Autoridade Municipal de Roterdã

Colaboração digital em um único arquivo é um tópico que está mais relevante do que nunca. Mas como conseguir isso em uma organização onde tantos documentos são criados e usados todos os dias? Como manter uma visão geral e manter o controle? A Autoridade Municipal de Roterdã foi em busca de respostas para essas mesmas perguntas.

Quatro pontos focais para atingir os objetivos

A colaboração digital está se tornando rapidamente a regra, e é por isso que o município de Roterdã começou a procurar uma solução para apoiar a colaboração em arquivos digitais. Seus principais focos foram rastreabilidade, integralidade, segurança e atendimento à legislação e regulamentação. Pretendia implementar um sistema de gestão documental a nível do grupo que pudesse garantir estas quatro áreas-chave através de autorizações, pistas de auditoria, gestão de arquivos, interfaces de fácil utilização e automatização de processos, por exemplo.

Outro pilar importante da colaboração digital é a automatização de processos que envolvem arquivos administrativos de tomada de decisões. Uma carga de integração genérica também fornece um link para outros aplicativos e serviços de tarefas, como assinatura digital e geração de documentos.

Da colaboração e arquivamento a UX

A principal prioridade foi que a solução proporcionasse aos utilizadores um suporte ótimo, a fim de incentivar a colaboração de ficheiros digitais e garantir que o município tivesse o controlo da informação.Com uma abordagem centrada no usuário, envolvemos o usuário em todas as fases do processo. Ao realizar pesquisas sobre a experiência do usuário (UX) e usando um sistema de design, criamos uma solução consistente, acessível e fácil de usar para o grupo-alvo.

É claro que também pensamos na parte de gerenciamento. Ao usar uma abordagem de "arquivamento por projeto" desde o início, a conformidade com a legislação e os regulamentos relativos ao armazenamento e destruição de informações é garantida desde o momento em que um novo arquivo é criado. Por exemplo, considera-se antecipadamente a forma como os ficheiros serão devidamente arquivados no final do prazo, o que é extremamente conveniente. Como resultado, o controlo sobre a informação aumentou enormemente numa solução sustentável e orientada para o futuro.

O município de Roterdã também está preparado para o futuro do ponto de vista tecnológico. Com a moderna plataforma nativa da nuvem da Alfresco, a prefeitura adquiriu uma solução que pode ser desenvolvida nos próximos anos. Ao aplicar uma arquitetura de microsserviços, implementamos uma solução escalável e preparada para o futuro. Além disso, o Alfresco é de código aberto e usa padrões abertos.

Colaboração digital e baseada em Roterdã para funcionários felizes

A nova plataforma garante que os funcionários possam obter facilmente as informações de que precisam para realizar bem seu trabalho. A digitalização e a automação dos processos os tornaram mais rápidos e proporcionaram maior percepção. Graças ao fato de que a legislação e as normas relativas à retenção e à destruição de dados foram levadas em consideração desde o início, o controle sobre as informações aumentou gigantemente. O município de Roterdã agora pode garantir os quatro principais pontos de foco: integridade, rastreabilidade, segurança e conformidade com a legislação e os regulamentos. E, talvez o mais importante, os usuários estão felizes e otimistas com essa nova solução!

Parcerias

Desde o início, a chave para o sucesso foi a cooperação entre o município de Roterdã e a Incentro. Dentro dessa parceria florescente, ambas as partes têm se esforçado ao máximo para causar um impacto juntas. Com uma nova forma de trabalho ágil para o município de Roterdã, desenvolvemos a solução em um processo iterativo. Como especialistas na plataforma Alfresco, nossos Incentronautas fizeram o máximo para desafiar o município e construir uma ótima solução. O envolvimento dos usuários finais e o foco na experiência do usuário são fundamentais para esse processo, para que possamos incorporar continuamente o feedback da organização na próxima iteração.