¿Qué es la gestión de contratos?

¿En qué consiste la gestión de contratos?

La gestión de contratos son todas las actividades relacionadas con la tramitación de acuerdos escritos (contratos), especialmente los relativos a asociaciones empresariales, empleo y ventas.

En pocas palabras, la gestión de contratos es todo el trabajo que se realiza antes de firmar un contrato. Incluye la negociación, la creación, la ejecución, el apoyo y el análisis de los contratos.

Un proceso eficiente de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) mantiene a las organizaciones en total control de los acuerdos y contratos empresariales mediante:

• La supervisión de las relaciones contractuales entre todas las partes implicadas
• El tratamiento de las preocupaciones durante la redacción del contrato
• La realización de modificaciones contractuales
• La colaboración con los agentes del contrato para alcanzar los objetivos fijados

¿Por qué es importante la gestión de contratos?

La gestión de contratos mejora el rendimiento operativo y financiero de una organización a la vez que minimiza los riesgos.

Tradicionalmente, las revisiones y aprobaciones de un único contrato implicaban tareas repetitivas y que consumían mucho tiempo, llevadas a cabo por varias personas.

Pero cuando las empresas dependen en gran medida de las conjeturas y el seguimiento manual, dejan demasiado margen para los errores manuales y los cuellos de botella operativos. Esto da lugar a que los equipos se apresuren a cumplir los plazos, pasen por alto cláusulas importantes de un contrato, omitan renovaciones de contratos y otros problemas potenciales cuya rectificación cuesta tiempo y dinero.

La gestión de contratos agiliza el modo en que su organización gestiona un acuerdo, desde su creación hasta su ejecución. Contar con los procesos adecuados facilita a los usuarios de todos los equipos de la empresa la colaboración en los documentos, acelera los ingresos y mantiene el cumplimiento.

¿Cuáles son las etapas de la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM)?

Cada empresa tiene sus propios métodos para supervisar los contratos clasificados por las etapas de su ciclo de vida. En general, este proceso puede desglosarse en estos siete pasos esenciales:

1. Creación de la plantilla

   Antes de redactar un acuerdo, se elabora previamente una plantilla de contrato que, en caso necesario, es aprobada por los equipos jurídicos. Estas plantillas de contrato incluyen campos personalizados, cláusulas obligatorias y otros términos (normativas específicas de cada país, etc.). Disponer de plantillas de contrato estandarizadas minimiza la confusión y permite agilizar las auditorías y la elaboración de informes.

2. Redacción

   Con la plantilla aprobada, las organizaciones pueden empezar a rellenar los campos obligatorios antes de que comiencen las negociaciones. La preparación de un borrador de contrato se realiza mejor en presencia de un asesor jurídico para proteger los intereses de la empresa.

3. Negociaciones

   Cada contrato debe ser examinado y aprobado por todas las partes implicadas. En la fase de negociación, todas las partes pueden comunicar sus preocupaciones o intercambiar sugerencias sobre el borrador inicial del contrato. Los procesos de negociación pueden beneficiarse enormemente de un flujo de trabajo de aprobación transparente, que facilite el seguimiento de la colaboración y las revisiones para agilizar las aprobaciones finales.

4. Ejecución y firma

La fase de ejecución tiene lugar cuando todas las partes interesadas están dispuestas a firmar un contrato. Las organizaciones que utilizan firmas electrónicas pueden acelerar este proceso eliminando la necesidad de imprimir, enviar por fax o por correo físico estos documentos.

5. Enmiendas

En algunos casos, es necesario modificar un contrato comercial después de haberlo firmado. Esto puede ocurrir cuando los términos del contrato evolucionan con respecto a lo acordado originalmente. Algunas razones por las que un contrato necesitaría ser revisado incluyen revisiones de precios, nuevas normativas gubernamentales o circunstancias imprevistas (de fuerza mayor).

6. Renovaciones o terminación

Cualquiera de las partes puede decidir renovar o rescindir un contrato una vez que llega a su vencimiento. Las empresas pueden recibir notificaciones automáticas de vencimientos y renovaciones con una plataforma de gestión de contratos. El software de gestión de contratos facilita la visualización y el seguimiento de las revisiones realizadas en el contrato original, de manera que el nuevo acuerdo refleje las cláusulas, términos, servicios o normativas actualizados.

