À medida que a tecnologia avança em ritmo acelerado, os setores estão percebendo a necessidade de uma estratégia de modernização de TI, que envolve a atualização dos sistemas de TI para permanecerem competitivos, ágeis e resistentes aos novos desafios comerciais. O Gartner prevê que os gastos mundiais com TI chegarão a US$ 5 trilhões em 2024, um aumento de 6,8% em relação a 2023.
Há uma concepção errada de que as atualizações de TI significam investir nos gadgets mais recentes e sofisticados do mercado. Mas, na verdade, é mais importante considerar a finalidade e os resultados da modernização de TI, que devem apontar para o aprimoramento do desempenho, a melhoria da eficiência e o alinhamento dos recursos tecnológicos com as metas comerciais atuais.
Então, o que exatamente é a modernização de TI, e como a sua organização pode colocá-la em prática da melhor maneira possível?
O que é a modernização de TI?
A modernização de TI é o processo de atualização dos sistemas, processos e estratégias de tecnologia de sua organização para melhorar a eficiência, a produtividade e a prestação de serviços.
Muitas empresas construíram sua base digital com base em sistemas de gerenciamento de conteúdo de primeira geração, muitos dos quais não atendem mais às necessidades dos negócios devido à sua tecnologia ultrapassada e à falta de compatibilidade com o ambiente acelerado do setor atual. As empresas devem abandonar esses sistemas e adotar soluções tecnológicas com recursos modernos e avançados como cloud computing, fluxos de trabalho automatizados, análise de dados e plataformas de software atualizadas.
A diferença entre a modernização de TI e a transformação digital
Não confunda com a transformação digital, a modernização de TI envolve especificamente a infraestrutura, os sistemas, os produtos e as soluções de tecnologia existentes. O foco na atualização destas ferramentas permite que as empresas preparem suas operações para o futuro, reduzam os custos e fiquem à frente da concorrência em um mundo cada vez mais digital.
A transformação digital é mais holística, abrangendo aspectos mais amplos de como uma organização integra a tecnologia digital para operar com eficiência e agregar valor. Além de atualizar os sistemas de TI, a transformação digital envolve a promoção da inovação e a reimaginação dos processos de negócios de toda a empresa, dos fluxos de trabalho dos funcionários e das experiências dos clientes.
A transformação de TI desempenha um papel no escopo mais amplo da transformação digital, servindo como uma primeira etapa essencial para fornecer uma base sólida para a adoção de tecnologias mais recentes e estratégias inovadoras.
Por que modernizar a TI?
Com a rápida evolução tecnológica atual, a modernização de TI é uma necessidade. Os clientes esperam experiências digitais perfeitas, e as empresas precisam trabalhar com mais eficiência para atender a estas demandas.
A modernização da TI pode ajudar com:
- Eficiência operacional: A modernização da tecnologia reduz a necessidade de trabalho manual, automatizando e simplificando os processos, além de facilitar a comunicação por meio de ferramentas de colaboração. Com esses recursos integrados, o gerenciamento de dados e a tomada de decisões são melhores.
- Escalabilidade: As infraestruturas de TI modernas — como os serviços de conteúdo habilitados para a nuvem — são ágeis, permitindo que as empresas aumentem ou diminuam a escala com base na demanda, alterando as cargas de trabalho e as necessidades comerciais variáveis sem muita interrupção.
- Segurança aprimorada: Os modernos sistemas de TI vêm com medidas de segurança avançadas, como criptografia de dados, autenticação multifatorial e ferramentas de acesso selecionado, protegendo os dados cruciais e confidenciais da empresa contra ameaças de segurança cibernética.
- Aplicação de normas: Em setores altamente regulamentados, os sistemas de TI modernos podem ajudar a atender aos requisitos de conformidade por meio de recursos automatizados de rastreamento e geração de relatórios regulamentares. Eles podem gerar relatórios em tempo real e enviar relatórios regulatórios automaticamente, manter registros cruciais seguros e prontamente acessíveis e fornecer trilhas de auditoria para garantir que as empresas operem dentro das diretrizes legais.
- Economia de tempo e de custos em longo prazo: As ferramentas de TI contemporâneas de hoje exigem menos manutenção devido aos sistemas integrados de monitoramento, diagnóstico e atualização. A manutenção de soluções com suporte à nuvem geralmente fica a cargo do provedor de serviços, o que significa que as empresas gastam menos tempo, dinheiro e recursos consertando a infraestrutura de TI. A moderna tecnologia de TI também ajuda a economizar custos associados a armazenamento físico, energia, materiais e mão de obra humana.
