Companhia aérea asiática
Maior companhia aérea de baixo custo da Ásia faz parceria com a Hyland para melhorar os workflows e a colaboração.
O desafio
A maior companhia aérea de baixo custo da Ásia queria digitalizar seus documentos em papel existentes e disponibilizá-los eletronicamente aos funcionários para melhorar os processos de workflow. A empresa queria reduzir a papelada manual e configurar o compartilhamento de documentos em oito departamentos em três países. O objetivo era simplificar os processos, integrar-se a outros sistemas de negócios e possibilitar agilidade na tomada de decisões por parte dos gestores.
Por exemplo, a companhia aérea recebe centenas de faturas em papel por dia e precisava de um sistema que pudesse capturar e armazenar eletronicamente as faturas, bem como integrá-las a workflows automatizados para melhorar o processamento. Ter um repositório centralizado facilitaria o compartilhamento e o gerenciamento de documentos, como faturas, entre departamentos, em vez de usar e-mail ou arquivos em papel.
Para esse projeto, a equipe de TI da companhia aérea avaliou os sistemas de gestão de documentos com base em seus principais requisitos, que incluíam:
- Capacidade de criar um workflow robusto para aprovação de documentos
- Ser construído a partir de uma arquitetura aberta e baseada em padrões para facilitar a integração com sistemas legados
- Integração com seu software Kofax existente para captura de documentos
- Ser um repositório centralizado seguro que pode ser usado em vários países
Com a plataforma Alfresco, os processos comerciais dos nossos clientes são mais eficientes e seus funcionários podem tomar decisões de negócios com mais rapidez, o que permitiu que eles continuassem sendo a melhor companhia aérea de baixo custo da Ásia nos últimos três anos.
— Anshul Sharma, Tech Mahindra
A solução
Depois de avaliar as soluções, o cliente escolheu a plataforma Alfresco da Hyland. Essa plataforma era a solução mais escalável e econômica, e era possível personalizá-la facilmente para atender às necessidades da companhia aérea. Desde o início, a empresa ficou impressionada com a facilidade de uso da plataforma Alfresco, que permitia que os funcionários se conectassem ao repositório de documentos a partir do seu ambiente Windows existente. Com a plataforma Alfresco, os usuários não precisavam aprender novos métodos de publicação, facilitando a transição.
Para a implementação, o cliente procurou o parceiro global da Alfresco, Tech Mahindra, para configurar o sistema e integrá-lo ao Kofax para a captura e ingestão de conteúdo. A implementação, personalização e integração foram feitas em fases ao longo de 18 meses. Era necessário configurar e personalizar o sistema para permitir login único para seus escritórios em vários países. Um repositório centralizado foi criado para os vários países que garantem acesso seguro a documentos com base em níveis de permissão.
Depois que o novo sistema foi implantado, a Tech Mahindra mapeou os workflows para a criação, revisão e aprovação de documentos. Uma interface de usuário personalizada foi criada com o logotipo da empresa, permitindo que os funcionários vissem quais documentos precisavam de revisão ou aprovação.
Os recursos de geração de relatórios também permitem que a gerência veja quais documentos estão no processo de revisão ou onde pode haver ineficiências.
A plataforma Alfresco integra-se a inúmeros sistemas legados departamentais, como o sistema de gerenciamento financeiro da empresa, para simplificar os processos comerciais, incluindo o gerenciamento de faturas. Essa integração oferece uma única interface de usuário em vários sistemas, facilitando aos departamentos a pesquisa, a recuperação e o salvamento de resultados em todos os seus sistemas. Workflows personalizados adicionais foram desenvolvidos para cada departamento com base em seus requisitos e necessidades específicos.
A diferença
- O cliente agora tem uma plataforma de conteúdo com diversos recursos para automatizar seus processos de workflow de documentos em vários países
- O processamento automatizado de faturas é simplificado com a captura de documentos da Kofax e os workflows da plataforma Alfresco
- Mais de 700 usuários ativos agora podem compartilhar e acessar documentos com segurança para melhorar a tomada de decisões
- O repositório atual da plataforma Alfresco contém mais de 50 GB de dados (o cliente captura e digitaliza entre 80 e 100 documentos em papel diariamente usando a solução de plataforma integrada Kofax/Alfresco)
Resultados
- Possibilitou o compartilhamento seguro de documentos e a colaboração em oito departamentos em três países
- Workflow centrado em conteúdo e automatizado para processos comerciais importantes e redução da necessidade de documentação em papel
- Criação de adoção imediata pelo usuário e maior colaboração da equipe
- Fornecimento de um armazenamento de conteúdo centralizado e seguro
O que vem a seguir
O cliente planeja expandir sua implementação e está analisando implementar um sistema de gestão do conhecimento na plataforma Alfresco.