Ministério da Justiça da Espanha
O Ministério da Justiça da Espanha e, mais especificamente, o setor de produtos horizontais, precisava modernizar e digitalizar seus processos documentais.
O desafio
O Ministério da Justiça da Espanha e, mais especificamente, o setor de produtos horizontais, precisava modernizar e digitalizar seus processos documentais. Com um grande número de aplicativos e usuários internos e externos, o Ministério da Justiça precisava de uma solução robusta para gerir, armazenar e acessar documentos de forma eficiente e segura.
A solução
Para enfrentar esses desafios, o Ministério da Justiça selecionou a plataforma Alfresco, da Hyland, para seu sistema de gestão de documentos em 2011.
A Diretoria Geral de Transformação Digital é responsável por planejar e gerenciar a transformação digital no setor de justiça. A implementação da Alfresco permitiu que o ministério oferecesse serviços de documentos para aplicativos internos e usuários finais por meio de nuvens dedicadas.
Serviços oferecidos
A plataforma Alfresco da Hyland para gestão de documentos oferece dois serviços principais:
- Serviços para aplicativos: atua como um repositório de documentos para todos os aplicativos departamentais, promovendo a integração e a gestão de conteúdo.
- Serviços ao usuário final: fornece armazenamento e acesso a documentos para vários níveis judiciais, desde a Suprema Corte aos tribunais de justiça.
A diferença
A Alfresco trouxe benefícios significativos ao Ministério da Justiça, incluindo a facilitação e universalização do acesso por meio da simplificação de ambientes e padronização da gestão de documentos. Também melhorou a segurança e a auditoria, que são fundamentais para o departamento. Além disso, conseguiu lidar e otimizar com eficiência o grande volume de documentos e transações diárias, com uma média de 109 mil arquivos e 300 mil transações por dia.
Para suporte e manutenção, eles têm uma equipe de seis engenheiros qualificados, e o suporte de excelência da Alfresco garante um serviço de manutenção eficiente. Eles também têm um console de administração global, uma ferramenta centralizada de gestão, auditoria e análise estatística que melhora a tomada de decisões e a escalabilidade da plataforma.
Interfaces de usuário personalizadas foram implementadas para viabilizar o acesso e a gestão de documentos. A integração com sistemas como gestão de identidade e assinaturas eletrônicas também foi fornecida para simplificar os fluxos de trabalho.