Universidad Estatal de Indiana
Una prestigiosa universidad utiliza Hyland Automate para modernizar la recopilación de formularios, mejorar la eficiencia operativa y optimizar las experiencias estudiantiles.
El reto
La Indiana State University (ISU) a menudo dependía de la asistencia de terceros para cumplir con su compromiso de modernizar las operaciones de su campus y mejorar el servicio a sus estudiantes y personal. Sin embargo, este enfoque podría causar más demoras que eficiencias. La universidad requería seguridad y características actualizadas, lo que resultó en hotfixes y actualizaciones más frecuentes que consumían mucho tiempo y resultaban frustrantes para los usuarios. Los datos de ayuda financiera de los estudiantes, ingresados a través de una solución de formularios heredada y validados por los padres o tutores, existían como documentos estáticos, lo que limitaba su utilidad más allá de la recopilación.
La universidad necesitaba una solución escalable que pudiera implementarse e integrarse fácilmente con sus sistemas existentes a fin de automatizar y facilitar flujos de trabajo fluidos de extremo a extremo.
Nuestro sistema anterior nos estaba limitando. La naturaleza estática de los formularios y los desafíos de integración con nuestro SIS creaban obstáculos significativos, especialmente en un entorno dinámico como el de la ayuda financiera. Sabíamos que necesitábamos una solución más dinámica que pudiera evolucionar con nosotros.
— Julie Cuffle, Gerente de Sistemas de Aplicaciones, Universidad Estatal de Indiana
La solución
Para abordar estos desafíos, ISU buscaba un sistema que pudiera ofrecer formularios dinámicos y adaptables, así como integraciones fluidas con la infraestructura actual. Dado que ISU ya utilizaba y confiaba en Hyland Perceptive Content, la universidad eligió Hyland Automate por su plataforma nativa en la nube y sus capacidades de integración.
La arquitectura nativa en la nube de Automate ofrecía accesibilidad y escalabilidad, y su capacidad para integrarse sin problemas con Perceptive Content permitió un enfoque unificado para la gestión de contenidos, esencial para agilizar las operaciones de la universidad. Julie Cuffle, gerenta de sistemas de aplicaciones en ISU, afirmó: "Hyland Automate se destacó como la solución ideal porque no solo ofrecía una integración perfecta con nuestros sistemas actuales, sino que también proporcionaba la flexibilidad y el apoyo que necesitábamos para modernizar nuestros procesos".
Automate también permitió a los usuarios crear formularios dinámicos con opciones de firma digital. Los campos condicionales permiten que los formularios se adapten en tiempo real según la entrada del usuario, optimizando aún más el proceso para los solicitantes.
Con acceso al soporte directo del equipo de Hyland, un servicio disponible con cada inversión en Automate, ISU pudo superar los obstáculos de adopción sin problemas, potenciando la escalabilidad y la fiabilidad dentro de su nuevo sistema y facilitando la confianza en su colaboración con Hyland.
La diferencia
Eficiencia a escala
La transición a Hyland Automate ha revolucionado las operaciones en ISU al habilitar formularios dinámicos con firmas digitales, mejorando significativamente la experiencia del usuario y aumentando la eficiencia dentro del departamento de ayuda financiera. Carol Wiemuth, analista programadora en ISU, compartió: "Hyland Automate ha transformado cómo gestionamos los formularios y procesos. Hemos observado mejoras en la eficiencia, y esto es solo el principio. Esperamos poder utilizar Automate en más departamentos en el futuro".
Resolver los retos heredados
Hyland Automate aborda desafíos significativos relacionados con la solución de formularios heredada de ISU, incluyendo soporte, funcionalidad e integración.
Los sistemas heredados a menudo carecen de flexibilidad, lo que impide a los usuarios adaptar fácilmente los campos según la entrada, lo que lleva a ineficiencias y tasas de error más elevadas.
Hyland Automate prepara el terreno para una mayor versatilidad y personalización. "Las visualizaciones de campos condicionales han mejorado significativamente nuestros flujos de trabajo. Ahora, los formularios pueden cambiar de manera dinámica según las respuestas de los usuarios, lo cual no era posible antes. Ha hecho que todo el proceso sea más fluido y eficiente”, dijo Wiemuth. Al integrarse sin interrupciones con diversas aplicaciones de línea de negocio, Automate permite a las organizaciones completar íntegramente los ciclos de proceso.
Aplicabilidad a nivel de toda la organización
De cara al futuro, ISU tiene previsto expandir el uso de Hyland Automate a funciones más allá de la ayuda financiera. La universidad planea integrar completamente al departamento de finanzas y optimizar los flujos de trabajo en toda la institución para mejorar la conectividad y la operatividad, asegurando un enfoque más dinámico y receptivo hacia los formularios y procesos.
Obtenga más información sobre Hyland Automate o comuníquese con su gerente de relaciones.