Oxford University Press
La plus grande maison d’édition universitaire de la planète conquit de nouveaux publics grâce au contenu numérique.
Le client
Oxford University Press (OUP) est la plus grande presse universitaire au monde, publiant dans plus de 40 langues. En tant que département de la prestigieuse université d'Oxford, elle soutient les objectifs d'excellence de l'université dans les domaines de la recherche, de l'éducation et de l'enseignement.
OUP possède un programme de publication très complet, dans différents formats d'impression et numériques pour un public très diversifié, de la maternelle jusqu'au secondaire, des étudiants aux universitaires, des lecteurs aux chercheurs et des particuliers aux institutions. L'objectif de cette maison d'édition est de rendre le contenu accessible aux utilisateurs dans le format de leur choix, pour encourager l'instruction et diffuser les connaissances aussi largement et efficacement que possible.
Le défi
Dans son effort pour toucher de nouveaux publics via les contenus en ligne, OUP recherchait une plateforme distribuée de Digital Asset Management (DAM) qui lui permettrait de maximiser l'utilisation de sa gigantesque bibliothèque de ressources numériques et de renforcer la collaboration au sein de l'ensemble de l'organisation.
Comptant plus de 6 000 employés et des millions d'actifs à gérer, OUP cherchait une solution de DAM robuste, évolutive et mondialement accessible.
OUP est organisée en divisions, chacune disposant de ses propres connaissances, contenus et ressources numériques. Les principaux objectifs définis pour la plateforme de DAM étaient les suivants : renforcer la collaboration et la communication entre les divisions, réduire les processus manuels d'administration, les coûts et les efforts, et maximiser l'utilisation des ressources.
Plus particulièrement, OUP souhaitait :
- Créer, réutiliser et distribuer facilement et efficacement les ressources
- Répondre rapidement aux exigences du marché et aller au-delà
- Augmenter la publication de contenus numériques
C'est l'un des projets les plus importants de toute l'histoire d'OUP et je suis extrêmement fière d'assister au déploiement de la plateforme dans toute l'entreprise.
— Kate Granville, directrice de la technologie chez Oxford Education
La solution
Après un processus d'évaluation formel de douze prestataires, la plateforme Alfresco de Hyland a été sélectionnée pour offrir un système de DAM global conforme aux spécifications d'OUP.
La solution développée permet aux rédacteurs, éditeurs, créateurs et développeurs de contenu de gérer l'intégralité du cycle éditorial ; depuis le concept initial et la définition, en passant par les recherches préliminaires et jusqu'à la publication et la création d'ouvrages et produits électroniques interactifs. Elle accélère la conception et la diffusion, rend le travail plus efficace et économique et facilite le respect des spécifications, l'exécution des contrôles qualité et l'obtention des droits.
Le système intègre différents niveaux de sécurité et d'accès et permet aux chefs de projets en interne de partager uniquement certains contenus avec les collaborateurs freelance externes du monde entier sans exposer intégralement la bibliothèque de ressources. Ce système de contrôle centralisé permet aux presses universitaires de mieux réguler les ressources et d'avoir une vue d'ensemble pour déterminer qui accède à quoi et quand.
Dans le système existant utilisé par OUP, les ressources étaient disséminées dans des silos de contenu disparates, ce qui ralentissait et rendait difficile la communication et la collaboration entre les divisions. La nouvelle solution de DAM attribue un site Alfresco à chaque division, tous les sites étant regroupés au sein d’une seule plateforme intégrée.
La plateforme Alfresco est dotée de puissantes fonctionnalités de recherche et de récupération, qui facilitent considérablement la découverte des ressources en permettant aux utilisateurs de chercher sur un ou plusieurs sites à la fois, dans les projets, dossiers, etc.).
La solution intègre des options de recherche avancées, parmi lesquelles :
- Possibilité de définir l'étendue de la recherche : dans l'emplacement actuel ; sur un site spécifique ; dans toute la gestion des actifs numériques (DAM)
- Recherche avancée ; y compris par types d'entités et de ressources
- Recherche à facettes
- Recherche de correspondances partielles ; recherche de proximité ; opérateurs et/ou/non
- Recherche fédérée globale
- Recherche de métadonnées
- Folksonomies et taxonomies
Les fonctionnalités de recherche avancée de la plateforme offrent également différentes vues (simple, détaillée, grille, galerie, aperçu, défilement infini) pour une expérience personnalisée et permettent de trouver facilement ce que l'on cherche.
La nouvelle solution DAM intégrée est basée sur une architecture ouverte, flexible et pérenne. Elle utilise le système ECM open source Alfresco comme plateforme éditoriale et dispositif de stockage de contenu, intégré avec MarkLogic comme base de données NoSQL flexible et évolutive, Dell DX comme plateforme de stockage d'objets et Solr avec de puissantes fonctionnalités de recherche et de récupération. La solution DAM s'intègre au système de PAO existant d'OUP et fournit une solution de contenu de bout en bout qui permet aux utilisateurs de continuer à travailler d'une manière qui leur est familière et qui minimise les perturbations.
La différence
Outre ses activités d'impression, OUP produit un nombre significatif d'ouvrages numériques qui connaissent une rapide expansion ; la solution de DAM Alfresco offre d'importantes améliorations dans ces domaines en termes de qualité et d'optimisation des processus. En tant que référentiel unique d'informations, la plateforme fournit un hub centralisé pour tous les besoins éditoriaux et de recherche d'OUP et prend en compte les besoins immédiats et à venir à mesure qu'elle évolue.
La plateforme Alfresco permet à OUP de stocker toutes ses ressources numériques et d'y accéder de manière simple et sécurisée pour faciliter la récupération et la réutilisation du contenu. Elle permet à OUP d'accroître la valeur de ses ressources et de toucher de nouveaux publics plus rapidement et efficacement. D'un point de vue organisationnel, la solution améliore la communication et la collaboration entre les services et renforce la coopération et le partage des connaissances. Les workflows et processus d'approbation rationalisés permettent de travailler plus efficacement et à moindre coût et garantissent le respect des spécifications produit et la conformité.