bofrost

La solución

OnBase by Hyland sirve a bofrost* como un sistema genérico de gestión de contenidos empresariales que se utiliza en varios puntos de la empresa y al que están conectadas numerosas soluciones como SAP y sistemas heredados. El vendedor directo lo utiliza ampliamente en su departamento de Recursos Humanos para el mantenimiento de los archivos del personal. Los documentos contractuales complejos del departamento de compras también se archivan en OnBase mediante la solución de puntos de administración de contratos. Y los 6000 archivos de vehículos que utiliza la oficina central en toda Europa se gestionan a través de OnBase. “Nuestro personal de ventas está en la ruta todos los días. Inspecciones, presupuestos de costos o archivos de daños: en el pasado usábamos Outlook para gestionar estas cosas. La simple búsqueda de documentos requería mucho tiempo y era ineficiente. Ahora tenemos un proceso digital fluido", dice Robinson. En bofrost*, la programación individual y las soluciones estándar van de la mano, lo que es otra razón por la que están muy satisfechos con OnBase.

OnBase, la "navaja suiza de la gestión documental"

Esto también se refleja en la rapidez con que la solución se ha implementado en la empresa. El líder del mercado de venta directa de helados y especialidades congeladas empezó con dos departamentos; después la implementación de OnBase se amplió rápidamente: unos 150 usuarios utilizan ahora el sistema, y esta tendencia va en aumento. De la gestión de contratos a la contratación informática. "Una vez comprendido el principio básico, las soluciones pueden adaptarse y reproducirse fácilmente para satisfacer las necesidades de otros departamentos. La implementación no lleva mucho tiempo, ya que se puede utilizar lo que existe. Para nosotros, OnBase es la 'navaja suiza' de la gestión documental", explica Robinson. En detalle, esto significa que la gestión de flotas, que hace un uso intensivo de documentos, ha desarrollado de forma independiente varios tipos de presupuestos de costos y los ha introducido en la solución. Donde antes había metros de documentos en el archivo, ahora hay un sistema totalmente digitalizado que también puede utilizarse fácilmente desde la oficina en casa porque está alojado en la nube. Gracias al concepto de autorización que se ha desarrollado, los empleados de los distintos departamentos, así como los directores de sucursal, pueden ver la información que les concierne. Gestión de datos maestros en SAP y Workday, generación de documentos y contratos en OnBase o procesos de firma en DocuSign: "Como TI, podemos implementar las aplicaciones especializadas necesarias y ofrecer soluciones mucho más rápido con OnBase. Cada vez es más fácil", afirma Robinson.

Adaptación a las culturas corporativas

La colaboración tanto con Hyland como con el socio de Hyland, Data Market, responsable del alojamiento de OnBase en Azure, también puede considerarse como un verdadero golpe de suerte para bofrost*. Robinson: “Los tres encajamos bien, es la adaptación cultural adecuada para nosotros, por así decirlo”.

bofrost* ya ha implementado una base digital muy amplia para sus procesos basados en documentos y ahora la está implementando de manera constante. Se están logrando nuevos aumentos en la eficiencia, como el proceso de incorporación, que pronto se mapeará por completo en Workday. El objetivo en toda la empresa: sustituir el papel siempre que sea posible y acelerar los procesos. Esto también incluye el uso de OnBase App Builder, que ocupa un lugar prioritario en la agenda de TI. En definitiva, se trata de una gestión del cambio digital, que también se está llevando a cabo gracias a la buena cooperación con Hyland y Data Market.

bofrost* ya había dado sus primeros pasos con OnBase antes de la pandemia de coronavirus, principalmente para darles a los empleados la oportunidad de trabajar desde casa. "No sé qué habríamos hecho si no hubiéramos podido utilizarlo en ese momento", afirma Lee Robinson, quien está muy seguro de haber tomado la decisión correcta. Y también, porque creó la base para el trabajo móvil integral. “La estrategia low-code con OnBase fue perfecta para nosotros. Podemos implementar rápidamente sin tener que programar mucho".

La diferencia

OnBase es una plataforma inteligente de servicios de contenido que organiza, gestiona y optimiza el contenido, los procesos y los casos. Permite a las empresas ser más ágiles y eficientes y ofrecer mejores experiencias a los clientes y empleados. Los usuarios de OnBase obtienen una vista personalizada y completa de la información que necesitan para tomar decisiones informadas e impulsar su negocio. OnBase se puede integrar fácilmente con las aplicaciones principales. Esto proporciona a las empresas información de sus aplicaciones clave para automatizar procesos en OnBase. Con OnBase, mantienen todos los datos sincronizados en todos los sistemas.