Le Royal Marsden Hospital
Un grand hôpital mondial spécialisé dans le traitement du cancer accroît son efficacité clinique et administrative en instaurant un dossier numérique complet pour le patient.
Le défi
Tout comme de nombreux hôpitaux du National Health Service, le Royal Marsden est en pleine transformation digitale, avec pour objectif final d'éliminer le papier, d'améliorer les workflows cliniques et administratifs, d'optimiser les soins prodigués aux patients et de soutenir la recherche.Le Royal Marsden est conscient du fait que ce changement nécessitera bien plus que l'achat d'une nouvelle plateforme de dossiers patients électronique (DPE). L'hôpital a donc adopté une approche progressive de la transformation digitale, dans laquelle OnBase, la plateforme d'information d'entreprise de Hyland Healthcare, joue un rôle essentiel.
La solution
La première phase de la transformation numérique du Royal Marsden consistait à mettre en place une gestion électronique des documents (GED) dans les principaux secteurs de l'hôpital et à intégrer ces capacités au système GED existant développé en interne. L'hôpital a commencé par déployer OnBase dans ses centres de diagnostic et d'évaluation rapides. Ces cliniques sont des guichets uniques où des patients soupçonnés d'être atteints d'un cancer viennent se faire dépister puis obtiennent un diagnostic et se voient proposer des options de traitement dans la même journée.
Les processus et les workflows qui régissent les soins dans les centres de diagnostic et d'évaluation rapides utilisent beaucoup de papier. Le Royal Marsden estime que numériser en premier lieu cette documentation puis la relier au système DPI existant sera très efficace pour l'hôpital et constituera un bon exemple à suivre pour d'autres départements. Lisa Emery, responsable de l'information au Royal Marsden, pense également que le fait de relier les documents électroniques au DPI existant de l'hôpital facilitera la transition vers un nouveau produit DPI.
« Notre objectif est de faire évoluer les mentalités au Royal Marsden en amenant les cliniciens et le personnel administratif à commencer à numériser le contenu et à accéder à ces informations par voie électronique bien avant la mise en œuvre d'un nouveau DPI », a déclaré M. Emery. « Ainsi, lorsque nous passerons à un nouveau DPI, le personnel sera habitué à accéder aux documents et aux images de cette manière et la gestion du changement s'en trouvera rationnalisée. »
Ces efforts ont eu des effets considérables, notamment pour le personnel administratif et clinique.
« Les personnes qui voient l’impact d'OnBase au quotidien sont les membres du personnel administratif clinique », a déclaré Marcus Thorman, directeur financier de The Royal Marsden. « Cela a transformé leur façon de travailler. Ils n'ont plus à gérer les dossiers papier de chaque patient.Désormais, il ne sera plus question de perdre des bouts de papier, de perdre des documents ou de traquer sans cesse des objets. Maintenant, tout est consigné en format électronique dans le système. »
Les cliniciens bénéficient d'une vision plus complète du patient.
« Une grande quantité d'informations doivent être incorporées dans un DPI pour s'assurer que le clinicien ait connaissance de tout ce qui contribue à la maladie du patient et devrait contribuer à son traitement », explique le Dr Tim Wigmore, consultant, médecin spécialiste en soins intensifs, et ancien directeur de l'information médicale au Royal Marsden. « Cela va des résultats d'examens aux échographies, en passant par les IRM et bien d'autres choses encore. OnBase offre ainsi une seule fenêtre qui rassemble tous ces éléments en un seul endroit, de manière organisée pour faciliter une recherche d'information ».
(OnBase a) transformé leur façon de travailler. Ils n'ont plus à gérer individuellement les dossiers papier pour chaque patient.Désormais, il ne sera plus question de perdre des bouts de papier, de perdre des documents ou de traquer sans cesse des objets. Tout est numérique dans le système maintenant.
— Marcus Thorman, directeur financier, The Royal Marsden
Les avantages de la plateforme OnBase
- Vue complète du patient
- Réduction de la charge administrative et de la manipulation de papier
- Collaboration à distance
- Gestion rationalisée du changement