Liberty Mutual Insurance
Seguradora global economiza US$ 21 milhões em cinco anos com ajuda da Hyland.
A Liberty Mutual garante um futuro sem papel com o Alfresco Content Services na AWS
A Liberty Mutual Insurance formou sua unidade comercial Global Specialty em 2012 para impulsionar o crescimento em 18 mercados em todo o mundo. Desde o início, o objetivo era criar um negócio que usasse menos papel.
“Queríamos criar equipes globais de produtividade que pudessem colaborar e aproveitar nossa escala de maneira digital”, conta a vice-presidente sênior e CIO da Global Specialty.
Na época, a organização tinha alguns sistemas táticos de gestão de documentos, mas eles eram isolados e baseados em tecnologia lenta e desatualizada. Além disso, os arquivos eram armazenados em centros de dados nos Estados Unidos, o que atrasava ainda mais o acesso ao conteúdo por uma base de usuários globalmente dispersa.
Gestão de conteúdo na nuvem
A visão da vice-presidente sênior e CIO era fornecer uma solução com implantação remota que permitiria operações sem papel em todo o mundo.
"Nosso objetivo era fornecer recursos globais de gestão de documentos que seriam eficazes localmente, independentemente de os usuários estarem na Ásia-Pacífico, Europa, América do Norte ou América Latina", disse a executiva.
A equipe também encarou a iniciativa como uma oportunidade para otimizar a conformidade regulatória e acelerar a entrega de soluções com desenvolvimento e implantação automatizados.
A plataforma Alfresco foi a única solução de ECM que atendeu plenamente à nossa exigência de funcionalidades nativas de nuvem.
— Vice-presidente sênior e CIO da Global Specialty
Plataforma Alfresco na Amazon Web Services
A Global Specialty entrou em operação com o Alfresco Content Services e o Alfresco Governance Services em execução na Amazon Web Services (AWS). A solução fornece recursos de gerenciamento de arquivos e registros eletrônicos que se integram perfeitamente aos principais aplicativos de seguros da empresa.
De acordo com a vice-presidente sênior e CIO, a plataforma Alfresco da Hyland foi a única solução de ECM que “atendeu totalmente aos nossos requisitos de recursos nativos da nuvem”. Outras vantagens incluem o volume reduzido da plataforma, as APIs REST e o suporte a CMIS, as referências sólidas aos clientes e um modelo de código aberto empresarial que garante que estamos recebendo a atenção de que precisamos como uma empresa da Fortune 75.”
“Absolutamente um sucesso” com os usuários finais
A Global Specialty implementou a solução da plataforma Alfresco para subscritores e gerentes de sinistros em vários escritórios e linhas de produtos. A vice-presidente sênior e o CIO chamam o feedback do usuário de "extremamente positivo". Os funcionários continuam usando aplicativos front-end familiares, enquanto o Alfresco trabalha em segundo plano — automatizando tudo, desde a recuperação de documentos até o gerenciamento de registros.
A organização configurou ambientes AWS na Ásia-Pacífico, na Europa e no Reino Unido para que os usuários internacionais possam acessar e compartilhar documentos mais rapidamente.
"A solução eliminou cada um de nossos problemas de desempenho", disse a executivo. "Nossos subscritores e a equipe de sinistros podem se concentrar nos problemas de negócios e não se preocupar com a tecnologia."
Economia de US$ 21 milhões
O Alfresco Content Services ajudou a Global Specialty a digitalizar suas operações. E a recompensa é imensa. A organização espera economizar US$ 21 milhões em cinco anos, graças a uma enorme redução nos custos com papel, impressão e armazenamento de documentos.
A equipe de TI trabalhou em estreita colaboração com os profissionais para criar uma solução “na qual papel não fazia parte do processo”, afirmou a vice-presidente sênior e CIO.
Uma forte ênfase na instrução do usuário e o acesso mais rápido ao conteúdo mudaram a forma como as pessoas trabalham. Com as informações ao alcance das mãos, os usuários não se sentem impelidos a imprimir documentos, e a empresa está fechando suas grandes salas de arquivo.
Um "salva-vidas" para a conformidade regulatória
A vice-presidente sênior e CIO também destaca os benefícios de usar o Alfresco Governance Services para otimizar a conformidade com os regulamentos de privacidade e retenção de dados em todo o mundo. A Global Security agora pode aplicar as políticas de gestão de registros de forma consistente a uma única fonte de verdade hospedada em um ambiente seguro da AWS.
“Isso tem sido um salva-vidas para nós, à medida que regulamentos como o GDPR e outros entram em vigor”, afirmou a executiva.
A vice-presidente sênior e CIO aconselha as empresas que adotam serviços de conteúdo baseados em nuvem a reservar tempo para instrução e alinhamento internos. Sua equipe teve várias reuniões com as equipes de privacidade e conformidade de dados para acostumá-las com a ideia de ter os dados do cliente em um aplicativo de produção em nuvem.
Implantação em 30 minutos
A Global Specialty aproveitou as funcionalidades nativas de nuvem da plataforma Alfresco para diminuir o tempo de lançamento e maximizar o valor da solução em toda a empresa. A organização pode implantar um ambiente da plataforma Alfresco totalmente funcional na AWS em apenas 30 minutos usando infraestrutura como automação de código e pipelines de integração e entrega contínuas (CI/CD).
“Levamos apenas alguns minutos para construir algo que poderia ter levado semanas, se não meses”, disse a vice-presidente sênior e CIO. “E podemos reutilizar os planos de implantação que desenvolvemos para criar novos ambientes da plataforma Alfresco em outras partes da Global Specialty ou na Liberty Mutual como um todo.”
300 milhões de documentos
Depois de uma parceria bem-sucedida de três anos, a Alfresco tornou-se a provedora de ECM preferida da Global Specialty. A equipe continuará expandindo os recursos da plataforma Alfresco para outras partes de suas organizações de subscrição e gestão de sinistros. Os planos de longo prazo incluem o uso da plataforma Alfresco para gerenciar todos os registros da empresa.
Ao observar o valor obtido pela Global Specialty com a solução de ECM baseada em nuvem, outras unidades estratégicas de negócios da Liberty Mutual, incluindo a U.S. Consumer Markets (Mercados de consumo dos EUA) e a Commercial Insurance (Seguro comercial), padronizaram o uso da plataforma Alfresco A vice-presidente sênior e CIO prevê que a Liberty Mutual em breve gerenciará 300 milhões de documentos no Alfresco na AWS.
“Isso deve sanar qualquer dúvida sobre se esta é uma solução escalável”, disse a executiva com um sorriso.