As organizações voltadas para o futuro entendem que os dados, quando aproveitados corretamente, podem ser a base para o sucesso. No entanto, para muitas empresas, o volume torrencial de dados gerados pelas operações diárias está constantemente ultrapassando sua capacidade de gerenciá-los com eficácia.
Decifrar o que é ruído e o que é realmente valioso nesse mar de dados pode ser um desafio — e é aqui que o processamento inteligente de documentos (IDP) surge como uma tábua de salvação. Ao passar do processamento manual de documentos para uma abordagem automatizada e orientada por IA, o IDP permite que as organizações acessem seus dados para desbloquear a transformação em toda a empresa.
O que é processamento inteligente de documentos (IDP)?
O IDP é um subconjunto da automação inteligente que usa inteligência artificial (IA) de ponta para processar informações em dados não estruturados e semiestruturados. Ele extrai, lê, reconhece e entende o conteúdo do texto antes de convertê-lo em um formato estruturado e acessível.
Pense no IDP como um assistente inteligente para seus documentos comerciais — ele permite o processamento direto de vários formatos de arquivos dinâmicos, como faturas, contratos, e-mails e imagens, com velocidade e escala, tudo isso sem a necessidade de intervenção humana adicional. Ao eliminar a necessidade de trabalho manual enfadonho, ele aumenta sua eficácia operacional e a produtividade da força de trabalho.
As soluções de IDP são desenvolvidas para imitar a cognição humana. Elas operam em mecanismos de aprendizado avançados e contínuos que ficam mais inteligentes com o tempo, implantando automaticamente melhorias em seus algoritmos de captura e extração de dados para obter resultados precisos.
> Leia mais: O futuro da empresa inteligente é o IDP impulsionado por IA
Como funciona o IDP?
O IDP combina tecnologias de automação e reconhecimento óptico de caracteres (OCR) com recursos de IA, como processamento de linguagem natural (PNL), aprendizado de máquina (ML) e aprendizado profundo, para capturar e contextualizar os dados para maior precisão.
Embora muitos desses recursos já existam há algum tempo (pense nas soluções de "captura inteligente"), os avanços na IA e na tecnologia de pouco código permitiram que os principais fornecedores de software trouxessem ao mercado plataformas de IDP verdadeiramente de próxima geração.
Veja como uma solução de IDP de nível empresarial funciona:
Etapa 1: Pré-processamento dos documentos
Os documentos são inseridos na plataforma de processamento e preparados para análise. Primeiro, eles são digitalizados por meio da tecnologia de OCR e processados usando técnicas de captura, como redução de ruído e redução de distorção, para melhorar a legibilidade e a qualidade dos dados.
Etapa 2: Separação dos documentos
Grandes pacotes de vários documentos são divididos em documentos individuais para processamento posterior.
Etapa 3: Classificação dos documentos
Então, o documento é classificado com base em seu conteúdo, formato e estrutura. Os algoritmos de PNL, que analisam os dados de forma humana, são então implantados para interpretar o texto contextualmente para reconhecer informações críticas para os negócios.
Etapa 4: Extração de dados
Em seguida, o software identifica e extrai os dados relevantes, como nomes, endereços e números. O ML refina continuamente o desempenho do software de IDP ao longo do tempo, melhorando a precisão e a eficiência do processo de extração.
Etapa 5: Validação de dados
Todos os erros nos dados extraídos são sinalizados para revisão. A validação "human-in-the-loop" resolve discrepâncias enquanto ajusta os algoritmos de previsão do modelo para acelerar seu processo de aprendizado. Então, o resultado final é integrado a bancos de dados ou a outros fluxos de trabalho mais à frente para análise posterior.
IDP e RPA são a mesma coisa?
O IDP é frequentemente usado de forma intercambiável com a automação robótica de processos (RPA), o que é incorreto. Embora a função primária de ambos seja automatizar processos baseados em dados, existem diferenças distintas entre essas duas tecnologias complementares.
A RPA é uma solução programática implantada para automatizar tarefas repetitivas e previsíveis, enquanto o IDP tem inteligência nativa para lidar com trabalhos mais complexos e baseados em dados. Juntos, o IDP amplia os recursos da RPA para formar uma solução de automação de ponta a ponta verdadeiramente abrangente, capaz de produzir saídas altamente precisas e eficientes.
Por que o IDP é importante?
Além de apenas digitalizar documentos, o IDP é um poderoso catalisador para a modernização. À medida que informações comerciais importantes aumentam em volume e complexidade, o processamento manual de documentos não é mais uma opção viável; ele leva a erros dispendiosos e gargalos no fluxo de trabalho que podem interromper as operações.
