Stadtwerke München GmbH: a maior empresa de serviços públicos da Europa

O desafio

A Stadtwerke München GmbH (SWM) é a maior empresa de serviços públicos da Europa e está entre os fornecedores municipais de energia e serviços mais importantes da Alemanha. A SWM fornece à cidade de Munique eletricidade, gás natural, aquecimento urbano e resfriamento distrital, bem como água doce de nascente dos Pré-Alpes da Baviera. A empresa também gerencia as respectivas redes de abastecimento de energia e água e cuida da distribuição e das vendas, enquanto opera 18 piscinas internas e externas. Sua subsidiária de mobilidade MVG opera serviços de metrô, ônibus, bonde e aluguel de bicicletas. Ao mesmo tempo, a Stadtwerke München está expandindo a fibra óptica e outras redes de comunicação para estabelecer as bases para o conectado, convidando a Munique do futuro.

Uma variedade quase ilimitada de processos traz grandes desafios

O imenso grau de diversificação implica em alta profundidade de processo para o SWM. Consequentemente, no Enterprise Content Management (ECM), não há dois processos iguais, como explica Dieter Hauer, Technical Product Owner for DMS da SWM: "No que diz respeito aos processos baseados em documentos, um abastecimento de água convencional para um apartamento ocupado pelo proprietário é muito diferente do abastecimento de água altamente regulamentado de um hospital. Isso significa que processos “prontos para uso” não ajudam. Em vez disso, precisamos de um grande grau de liberdade para ajustes, bem como de amplas possibilidades de individualização começando no nível dos funcionários administrativos”.

A solução

O Alfresco Content Services tornou-se o principal sistema de documentação técnica na Stadtwerke München, oferecendo funções de ECM abertas, flexíveis e altamente escaláveis, bem como todas as vantagens de uma plataforma moderna de serviços de conteúdo. Devido à sua perfeita integração com os aplicativos de negócios diários dos usuários do SWM, a solução garante que conteúdos de todos os tipos estejam disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar: Os funcionários podem acessar documentos, contratos, desenhos, aprovações de inspeções, contas e acordos, inclusive, por exemplo, a documentação técnica completa de uma nova conexão à rede elétrica. Ao mesmo tempo, os cálculos de custo incorporados nos arquivos de construção são armazenados em separado para cada divisão de negócios. Isso aumenta ainda mais o nível de diversificação, que pode ser mapeado facilmente com a solução.

Além disso, a Alfresco oferece funções poderosas de pesquisa. Essas se tornaram uma de suas características mais usadas, pois permitem que a Stadtwerke München acompanhe processos demorados que abrangem todo o ciclo de vida dos edifícios. Consequentemente, a empresa encontra-se no processo de mudança de complementos de terceiros para as funções nativas da plataforma. 

Essa maneira rápida e estruturada de acessar documentos armazenados por longos períodos tornou-se cada vez mais importante, pois as condições subjacentes de processos e tarefas específicos mudaram diversas vezes com o passar dos anos. Além disso, o SWM precisa de um controle de versão rigoroso para garantir que, por exemplo, todos os arquivos de construção ainda estejam válidos anos mais tarde, apesar de inúmeras recuperações e ajustes.

Integração perfeita com SAP e outras soluções

Como a estrutura organizacional da SWM abrange diversas divisões, o ambiente de software da empresa é altamente diversificado. Nos departamentos comerciais, por exemplo, os documentos são frequentemente trocados por meio dos serviços do SharePoint. Aqui, “a Alfresco demonstra seus pontos fortes na interação constante com nossas outras soluções, especialmente aqueles sistemas que usamos para documentação técnica”, diz Wolfgang Kress, chefe de integração e serviços de soluções corporativas da SWM IT.

Mais especificamente, a empresa de serviços públicos de Munique é capaz de operar três ambientes diferentes para processos baseados em documentos: documentos do SharePoint for Office, outra ferramenta para protocolos de inspeção e outros documentos relacionados ao SAP e Alfresco para processos com mudanças e ajustes constantes. “E a interação de todos esses programas e processos de aplicação via Alfresco é verdadeiramente exemplar”, acrescenta Wolfgang Kress.

Uma das principais razões para isso são os funcionários da SWM, muito experientes em tecnologia e gostam de ser práticos nos processos de desenvolvimento, programação e otimização. “O conceito de código aberto do Alfresco é muito útil, pois podemos fazer ajustes individuais sempre que necessário e sem muito esforço”, relata Dieter Hauer.

Dos cerca de 10 mil funcionários da SWM, cerca de 4 mil utilizam a solução Alfresco. Apesar do alto número de usuários, a solução sempre funciona sem problemas. Wolfgang Kress explica: “Nos últimos anos, não recebemos nenhuma reclamação sobre o desempenho do sistema ou a operabilidade de nossas ferramentas de front-end. Todos os nossos usuários utilizam o Alfresco sem problemas”.

Muitos dos aplicativos padrão da SWM têm seu próprio arquivo ou sistema de gestão de documentos. “Muitas vezes, isso não é suficiente para nossas aplicações, e é por isso que também utilizamos a Alfresco para essa finalidade”, explica o especialista técnico Dieter Hauer. Há cerca de 10 aplicações conectadas à solução Hyland. 

Totalmente satisfeito com Alfresco

Alfresco tem sido amplamente utilizada na SWM há mais de 10 anos e continuará a desempenhar um papel importante para a Stadtwerke München. O mais recente tema quente é a mineração de dados, pois a gestão da empresa visa impulsionar a detecção e o processamento de metadados. Ao mesmo tempo, a equipe está trabalhando em gêmeos digitais e otimização de dados, áreas nas quais “o ECM desempenha um papel significativo”, de acordo com Dieter Hauer.

O veredicto da SWM sobre a Alfresco é positivo em todos os aspectos: "A estabilidade nativa da plataforma, ferramentas poderosas e facilidade de uso, combinadas com nosso contato próximo com seu fornecedor, são as principais razões pelas quais estamos totalmente satisfeitos com a Alfresco", explica Dieter Hauer. "Podemos integrar outras soluções por meio de APIs padrão. Também valorizamos muito a possibilidade de desenvolver nossos próprios front-ends e módulos com métodos e protocolos padrão, bem como o enorme grau de liberdade que o sistema de código aberto Alfresco oferece", acrescenta Wolfgang Kress.

A diferença

A plataforma Alfresco da Hyland é construída em um núcleo de código aberto com padrões e APIs abertos, o que a torna facilmente integrável e garante que ela possa ser personalizada para atender aos requisitos comerciais. A arquitetura aberta e modular, bem como as APIs e SDKs REST, facilitam uma extensão flexível da plataforma Alfresco para atender às demandas comerciais. Além disso, o Alfresco Development Framework oferece ampla gama de componentes reutilizáveis e altamente configuráveis, que podem ser usados para desenvolver aplicativos modernos e responsivos para navegadores e dispositivos móveis. Além disso, a Hyland oferece suporte imediato para os principais aplicativos, como Microsoft Office, Office 365, Google Docs, Salesforce e outros.