7. Gestión del almacenamiento

Una vez que un acuerdo se ha rescindido o ha expirado de forma natural, sigue siendo necesario registrarlo y almacenarlo como punto de referencia para futuros contratos. Las empresas que optan por un software de gestión de registros de contratos seguro y alojado en la nube pueden almacenar y acceder instantáneamente a sus contratos anteriores de acuerdo con el cumplimiento normativo de los datos.

¿Qué es un software de gestión de contratos?

El software de gestión de contratos es una plataforma centralizada que se utiliza para racionalizar y agilizar la gestión de los acuerdos legales. Esto se consigue mediante flujos de trabajo automatizados, plantillas, firmas electrónicas, seguimiento histórico de las modificaciones y diversas herramientas de colaboración.

Las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) mejoran la transparencia y promueven la rendición de cuentas. La implementación de un repositorio seguro de contratos unifica todas las actividades que sus equipos de RR. HH., jurídicos, de ventas y otros deben realizar para que los documentos se revisen, aprueben y ejecuten a tiempo. 

Características principales del software de gestión de contratos

Una solución de CLM eficaz es fácil de usar y está equipada con funciones específicas para que el ciclo de vida de sus contratos sea visible y fácil de gestionar. Algunas de ellas son:

Flujos de trabajo automatizados

La aprobación y ejecución de los contratos debe hacerse de acuerdo con un plazo. Los flujos de trabajo automatizados incorporados identifican las acciones manuales y repetitivas que ocupan demasiado tiempo, automatizando por completo los procesos empresariales complejos. Esto hace que las revisiones de contratos, la gestión de documentos, las aprobaciones y las renovaciones sean mucho más rápidas.

Repositorio basado en la nube

Las organizaciones en crecimiento y con un ritmo rápido necesitan una base de datos central para almacenar los contratos.

Los sistemas basados en la nube permiten a todos encontrar rápidamente la información relevante, acceder a los contratos de forma segura y colaborar sin esfuerzo.

Notificaciones y alertas

Llevar un seguimiento manual de las renovaciones, las fechas de vencimiento y las rescisiones de los contratos expone a las organizaciones a errores y pérdidas de productividad.

Las notificaciones y alertas automatizadas garantizan que las actualizaciones importantes de los contratos no se pasen por alto ni se pierdan. Esto mantiene a la gente informada de los plazos, las obligaciones y las renovaciones, lo que conduce a decisiones más rápidas y a operaciones que funcionan sin problemas.

Firmas electrónicas

Los contratos de "firma húmeda" o firmados físicamente tienen que imprimirse, enviarse por fax y posiblemente por correo a las partes pertinentes para que se reconozcan.

Por otro lado, las herramientas de firma electrónica permiten capturar firmas digitales desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las firmas electrónicas también reducirían directamente los costes asociados a la gestión de contratos en papel y los riesgos derivados de la pérdida de documentos en tránsito.

Permisos seguros basados en roles

El sistema de gestión de contratos adecuado debe venir equipado con herramientas de control de acceso basadas en roles.

Esto permite a los administradores específicos definir y controlar el acceso a la información confidencial de los contratos en función de los roles de los usuarios. Una plataforma segura viene con cifrado de datos, políticas de seguridad de contraseñas y tiempos límite de inactividad para proteger a su empresa de las filtraciones de datos.

Ventajas del software de gestión de contratos

Puede gestionar, seguir y automatizar cada fase del ciclo de vida del contrato con los sistemas de CLM, independientemente de lo grande o pequeña que sea su empresa. El software de CLM:

Captura y almacena de forma segura los contratos en un solo lugar

Puede evitar los procesos ineficientes que conlleva la manipulación de documentos en papel. Un sistema de CLM eficiente utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para escanear los documentos físicos en el sistema. Esto proporciona a todos los usuarios empresariales implicados una única fuente de verdad en la que se almacena la información. También puede utilizar plantillas de contratos preexistentes para estandarizar los procesos de redacción y negociación.

