Mintel
Agência global de pesquisa e inteligência de mercado elimina a necessidade de mais de 10 sistemas diferentes de gestão de conteúdo com apenas um — a plataforma Alfresco da Hyland.
O desafio
Fundada em 1972 e sediada em Londres, a Mintel é a principal agência de inteligência de mercado do mundo, com mais de 1.200 funcionários em seus escritórios globais. A Mintel usa dados, insights e conhecimento multidisciplinar para ajudar seus clientes a entender melhor as necessidades do consumidor e as tendências do mercado. O volume de conteúdo da empresa é enorme e não mostra sinais de desaceleração.
O gerenciamento desse conteúdo era um desafio constante. Em 2014, a Mintel utilizava mais de 10 sistemas independentes legados de gestão de conteúdo personalizado criados ao longo de 20 anos — o que dificultava até mesmo a execução da menor tarefa.
"Tínhamos conteúdo semelhante em diferentes lugares. Estava tudo separado. Encontrar a versão certa de qualquer documento em qualquer coisa antiga era quase impossível", disse a engenheira de software principal Ana Gouveia.
Então, a Mintel traçou um plano: um sistema de gestão de conteúdo (CMS) para gerir todos.
Tínhamos conteúdo semelhante em diferentes lugares. Estava tudo separado. Encontrar a versão certa de qualquer documento em qualquer coisa antiga era quase impossível.
— Ana Gouveia, engenheira principal de software da Mintel Group Ltd.
A solução
A Mintel recorreu à plataforma Alfresco da Hyland para ajudá-la a controlar a criação, a gestão e a publicação de todo o seu conteúdo em um só lugar.
Para testar a funcionalidade da plataforma, a Mintel decidiu iniciar sua transformação digital com relatórios de conteúdo de formato mais longo, que incluem dados detalhados sobre o consumidor e o mercado. Tradicionalmente, a publicação de um desses relatórios levava de três a quatro meses, exigindo 17 fluxos de trabalho e mais de 150 tarefas de usuário. Além disso, foram implementadas regras de processo e permissões rigorosas para garantir a segurança dos dados dos consumidores. Primeiro, a Mintel realizou uma fase de coleta de conhecimento para entender melhor como os funcionários que participavam da publicação de conteúdo trabalhavam. Em seguida, implementou fluxos de trabalho e os testou em um grupo de foco para permitir que os gerentes vissem onde ocorriam atrasos e erros no processo.
Com esses insights, a Mintel construiu recursos de gestão de conteúdo com base no Alfresco Share. O mecanismo de workflow incorporado da plataforma oferece a todos os gerentes uma visão completa de cada relatório — inclusive o relatório de progresso, as próximas etapas e a trilha de auditoria da atividade — em um piscar de olhos.
Depois de concluir o projeto de conteúdo de formato longo, a Mintel decidiu abordar seu conteúdo de formato curto. A empresa optou por uma estratégia de criação de conteúdo que priorizasse a Web porque "queria que os analistas pudessem escrever seu conteúdo da forma como ele apareceria para os clientes, mas ainda assim aproveitassem todas as funcionalidades que criamos para os relatórios e que o Alfresco oferece, como controle de versão, fluxos de trabalho e permissões", disse Gouveia.
Em um ano, a equipe criou o Mintel Editor, uma biblioteca para o Alfresco Share que permite a edição de HTML com esses recursos. A implementação permitiu que a Mintel começasse a eliminar seus sistemas legados de gestão de conteúdo. Em seguida, a Mintel planeja terminar de consolidar seu conteúdo na biblioteca do Mintel Editor para que todos os sistemas legados possam ser desativados.
A Mintel implementou a solução da plataforma Alfresco de forma impressionante e obteve os benefícios com uma equipe de cinco pessoas. Havia três engenheiros de software e um gerente de produto sênior trabalhando junto com Gouveia . Isso demonstra a facilidade de uso, implantação e configurabilidade inerentes à plataforma Alfresco.
A diferença
Menor tempo de lançamento no mercado
A utilização de uma única solução eficiente de serviços de conteúdo permitiu à Mintel reduzir a velocidade de lançamento no mercado e diminuir o tempo de ciclo de publicação. Graças à plataforma Alfresco, Gouveia disse: "Entregamos novos produtos com muita facilidade".
A agilidade proporcionada pelo Alfresco ficou especialmente evidente durante a pandemia da COVID-19. Gouveia disse que a plataforma “possibilitou uma resposta tranquila” porque “tinha todo o conteúdo e toda a pesquisa em um só lugar”, e tudo era facilmente acessível sob demanda.
"Foi fácil colaborar mesmo de forma assíncrona e ainda entregar conteúdo dentro do prazo e com o mesmo nível de qualidade a que nossos clientes estão acostumados", disse ela.
Mais consistência da marca
A consistência da marca também aumentou em toda a empresa. "O conteúdo fica bem em qualquer dispositivo. Tudo é consistente. Se você vir uma peça da Mintel, ela sempre parecerá mais ou menos igual”, disse Gouveia.
Dados de desempenho altamente visíveis
Além disso, a Mintel agora tem métricas de uso que podem ser usadas para avaliar o desempenho de suas equipes e do conteúdo. Essas informações orientadas por dados informam a tomada de decisões de gestão para oferecer suporte a melhorias operacionais e fornecer visibilidade imediata da produtividade e das tendências.
Redução de custos por meio de operações simplificadas
Talvez o mais benéfico para os resultados da Mintel seja que uma solução de gestão de conteúdo substituiu mais de 10, economizando custos consideráveis para a empresa em termos de operações e manutenção.
"Todo o conteúdo está no mesmo lugar. Dá para reaproveitá-lo porque tudo está no mesmo sistema”, disse Gouveia.