Heinen’s Grocery Store
Minimercado se expande com solução de RH baseada em nuvem da Hyland.
O desafio
Em 1929, um pequeno açougue abriu no lado leste de Cleveland. Até 2010 os negócios da Heinen's tornaram-se uma cadeia de supermercados premium de sucesso com 17 lojas em todo nordeste de Ohio.
O próximo objetivo da Heinen's era a expansão para a área de Chicago, mas a empresa percebeu que seus processos de Recursos Humanos (RH) não acompanhariam. Sua pequena sala de arquivos já acomodava 4 associados, bem como arquivos pessoais e médicos relacionados que ameaçavam consumir o espaço.
A solução
Antes de implementar a plataforma OnBase da Hyland, os processos manuais de RH da Heinen’s desperdiçavam muito papel e exigiam horas de seus funcionários arquivando papéis e rastreando informações.
“Nós apenas tivemos que sair debaixo de todo o papel. Antes de 2012, nós tínhamos uma organização menor. Nos próximos anos teríamos um crescimento expressivo, e nós percebemos que os processos atuais seriam prejudiciais àquele crescimento”, conta Jennifer Artino, gerente de saúde e segurança na Heinen’s.
De processamento duplicado e planilhas divergentes até problemas com lojas usando formulários desatualizados para alterações de status de associados, estava claro que os processos precisavam ser alterados.
A Heinen’s escolheu uma solução OnBase hospedada em nuvem para simplificar o gerenciamento de informações relacionadas. Hospedando mais de 90 tipos de documentos digitais de RH para cada associado, o OnBase fornece um método mais rápido e seguro de armazenar, acessar e compartilhar os arquivos relacionados. O compartilhamento de documentos para um caso de RH, por exemplo, agora é possibilitado pela integração com o Outlook. Funcionários podem enviar arquivos do OnBase de forma segura, bem como carregar arquivos ao sistema — tudo sem sair de seus clientes de e-mail. E com o acesso remoto aos documentos dos associados, os representantes de RH têm a flexibilidade de trabalhar em vários locais da loja.
De 2011 a 2012, a empresa cresceu de 20% a 25%, abrindo 4 novas lojas. Mas o número de pessoas trabalhando continuou o mesmo no RH.
— Bob Walters, analista de negócios da Heinen's
Com a inclusão da automação de workflow do OnBase, a Heinen’s acelerou processos vitais de RH, como mudanças de status dos associados, solicitações de férias e rastreamento de reconhecimento de políticas e procedimentos. Funcionários do RH também usam o OnBase WorkView|Case Manager para gerenciar solicitações de licença prolongada como FMLA [Family and Medical Leave Act] e invalidez temporária De uma tela, a solução fornece uma visualização de 360º de toda a informação e documentação relacionada a cada solicitação.
Por que usar a hospedagem em nuvem? Bob Walters, analista de negócios e administrador do sistema OnBase na Heinen’s, fala que a companhia percebeu que hospedar informações no local era ineficiente e arriscado.
“Nós hospedamos soluções antes e sabíamos que não queríamos estar nos negócios de centros de dados”, conta Walters. “É caro e difícil. Gerenciar um servidor é um trabalho por si só. E se algo acontece e o servidor é destruído? Nós queríamos saber com certeza que os dados estavam sendo cuidados fora do nosso prédio”.
Outro bônus por ter uma solução OnBase hospedada em nuvem? As atualizações, que são totalmente executadas pela Hyland.
Incrivelmente, a Heinen’s manteve seu crescimento durante a expansão ao mercado de Chicago sem adicionar funcionários em seu escritório principal.
“De 2011 a 2012, a companhia cresceu de 20% a 25%, abrindo quatro novas lojas. Mas o número de órgãos que realizam o trabalho permaneceu o mesmo no RH", disse Walters.
Atualmente, os documentos e processos dos 3.393 funcionários da Heinen’s, contratados por seus 23 supermercados, escritórios corporativos, dois armazéns e uma instalação de manufatura recentemente aberta, fluem perfeitamente através do departamento de RH centralizado da companhia. Walters sinaliza um melhor atendimento ao cliente como um dos benefícios mais influentes desse processamento otimizado.
“Ter o OnBase em funcionamento nos capacita para atender melhor nossos clientes,” ele afirmou. “Nós somos um supermercado, e agora temos que focar em nossos pontos fortes”.
A diferença
Fornece acesso imediato aos documentos e informações: Os associados de RH podem acessar informações relacionadas, seja trabalhando no escritório principal ou remotamente em uma loja, armazém ou instalação de manufatura.
Melhora o atendimento ao cliente: a organização e seus associados foram libertados da frustração e dos processos baseados em papel para focar em oferecer um ótimo serviço aos clientes do supermercado.
Reduz risco: a hospedagem em nuvem garante que todas as informações relacionadas serão armazenadas de forma segura fora das premissas.
Dimensiona com facilidade: os associados do RH podem gastar seu tempo com mais eficiência, reduzindo a necessidade de funcionários adicionais à medida que a companhia cresce.