Siemens
Una potencia mundial gana eficiencia con la captura inteligente.
El reto
Ante el creciente volumen de facturas que entraba en la organización, Siemens se propuso mejorar el departamento de cuentas a pagar (CP). Y, como era de esperar, la empresa recurrió a la tecnología para hacerlo.
Al invertir en SAP y soluciones de captura de datos, Siemens tuvo éxito inicialmente. Sin embargo, experimentaron ganancias de eficiencia limitadas. Además, condujo a un panorama tecnológico fragmentado, que incluía múltiples instancias de SAP para diferentes divisiones y varios productos de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
“Teníamos casi 10 soluciones de OCR diferentes para el procesamiento de facturas en nuestras diferentes divisiones”, dijo Nikolas Barth, jefe de estrategia de Servicios Financieros Compartidos de Siemens. “Estaba muy fragmentado y no estandarizado. Buscábamos un proceso armonizado para las facturas entrantes para todos los proveedores”.
Fue entonces cuando Siemens recurrió a la solución de captura inteligente Brainware de Hyland.
La solución
En 2013, Siemens implementó Brainware para mejorar el procesamiento de facturas. No fue fácil, con millones de facturas ingresando a su centro de servicios compartidos en Alemania. Las soluciones de OCR en las que habían invertido anteriormente podían extraer ciertos campos con cierta precisión, pero todavía había demasiados puntos de contacto humanos.
Con inteligencia avanzada integrada directamente en los motores subyacentes, Brainware estaba muy por delante de las inversiones anteriores.
“Era el eslabón perdido que necesitábamos, ya que la tecnología realmente podía leer documentos como lo haría un ser humano”, dijo Karin Springer, gerente de procesos de Incoming Invoices.
No solo querían consolidar múltiples soluciones de OCR, sino que Siemens quería una solución para integrarse con sus muchas instancias de SAP. A las nueve semanas del inicio del proyecto, Brainware for Invoices entró en funcionamiento dentro de los sistemas SAP de la empresa, proporcionando clasificación de facturas, encabezado y extracción de datos de campo de elementos de línea de manos libres, así como emparejamiento de líneas con información en SAP y enrutamiento sin problemas para su aprobación.
El cerebro está en Brainware porque todo lo que tiene que saber sobre un proceso concreto está integrado en el sistema.
— Nikolas Barth, Jefe de Estrategia, Servicios Financieros Compartidos, Siemens
La diferencia
Los números cada vez mayores conducen a ganancias cada vez mayores
Desde su adopción, Brainware ha crecido con Siemens y su potencia ha demostrado no tener precio para la empresa. Ahora que recibe 3,5 millones de facturas de proveedores de todo el mundo, la capacidad de Brainware para aprender rápidamente y capturar con precisión nuevas facturas, así como aquellas en más de 20 idiomas diferentes, ha sido crucial para mantener y aumentar la eficiencia del proceso.
Y, al aprovechar su inteligencia incorporada, la empresa pudo agregar y diseñar reglas de procesamiento que permiten al software extraer más de 50 campos de datos de cada factura.
"Tenemos 51 campos de datos y más del 90 % de ellos se extraen sin intervención manual", dijo Ninja Kobor, propietario de soluciones para OCR y software de verificación a nivel mundial en Siemens. "Creo que eso realmente habla del poder de Brainware".
También ha impulsado la automatización de procesos en todos los servicios compartidos. Barth notó un aumento promedio en la automatización del 30 %; sin embargo, en algunos casos alcanzó hasta el 80 %.
Ese aumento en la automatización se debe en gran medida a una integración entre Brainware y SAP. Debido a que cada división de Siemens posee instancias individuales del sistema ERP, han integrado exitosamente Brainware con más de 50 instancias de SAP. Esto no solo garantiza la automatización de la extracción de datos, sino también la validación de los datos y su entrega a los sistemas necesarios.
"La integración es realmente un elemento clave en términos y en comparación con la solución de proveedor que teníamos inicialmente", dijo Carlos Vieira Caldeira, gerente de servicios de Brainware en Siemens. "Tenemos una ventaja clave si se ve desde una perspectiva completa".
Agiliza los procesos en servicios compartidos
Como resultado de la implementación de Brainware, el equipo de procesamiento de facturas ha ganado eficiencia y conocimiento de sus procesos. Aprovechando la herramienta Visibilidad proporcionada con Brainware, el equipo ahora ve paneles y crea informes para comprender cómo fluye el proceso y dónde se encuentran las facturas específicas.
"El cerebro está en Brainware porque todo lo que necesita saber sobre un proceso particular está integrado en el sistema", dijo Barth.
Cuentas por pagar ahora puede procesar todo de manera centralizada y eficiente, y el equipo responsable de administrar las soluciones que impulsan el procesamiento financiero también pudo actuar como recursos compartidos. Debido a que manejan menos tecnología, toda la educación y gestión técnica de Brainware recae en un solo equipo de expertos. Esto les permite responder aún mejor a las necesidades de la empresa.
Se expande globalmente a través de una variedad de documentos y procesos
Tras su éxito inicial, Siemens ya ha empezado a implementar soluciones similares con Brainware en sus oficinas de todo el mundo, agregando nuevos documentos y procesos a lo largo del proceso. Y con las integraciones ya implementadas para sus instancias de SAP< ahora es más fácil que antes implementar soluciones para nuevos procesos que involucran esos sistemas.
En CP, el equipo ha comenzado a expandir su solución de procesamiento de facturas a oficinas y procesos remotos en Europa del este y tiene planes de expandirse al suroeste de Europa, así como operaciones en EE. UU.
"El plan inicial no era implementarlo a escala mundial, sino sustituir la solución fragmentada del mercado alemán y que el resto del mercado recurriera a proveedores externos que externalizaran el OCR y la verificación", explicó Barth. "A raíz de los excelentes resultados obtenidos en Alemania, decidimos implementarlo en todo el mundo. Y muchas veces es impulsado por nuestros clientes internos, que lo solicitan tras una buena experiencia con el uso de la sede".
Aunque el OCR a menudo puede asociarse con una simple extracción de datos, para Siemens Brainware se ha convertido en una plataforma inteligente. Aprende y captura datos de documentos complejos, los valida y se integra con sistemas, al mismo tiempo que proporciona información sobre procesos que nunca antes habían tenido.
Y Hyland se convirtió en un socio perfecto para ayudar a brindar orientación y apoyo a lo largo del camino. "Desde nuestro contacto de ventas y gestión de clientes hasta nuestro contacto técnico, todos en Hyland han sido profesionales al brindarnos información adicional", dijo Barth.