas à medida que faz isso. Um exemplo de como o workflow otimiza os processos: caso não registre uma aprovação em tempo hábil, o sistema encaminha automaticamente a solicitação de aprovação para o próximo nível.
“Isso reduz as multas de faturas que poderiam estar sendo esquecidas”, afirma Lally.
Criamos eficiência, aumentamos a precisão e reduzimos os custos por meio de processamento estruturado. Isso nos permite continuar trabalhando rapidamente para oferecer um ótimo serviço aos nossos membros.
— Heather Lally, vice-presidente de operações da Alliant Credit Union
Outro workflow importante alerta os gerentes quando qualquer um dos 300 contratos de terceiros da Alliant está prestes a ser renovado. A solução rastreia cada ponto do processo de renovação ou do início de um contrato no workflow, incluindo a devida diligência, solicitação de proposta e negociação de contrato.
Desenvolver uma solução para fraudes em conjunto
Ao juntarem-se, a Alliant e a Hyland criaram uma solução de gerenciamento de fraudes para garantir que, ela não apenas fosse adequada às necessidades da Alliant, mas que também fosse escalável para cooperativas de crédito de todos os tamanhos. O resultado foi um sistema tão fácil de usar que os funcionários só demoraram uma hora para dominá-lo.
Ao eliminar a necessidade de cruzar várias planilhas de Excel, a solução economiza várias horas por dia aos investigadores de fraudes da Alliant. A Alliant costumava demorar quatro ou cinco horas para redigir um relatório mensal de fraude. Agora, demora menos de 10 minutos. Otimizando ainda mais o processo, a solução de gestão de casos do OnBase permite que os investigadores possam facilmente registrar, acessar e interagir com todos os dados — inclusive registros, documentos, formulários e histórico — envolvidos em uma investigação de fraude.
“Ao usar a solução de Gestão de Casos de Fraude, agora temos análises, bem como a capacidade de ter vários analistas de fraude trabalhando nos casos ao mesmo tempo”, disse Jason Knapp, gerente sênior de operações da Alliant.
Ao olhar para a empresa, a cooperativa de crédito vê outras formas de otimizar a empresa toda.
A diferença
- Integra-se ao Symitar: ao integrar o OnBase e o Symitar, a Alliant permite que os funcionários acessem instantaneamente as informações enquanto permanecem em sistemas conhecidos, dando-lhes mais tempo para se concentrarem nos membros.
- Reduz o tempo de processamento de Contas a Pagar em 70%: “Antes de implementar a solução de Contas a Pagar, tínhamos dois funcionários em tempo integral (FTEs) gerenciando esse processo bastante manual. Agora, é preciso apenas meia jornada de trabalho para gerenciar o processo automatizado, o que nos permite redistribuir esses funcionários para outro lugar. Foi uma grande vitória para nós”, disse Knapp.
- Simplifica as investigações de fraudes: relatórios que costumavam levar quatro ou cinco horas para serem produzidos agora levam 10 minutos.
- Otimiza os processos em toda a empresa: em vez de procurar em gabinetes de arquivos ou compartilhamentos de arquivos, todos os funcionários têm acesso aos documentos e às informações de que precisam com apenas alguns cliques.