Exemplos da modernização de TI
Exitem várias abordagens para a modernização da tecnologia, que giram em torno de diferentes áreas de infraestrutura de TI de uma empresa.
| Migração para nuvem | Modernização de aplicações | Automação e integração com IA | Modernização do gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) |
| As empresas podem migrar aplicativos, armazenamento de dados e recursos de computação de sistemas legados para plataformas de nuvem para obter flexibilidade e eficiência de custos. | Isso envolve a migração de sistemas locais para soluções em nuvem ou a adoção de software e hardware mais novos. | As empresas estão tirando proveito da inteligência artificial (IA) e das ferramentas de automação para simplificar as operações, reduzir a intervenção manual, simplificar a governança e a adesão às políticas e melhorar a tomada de decisões. | Os sistemas modernos de ECM usam soluções nativas da nuvem que permitem o armazenamento digital, o gerenciamento de documentos, a automação inteligente e os sistemas de integração para facilitar a migração de dados. |
As organizações devem adaptar sua estratégia de modernização de TI com base em necessidades específicas, metas comerciais e tendências do setor. Você também deve observar os recursos tecnológicos emergentes e os serviços de conteúdo no mercado que aumentam a eficiência.
O papel das tecnologias emergentes na modernização de TI
As tecnologias emergentes desempenham um papel fundamental na modernização de TI — na verdade, é uma das principais razões para as empresas modernizarem a TI.
A inteligência artificial (IA) e o machine learning (ML) desempenham um papel fundamental na modernização de TI. A IA é um impulsionador crucial para operações críticas, dando aos sistemas modernos a capacidade de automatizar e otimizar tarefas manuais e baseadas em regras que tradicionalmente exigiriam intervenção humana; o ML é um subconjunto da IA que usa algoritmos de dados para ajudar os computadores a aprender como fazer previsões e tomar decisões importantes sem a necessidade de uma pré-programação aprofundada.
Juntos, a IA e o ML permitem a automação de alto nível para ajudar as empresas a simplificar os processos, obter insights de dados, melhorar a tomada de decisões e aprimorar as estratégias de retenção, liberando o tempo da equipe para trabalhar na estratégia.
Com a crescente digitalização dos processos de governança, medidas avançadas de segurança cibernética se tornaram essenciais para proteger sistemas e dados contra ameaças cibernéticas. Tecnologias como ferramentas de criptografia, firewalls e controles de acesso podem ser encontradas em plataformas de software modernas e são cruciais para ajudar a proteger a infraestrutura de TI e as informações confidenciais.
A computação quântica é outra inovação promissora apontada pela McKinsey como uma das próximas grandes tendências em tecnologia. É uma abordagem totalmente nova para a computação que pode realizar vários cálculos de uma só vez, tornando-a capaz de trabalhar em uma velocidade muito mais rápida do que a tecnologia criada em sistemas de computação clássicos.
Isso afeta a modernização de TI de várias maneiras, incluindo a capacidade de processar conjuntos de dados maiores com mais rapidez, acelerar os processos de automação e fornecer medidas de segurança mais rígidas.
A tecnologia 5G também é uma palavra de ordem popular que está circulando por aí. Essencialmente, é a mais recente atualização da tecnologia sem fio (após o 4G), oferecendo transferências de dados significativamente mais rápidas entre servidores e plataformas de nuvem e suportando um grande número de dispositivos conectados (IoT, Internet das Coisas) simultaneamente. Isso facilita a interoperabilidade entre as organizações, aprimorando o processamento, a automação e a comunicação de dados em larga escala.
Criação de uma estratégia de modernização de TI bem-sucedida
Deve haver uma abordagem sistemática para o planejamento da modernização da TI, que envolva a avaliação da infraestrutura de TI existente, a identificação de áreas para melhoria, a seleção de estratégias de modernização adequadas e o desenvolvimento de um roteiro de implementação abrangente. Aqui estão as medidas que você pode tomar:
1. Avaliação e planejamento
Primeiro, você deve identificar oportunidades de modernização nos processos atuais. Há alguma lacuna no processo e há espaço para adoção da nuvem, automação ou aprimoramentos de segurança?
Depois de restringir as oportunidades, priorize a implementação com base no grau de alinhamento de cada uma delas com os objetivos comerciais pessoais de sua organização, na viabilidade da implementação, nos impactos (positivos e negativos) que ela pode ter em suas operações e em fatores como custo e tempo de retorno do investimento.
Em seguida, você pode começar a desenvolver um roteiro de modernização abrangente que descreva a sequência de iniciativas, cronogramas e recursos.
2. Engajamento das partes interessadas
A modernização da TI é um esforço de toda a organização. Alinhe seus objetivos de TI com suas estratégias e recursos atuais em todos os departamentos e envolva as partes interessadas relevantes para informá-las sobre o que será exigido delas.
3. Seleção de tecnologias apropriadas
As tecnologias selecionadas devem estar alinhadas com seus objetivos comerciais, considerando a escalabilidade, a segurança e o custo.
Isso pode ser decidido por meio da realização de avaliações de necessidades, pesquisa de tecnologia no mercado, integração e compatibilidade com os sistemas atuais, análise de custo-benefício e outras pesquisas.
Também é útil pesquisar as tendências do setor e as tecnologias emergentes, principalmente o impacto que elas tiveram em empresas semelhantes, bem como a adequação de seus recursos às necessidades de sua empresa e à infraestrutura atual.
