Scania
Fabricante sueca facilita a colaboração e o compartilhamento de conhecimentos entre trabalhadores de todo o mundo.
O cliente
Um dos principais fabricantes mundiais de caminhões e ônibus, bem como de motores industriais e marítimos, a Scania opera em mais de 100 países e emprega cerca de 41 mil pessoas em todo o mundo.
Com atividades de pesquisa e desenvolvimento concentradas na Suécia, a produção da empresa ocorre principalmente na Europa e na América do Sul, e uma rede de centros de produtos regionais realiza a montagem, trabalho em carroceria e adequação de veículos adaptados localmente.
Escritórios locais de compras na Polônia, República Tcheca, Estados Unidos e China complementam o departamento de compras corporativas da empresa na Suécia. Além disso, cerca de 20.000 pessoas trabalham na organização independente de vendas e serviços da Scania.
O desafio
A identidade da Scania é moldada por seus clientes, produtos e pelas pessoas da empresa; seus valores e métodos de trabalho abrangem três valores fundamentais – “o cliente em primeiro lugar”, “respeito pelo indivíduo” e “qualidade”. Eles formam a base da cultura, liderança e sucesso comercial da Scania.
A capacidade dos colegas de trabalho de encontrar e compartilhar informações e conhecimento é fundamental para o sucesso atual e futuro da Scania. A Scania acredita que todos os seus funcionários são trabalhadores do conhecimento e se dedica a criar uma organização de aprendizado na qual as pessoas possam compartilhar informações e entendimento para maximizar sua satisfação no trabalho e criar uma vantagem competitiva sustentável.
Responsável por um portfólio de serviços que auxiliam os funcionários da Scania em seus negócios diários, Niclas Lillman, gerente de serviços centrais de colaboração da Scania, descreve a missão do ECM da empresa.
“Queremos que os funcionários da Scania em todo o mundo possam se conectar, colaborar e trocar conhecimento, usando uma plataforma de tecnologia que permita o compartilhamento de documentos e possa incorporar qualquer usuário em potencial na cadeia de valor do conhecimento – incluindo nossos fornecedores externos, distribuidores e revendedores.”
Uma implementação anterior do sistema de compartilhamento de arquivos não fornecia a funcionalidade e a facilidade de uso que a Scania precisava para permitir sua visão de compartilhamento e colaboração "sem restrições". Querendo eliminar o risco de os usuários recorrerem a serviços de compartilhamento não seguros centrados no consumidor, deu-se início à busca por uma solução de colaboração verdadeiramente de classe mundial.
A solução
Lillman descreve os principais requisitos para a nova plataforma de tecnologia de gestão de conteúdo corporativo (ECM) da Scania. “Com base em padrões abertos, ela precisava apresentar um modelo de licenciamento realista, contar com diversas funcionalidades e, acima de tudo, ser fácil de usar”, explica. “Além da capacidade de expansão impressionante, queríamos ser capazes de integrar a plataforma de ECM a uma variedade de ambientes, inclusive software de produtividade populares, bem como nossa extranet e intranet.”
Após uma extensa avaliação das soluções concorrentes, a plataforma Alfresco da Hyland foi escolhida como o sistema de ECM que forneceu os padrões abertos que a Scania precisava para ampliar o compartilhamento de conhecimento dentro e fora da empresa.
"Muitos dos modelos de licenciamento das soluções concorrentes eram altamente inflexíveis e caros. Além disso, de um ponto de vista técnico, seria desafiador, se não impossível, implantá-lo para usuários e clientes externos. Isso o tornou incompatível com nossa visão de compartilhamento de conhecimento a longo prazo."
Em menos de quatro semanas, a Scania implementou com sucesso a plataforma Alfresco para 5.000 usuários, migrando 20.000 documentos de uma solução legada para dar suporte a seus funcionários. “Literalmente rodamos a plataforma Alfresco assim que a recebemos”, confirma Lillman. “A flexibilidade inata da plataforma significou que, em pouco tempo, fomos capazes de facilitar o compartilhamento de informações em toda a organização por meio de um serviço centralizado que os usuários podem usar como bem entenderem.”
Inicialmente, a plataforma Alfresco foi disponibilizada para grupos-alvo dentro das operações comerciais da Scania. Qualquer pessoa é livre para criar um site de compartilhamento de conhecimento e começar a colaborar com outras pessoas. Hoje, a plataforma está capacitando projetos interfuncionais e organizacionais, fóruns e outras atividades de compartilhamento de conhecimento e práticas recomendadas. Os proprietários do site decidem se o site é aberto e acessível a todos ou se os participantes devem se inscrever ou ser convidados para se tornar membros.
Pela primeira vez, grupos comerciais externos em mais de 100 mercados, muitas vezes operando suas próprias redes e diretórios, agora podem se conectar. Graças à plataforma Alfresco, também conseguimos facilitar a colaboração baseada em documentos entre as equipes internas de P&D, industrial e de manufatura, algo que antes seria difícil de alcançar.
—Niclas Lillman, gerente de serviços de colaboração central
A diferença
- O compartilhamento de conhecimento orgânico dentro e fora da organização agora é possível – distribuidores e revendedores podem compartilhar e colaborar por meio da extranet da empresa e há planos para estender o acesso a outros grupos-alvo também.
- Até 40 mil usuários internos se beneficiarão em breve da colaboração aprimorada no local de trabalho e do compartilhamento de conhecimento, possibilitado pela plataforma Alfresco, ampliando ainda mais os recursos de uma força de trabalho digital verdadeiramente capacitada.
- Funcionários e parceiros anteriormente impossibilitados de se conectar agora podem compartilhar práticas recomendadas, colaborar em fóruns com pessoas de diversas funções e organizações, bem como redes sociais, além de se beneficiar de um ambiente dinâmico de compartilhamento de informações.
Hoje, a plataforma Alfresco possibilita que 5 mil funcionários que operam no mundo abrangente da Scania se conectem e compartilhem milhares de informações por meio de documentos de maneira rápida e eficiente.
Há planos em andamento para estender essa capacidade de colaboração a todos os funcionários do grupo Scania, permitindo mais cooperação multifuncional entre todos os funcionários e também terceiros.
“Nossa função é atuar como um facilitador, proporcionando um serviço central que os usuários possam utilizar da maneira que melhor se adapte às suas próprias necessidades”, continua Lillman. “É bem simples, a plataforma Alfresco atua como repositório de informações e ferramenta de colaboração que funciona em segundo plano, e os usuários aplicam sua própria criatividade para criar modelos de compartilhamento de conhecimentos que funcionam de maneira mais eficiente para as necessidades deles.”
No que diz respeito a avaliar o retorno da implementação da plataforma Alfresco na Scania, Lillman filosofa sobre os ganhos. “Nossa visão corporativa de longo prazo sobre colaboração aprimorada deu um grande passo à frente — e isso não tem preço.”