A implementação do IDP contorna esses desafios, permitindo um processamento de documentos rápido, preciso e econômico.
Veja as faturas, por exemplo: o IDP resolve as ineficiências do manuseio manual de faturas em papel, pois as informações essenciais, como números de ordens de compra e nomes de fornecedores, são extraídas e convertidas em um formato digital, acelerando o processo de entrada de dados.
Esse fluxo de trabalho automatizado se integra perfeitamente aos sistemas contábeis relevantes, resultando em um sistema de processamento de faturas econômico e sem erros, com recursos aprimorados de gestão de documentos.
De acordo com a Bain and Company, os executivos descobriram que os membros da equipe podem realizar um trabalho de maior valor com a automação em seu fluxo de trabalho. Esse mesmo relatório sugere um aumento de 45% na flexibilidade da equipe após a implementação, além de alguns outros benefícios para seus resultados.
Até 20%
em economia de custos
34%
processos mais rápidos
32%
Melhoria na qualidade do serviço
Além disso, o IDP também atua como um diferencial competitivo, transformando dados brutos em inteligência empresarial crítica, que estimula maior inovação e crescimento.
80% dos entrevistados descobriram que a inteligência de processos gera melhores resultados comerciais ao identificar processos de alto valor.
— Deloitte, Automation with Intelligence, 2022
Com esses pontos fortes em mente, é fácil entender por que muitas organizações estão começando a priorizar o IDP em seus esforços de otimização de processos — e por que você também deveria fazê-lo.
Quais são os benefícios do IDP?
As soluções modernas de IDP são um divisor de águas (mesmo quando comparadas às ofertas de IDP legadas) para qualquer empresa com processos com muitos documentos. Elas trazem benefícios comerciais tangíveis como:
Melhor eficiência e precisão
O IDP minimiza os erros humanos comumente associados ao processamento manual ao capturar dados de forma confiável e com alta precisão. A automação de tarefas baseadas em documentos também simplifica os fluxos de trabalho e reduz os tempos de ciclo dos negócios, aumentando a eficiência em toda a empresa.
Economia de tempo e custos
Otimizar os processos rotineiros de back-office por meio da implantação de técnicas de extração baseadas em IA pode economizar às empresas de 30 a 40% das horas e 20% dos custos operacionais normalmente gastos no processamento de documentos.
Tomada de decisões mais rápida e poderosa
Aproveite informações valiosas baseadas em dados para apoiar decisões comerciais rápidas e estratégicas que utilizam as tendências emergentes ou obtêm uma vantagem competitiva.
Maior produtividade dos funcionários
Como o IDP dispensa seus funcionários do trabalho manual de entrada, agora eles podem se concentrar em iniciativas estratégicas de maior valor.
Atendimento ao cliente aprimorado
O IDP capacita sua equipe a oferecer experiências excepcionais aos clientes, reduzindo drasticamente os tempos de resposta às consultas. Os dados extraídos também oferecem uma abordagem personalizada para atender às necessidades individuais dos clientes.
Compliance e gerenciamento de riscos
Os recursos automatizados de classificação de documentos do IDP fortalecem os esforços de compliance e governança de dados, garantindo que os registros sejam gerenciados e retidos de acordo com as políticas regulatórias apropriadas.
Segurança de dados
Proteja os dados confidenciais reduzindo o toque humano e com medidas de segurança integradas robustas, como criptografia de dados e controles de acesso, que cumprem os padrões globais de privacidade e segurança de dados.
Uma plataforma configurável e escalável
As soluções IDP podem variar em recursos, mas as plataformas ideais são versáteis (em vez de soluções fixas, com fio e pró-código) e podem ser personalizadas para atender a uma ampla variedade de aplicações do setor. Sua arquitetura escalável também acomoda volumes crescentes de documentos sem comprometer o desempenho.
Integração perfeita
Projetado para se integrar perfeitamente aos aplicativos corporativos existentes, como plataformas de ERP e CRM, o IDP une silos de conteúdo para oferecer suporte a uma colaboração interfuncional eficaz.
Leia mais: Seu guia para processamento inteligente de documentos (IDP)
5 casos de uso comuns para IDP
Devido à sua natureza ágil e versátil, o IDP oferece uma solução independente do setor para processamento de dados. Confira abaixo algumas de suas aplicações comuns:
- Seguros: as seguradoras implantam o IDP para automatizar o ciclo de sinistros, agilizar os tempos de resposta e otimizar o processo de subscrição. A IA de aprendizado contínuo do software também analisa padrões de dados para detectar atividades fraudulentas.