4. Implementação
Embora possa ser tentador para as empresas quererem fazer grandes mudanças, é melhor modernizar em fases, começando com projetos menores e aumentando gradualmente.
5. Treinamento e suporte
Para todas as partes interessadas envolvidas, ofereça treinamento e suporte para facilitar transições tranquilas para novos sistemas e processos, incluindo novas soluções de ECM. Esse deve ser um esforço contínuo, pois são necessários treinamentos e atualizações constantes para manter os processos em funcionamento.
6. Avaliação e adaptação contínuas
Analise regularmente o progresso da modernização, certificando-se de que sua estratégia possa ser adaptada para responder facilmente aos novos avanços tecnológicos e às necessidades comerciais.
Essa seguradora transformou o tratamento de sinistros com a modernização do ECM
O NJM Insurance Group tinha um sistema legado antigo que não se integrava ao seu sistema principal, a Guidewire. Isso levou a desafios como experiências de atendimento ao cliente sem brilho.
A NJM modernizou sua infraestrutura de TI com a solução OnBase da Hyland. Agora, a empresa gerencia digitalmente 300 milhões de documentos e ingere 17 milhões de documentos por ano, ao mesmo tempo em que fornece um portal de autoatendimento para o cliente e obtém um melhor atendimento ao cliente.
Atualizando sua plataforma de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) para os desafios modernos
Há muito tempo, as empresas enfrentam desafios para atualizar sistemas de software legados devido à sua programação desatualizada, escrita há muitos anos em códigos e linguagens que agora são considerados obsoletas.
Com a mudança dos tempos, a agilidade do software também mudou. Com uma abordagem moderna de plataforma em nuvem, as organizações podem se integrar facilmente aos aplicativos de negócios, implementar rapidamente soluções e atualizar facilmente o software com o mínimo de intervenção.
Os sistemas modernos de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) são projetados para máxima adaptabilidade. Eles podem desempenhar um papel fundamental para ajudar as empresas, mesmo em situações imprevisíveis, das seguintes maneiras:
- Gerenciamento contínuo de informações: Os ECMs conectam os pontos entre bancos de dados anteriormente isolados, lendo e identificando dados, centralizando-os e gerenciando-os em uma única plataforma baseada na nuvem, permitindo o acesso a qualquer hora e em qualquer lugar para dar suporte ao trabalho remoto e aprimorar o fluxo de trabalho operacional geral.
- Mitigação de riscos: Os ECMs são projetados para detectar automaticamente e combater com eficácia as ameaças cibernéticas no cenário digital cada vez mais vulnerável de hoje, com medidas de proteção como criptografia, permissões, gerenciamento e retenção de riscos e processos selecionados de acesso e aprovação.
- Conformidade: Os ECMs modernos facilitam a conformidade, especialmente em face dos requisitos regulatórios em constante evolução, reduzindo a complexidade do gerenciamento da governança em uma ampla gama de tipos de conteúdo.
- Agilidade nos negócios: As empresas precisam se adaptar rapidamente às mudanças nas condições do mercado, às demandas dos clientes e aos requisitos internos. Os ECMs modernos possibilitam isso simplificando o acesso às informações — ajudando os funcionários a encontrar o conteúdo de que precisam de forma rápida e fácil — e integrando-se a outros sistemas corporativos para facilitar a troca de dados, simplificar os fluxos de trabalho e melhorar a colaboração multifuncional para obter tempos de resposta e prestação de serviços mais rápidos.
Os ECMs atuais permitem que as organizações atendam a demandas rápidas ou sem precedentes, garantindo um gerenciamento de dados seguro, compatível e simplificado, o que coloca as empresas na vanguarda do crescimento, da eficiência, do posicionamento no topo do mercado e da inovação.
A limpeza de dados legados e a implementação de tecnologia moderna de serviços de conteúdo foram os dois projetos de governança da informação mais desejados em nosso estudo recente.
InfoGov World – Pesquisa Global de Governança da Informação 2021-2022, patrocinada pela Hyland
Encontrando o ECM certo para você
A modernização de TI é um processo contínuo vital para manter uma vantagem competitiva e ajudar as empresas a crescer e ter sucesso no futuro.
As empresas devem avaliar regularmente suas estratégias de modernização tecnológica e compará-las com os resultados e lucros de seus negócios.
Devido à sua variedade de recursos, uma plataforma de ECM robusta pode aprimorar significativamente vários aspectos dos processos de TI de uma empresa, incluindo eficiência operacional, segurança, medidas de conformidade, colaboração e comunicação.
A plataforma escolhida deve possuir recursos que reflitam as lacunas e os gargalos atuais em seus fluxos de trabalho e que unifiquem melhor seu conteúdo para melhorar a visibilidade geral, a tomada de decisões e a eficiência. O conjunto de plataformas modernizadas de ECM da Hyland oferece soluções para atender às necessidades de negócios de vários setores.