DILA
La agencia del gobierno francés utiliza las soluciones de Hyland para mejorar la ingeniería de procesos de información legal y contenido normativo.
DILA, el departamento del gobierno francés que gestiona la información legal y administrativa, utiliza la plataforma Nuxeo de Hyland para dos aplicaciones de gestión de casos críticos. Estas soluciones han mejorado la ingeniería de procesos de información legal y contenido normativo, permitiendo mejores tiempos de respuesta y calidad de contenido para asegurar la entrega a tiempo a los ciudadanos y entidades gubernamentales.
Grandes volúmenes, múltiples usuarios y flujos de trabajo avanzados
Como parte de la oficina del Primer Ministro francés, DILA es una entidad del gobierno francés responsable de supervisar los procesos legales y publicar las leyes. El contenido legal debe actualizarse periódicamente y verificarse su precisión. DILA se asocia con más de 150 administraciones locales en Francia para publicar información pública y legal y dar acceso a los ciudadanos.
Eligieron la plataforma Nuxeo de Hyland para ayudarlos.
Como parte del proceso legislativo, la DILA también gestiona las consultas al gobierno desde la Asamblea Nacional y el Senado. Cada vez que se lleva a cabo una sesión, los miembros del Parlamento pueden hacer preguntas formalmente al gobierno sobre cualquier tema. Estas solicitudes pueden ser complicadas e implicar a varios departamentos u otras entidades gubernamentales, y deben recibir una respuesta formal en un plazo de tres meses.
Más que cualquier otra entidad gubernamental, DILA debe enfrentarse a un entorno fuertemente regulado, con un volumen de contenidos increíblemente alto y varios miles de usuarios.La creación, modificación y mantenimiento de la ley y las normas son muy complejos e implican numerosos procesos.La colaboración digital entre distintas entidades gubernamentales no siempre fue tarea fácil. Los flujos de trabajo no estaban automatizados y había problemas de precisión y calidad del contenido.
En ese momento, DILA identificó tres objetivos principales:
- Mejorar la calidad y el tiempo de respuesta del Gobierno a los parlamentarios
- Mejorar el flujo de trabajo de producción de contenidos para las agencias gubernamentales
- Permitir el análisis de contenidos y la visualización de datos sobre la actividad y el rendimiento de los usuarios
Aplicaciones muy modulares y flexibles para cada proceso
Con más de 4.200 usuarios y 700 casos a la semana, la plataforma Nuxeo ha permitido al gobierno francés crear un exitoso sistema de gestión de casos empresariales de administración electrónica.
DILA lanzó un nuevo proyecto para facilitar la producción y publicación de leyes y contenidos administrativos entre tres entidades gubernamentales diferentes: el Gobierno, la Asamblea Nacional y el Senado.El proyecto SOLON está ayudando a las tres entidades a gestionar los procesos legislativos de principio a fin. Al mismo tiempo, nació otro proyecto, Réponses. Esta aplicación mantiene un flujo fluido de las preguntas y respuestas entre los miembros del Parlamento y la administración.
Con una arquitectura similar, las dos aplicaciones se ejecutan en un clúster de la plataforma Nuxeo compuesto por seis servidores de aplicaciones y respaldado por una base de datos Oracle.
La plataforma Nuxeo nos permitió proporcionar a nuestro cliente una aplicación de gestión de casos segura y de alto rendimiento para el gobierno francés.
— Pierre Gachon, SWORD
Ambas aplicaciones son similares a los buzones de correo. Se reciben preguntas y/o documentos y se analizan semánticamente (los artículos de oficina también se transforman digitalmente mediante una plantilla), un flujo de trabajo automático atribuye el activo a la entidad adecuada, crea un caso y se inicia un proceso. Una vez aprobado y firmado electrónicamente el contenido digital, DILA publica la versión final. Cada caso tiene su propia hoja de ruta, y es totalmente personalizable. La aplicación guarda el historial completo y los cambios, y el usuario puede avanzar y retroceder entre los cambios. Algunos departamentos también utilizan la API REST para integrarse aún más con el sistema y ofrecer más automatización a sus empleados.
La seguridad es fundamental, y solo los empleados con autorización pueden acceder a los datos sensibles o no públicos. Una combinación de control de acceso basado en permisos (ACL) y basado en reglas, ofrecido nativamente por la Plataforma Nuxeo, implementa el complejo esquema de control de acceso.
Uno de los principales resultados de la creación de estas soluciones es el seguimiento digital y la visualización de la actividad legislativa entre las distintas entidades gubernamentales.
Próximos pasos
Los dos proyectos son importantes iniciativas de administración electrónica y han mejorado el proceso jurídico básico del Gobierno francés, así como las relaciones con el Parlamento. Estos proyectos contaron con la ayuda de SWORD Group, y la extensibilidad y personalización de Nuxeo Platform han permitido mantenerla actualizada y responder a todos los problemas de gestión de contenido legal y administrativo que enfrentan el Senado, la Asamblea Nacional y el Gobierno francés.