- Saúde: o IDP reduz a carga administrativa dos médicos ao simplificar o processamento de registros de pacientes, imagens médicas e resultados laboratoriais. O IDP também extrai informações valiosas desses conjuntos de dados, para permitir uma visão unificada do paciente e obter melhores resultados.
- Serviços financeiros: em setores altamente regulamentados, como bancos comerciais, o IDP extrai e valida com precisão os dados do cliente para solicitações de empréstimos, aberturas de contas e verificações KYC (Know Your Customer).
- Contas a pagar: o software baseado em IA do IDP acelera as aprovações de faturas, garantindo pagamentos pontuais que permitem à sua equipe obter descontos por pagamento antecipado. Seus recursos de análise preditiva também oferecem uma perspectiva geral para o gerenciamento otimizado do fluxo de caixa.
- Recursos humanos: a capacidade do IDP de reconhecer texto e sintaxe complexos o torna ideal para lidar com as responsabilidades baseadas em conteúdo do RH, do recrutamento ao gerenciamento de desempenho. Ele simplifica esses processos ao ingerir grandes quantidades de documentos e extraí-los e armazená-los automaticamente para aplicações futuras.
**> Leia mais: Vinte casos de uso do processamento inteligente de documentos (IDP)
Escolhendo o software IDP certo para sua organização
Com várias ofertas de IDP disponíveis no mercado, pode ser difícil selecionar uma para sua empresa. É importante considerar como o IDP pode atender às suas necessidades organizacionais específicas e se ele tem as funcionalidades certas para apoiá-las.
Aqui estão algumas características que você deve procurar ao avaliar opções:
Qual é seu grau de precisão?
A maioria das soluções IDP tem uma taxa de precisão que varia de 80% a 99%. Pergunte ao fornecedor qual é a precisão do mecanismo impulsionado por IA da solução ao extrair, classificar e verificar tipos de documentos complexos, incluindo formatos estruturados e não estruturados.
Ele entrega resultados consistentemente?
Avalie o grau de confiabilidade da solução para lidar com um ingresso de documentos e, ao mesmo tempo, garantir a qualidade da saída.
É escalável para atender às suas necessidades?
Procure uma opção configurável que permita que até mesmo usuários não técnicos ampliem os recursos da plataforma com ferramentas com pouco ou nenhum código para acomodar as necessidades da empresa comerciais em expansão.
É fácil de usar?
A solução deve ter uma interface de usuário intuitiva, baseada na web, que seja fácil de usar e se integre perfeitamente aos aplicativos de negócios existentes.
Quais são suas políticas de governança de dados?
A governança da informação é uma alta prioridade para muitas empresas. Certifique-se de que a solução tenha políticas robustas de registro de dados e retenção de documentos estruturados para fins de compliance e auditoria.
O quanto seu modelo de treinamento é eficaz?
As soluções IDP operam em um modelo de inteligência integrado que pode aprender, melhorar e se treinar com o tempo. Certifique-se de compreender a extensão de seus recursos e limitações baseados em IA e a eficácia com que ele pode incorporar informações humanas.
Você tem acesso a suporte técnico?
O fornecedor também deve fornecer acesso a treinamento técnico abrangente e suporte especializado, conforme a necessidade.
O IDP é essencial para modernizar seu local de trabalho
A integração do IDP às operações comerciais não é apenas um passo em direção à automação; é um salto em direção a um futuro mais inteligente em termos de dados. O IDP da Hyland oferece automação integrada de processos, extração avançada de dados baseada em IA e uma arquitetura altamente escalável e de pouco código para acelerar a implantação e a expansão da plataforma.
No cenário atual baseado em dados, o IDP revoluciona a forma como os dados são gerenciados com velocidade, eficiência e precisão incomparáveis. Investir no Hyland IDP é investir no futuro de sua empresa, gerando resultados comerciais valiosos e desbloqueando maiores inovações, como o estabelecimento de novos casos de uso para automação habilitada por IA.
Com seu modelo de IA que sempre aprende, o Hyland IDP só se tornará mais poderoso, preciso e rápido com o tempo, aumentando, em última análise, seu retorno sobre o investimento. Se sua meta é transformar sua empresa em uma organização digital inteligente, talvez valha a pena considerar o Hyland IDP como uma forma de dar vida a seus dados mais importantes.