Proporciona una visión de 360 grados de la información de contacto

Las organizaciones necesitan actualizaciones del estado de los contratos en tiempo real. Un sistema de CLM realiza un seguimiento de los estados, las fechas de vencimiento de los contratos, las próximas renovaciones y otras tareas procesables para que los equipos sepan a qué atenerse con cada acuerdo.

Racionaliza las aprobaciones finales

Los flujos de trabajo garantizan que nadie se confunda respecto a las responsabilidades de los roles y lo que hay que hacer. Los flujos de trabajo automatizados dirigen los documentos a las personas adecuadas con mayor rapidez, manteniéndolas informadas y ayudando a todos a adelantarse a los plazos. Un software de CLM compatible con la firma electrónica es otra forma de conseguir que los contratos se firmen con mayor rapidez.

Permite una mayor colaboración

Un sistema de CLM le permite realizar el seguimiento de un único contrato desde el primer borrador hasta su copia final "lista para ser firmada". Los usuarios autorizados pueden utilizar el control de versiones para acceder a la versión más actualizada de un contrato, intercambiar comentarios y realizar ediciones desde una única plataforma. Esta transparencia sobre el estado de los contratos y el trabajo en curso mejora directamente la rendición de cuentas y fomenta una colaboración eficiente.

Respalda los procedimientos de cumplimiento y auditoría

Un sistema de gestión de contratos mantiene el cumplimiento de la normativa desde la creación del contrato hasta su aprobación (y, finalmente, su archivo). Esto se consigue mediante flujos de trabajo automatizados prediseñados que garantizan que se siguen los procesos de revisión adecuados y que se incluyen los términos contractuales requeridos. Los documentos contractuales con seguimiento de cambios y control de versiones ofrecen a las organizaciones visibilidad del registro de auditoría completo (para que sepan qué se ha cambiado exactamente, cuándo y por qué usuario).

¿Qué equipos se benefician del software de gestión del ciclo de vida de los contratos?

Todos los departamentos que participan regularmente en la revisión, distribución, ejecución, negociación y aprobación de contratos se beneficiarán de un sistema de CLM. He aquí cómo tres de esos equipos racionalizan los ciclos de vida de sus contratos:

Recursos humanos (RR. HH.)

Los equipos de RR. HH. gestionan muchos contratos durante los procesos de contratación, incorporación y empleo. Entre las ventajas específicas de RR. HH. para las organizaciones que utilizan software de gestión de contratos se incluyen:

• Ahorro de tiempo con una biblioteca de cláusulas incorporada para cartas de oferta, acuerdos de confidencialidad (NDA), acuerdos de empleo, información sobre nóminas, etc.
• Distribución y almacenamiento seguro de la información confidencial de los empleados
• Aumento de la eficiencia de los procesos de contratación con la automatización del flujo de trabajo documental y las firmas electrónicas

Cuestiones legales

Los equipos jurídicos deben analizar minuciosamente las cláusulas, las palabras clave y las anotaciones antes de que un documento esté listo para ser aprobado. Pero las revisiones manuales y repetitivas se vuelven tediosas con el tiempo, lo que expone a su organización a riesgos más importantes de errores o de que el trabajo jurídico de mayor valor quede relegado a un segundo plano. Los sistemas de CLM ofrecen a los profesionales jurídicos la posibilidad de estar al tanto de los vencimientos o renovaciones de un contrato y realizar un seguimiento de las cláusulas que deben revisarse con urgencia.

Ventas

El software de CLM ayuda a los equipos de ventas a acelerar la generación de ingresos. Los equipos de ventas pueden solicitar cambios basados en las líneas rojas del cliente o realizar cambios propios en el contrato de forma segura sin necesidad de comunicaciones por correo electrónico que lo ralentizan todo. Las plantillas preexistentes almacenadas en la biblioteca de un software de CLM también permiten a los equipos de ventas redactar contratos, captar oportunidades de negocio y cerrar clientes potenciales con mayor rapidez.