L'Oréal
A L’Oréal utiliza a Plataforma Nuxeo da Hyland para capacitar 6 mil usuários globais a gerenciar e entregar valor do seu diversificado portfólio de marcas, que abrange 7 milhões de documentos.
O desafio
Para se manter à frente em um mercado competitivo, a L'Oréal investe fortemente em inovação, com 4.000 cientistas e 5.500 especialistas técnicos e digitais e um orçamento de US$ 1 bilhão em Pesquisa e Inovação. Em 1998, a empresa iniciou o projeto Milor para criar um banco de dados de documentos digitais sustentável para pesquisa e inovação, inicialmente focado na redução do uso de papel e no aprimoramento do gerenciamento de documentos.
No entanto, nos últimos anos, a L'Oréal percebeu que esses sistemas antigos estavam atrapalhando: enfrentavam problemas de usabilidade com a base de documentos existente, especialmente para encontrar documentos devido a classificações e subpastas complexas. Precisavam oferecer aos funcionários uma experiência de usuário aprimorada, obter conformidade com o GDPR e melhorar o controle de qualidade dos dados.
A solução
A L'Oréal pesquisou o mercado de serviços de conteúdo e escolheu a Plataforma Nuxeo da Hyland por sua interface fácil de usar, arquitetura nativa em nuvem, escalabilidade, recursos low-code, capacidade de integração com o sistema de informações da L'Oréal e gerenciamento de API.
A implementação continha o Milor+, projeto de transformação de documentos, com foco na classificação baseada em metadados em vez de estruturas de pastas complexas, além de utilizar a plataforma de gestão de documentos da Nuxeo e um módulo inteligente desenvolvido em colaboração com a equipe de Serviços Profissionais da Hyland. Os principais objetivos eram a categorização do gerenciamento de direitos de acesso, confidencialidade, retenção de documentos e identificação de dados pessoais.
A diferença
Atualmente, o Milor+ gerencia mais de 7 milhões de documentos com 6.000 usuários em todo o mundo e oferece suporte a 1.500 equipes de pesquisa e operações em todo o mundo. O projeto funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, com 70.000 documentos importados por mês (10.000 manualmente e 60.000 automaticamente) e 90.000 consultas diárias. O Milor+ gerencia vários tipos de documentos, incluindo arquivos de matéria-prima, certificações, avaliações, arquivos de comunicação e anúncios, com a capacidade de gerenciar mais tipos de documentos sendo expandido continuamente.
Olhando para o futuro
A L'Oréal está planejando atualizar para a versão LTS 2023 do Nuxeo e integrar assinaturas eletrônicas através do DocuSign. As iniciativas futuras incluem a exploração de recursos de IA generativa para extrair valor de dados não estruturados no banco de dados de documentos.