Grupo Eulen

O desafio

O Grupo EULEN é uma empresa líder na prestação de serviços para empresas, instituições e administrações públicas. É caracterizado principalmente por sua diversificação empresarial, atuando em setores como limpeza, manutenção integral e trabalho temporário, entre outros. Atualmente, o Grupo tem mais de 7 mil clientes e está presente na Europa, na Ásia e na América Latina.

Graças à sua presença em toda a rede global e espanhola de negócios, o Grupo EULEN tem mais de 75 mil funcionários e tem forte compromisso social. Promove positivamente o acesso das mulheres ao mercado de trabalho e sua força de trabalho de funcionários portadores de deficiências ultrapassa 12 mil pessoas.

Como uma grande empresa que opera em países onde a digitalização é menos comum do que na Europa, o Grupo EULEN enfrentou um grande desafio devido à sua dependência de documentação em papel. De acordo com as estimativas da empresa, trabalhavam com mais de 2.500 documentos diariamente, subdivididos em quase 200 tipos diferentes.

Como fator adicional de conflito, vale ressaltar que cada pessoa e departamento trabalhou à sua maneira, tornando impossível a padronização. Ao mesmo tempo, o O Grupo EULEN utilizou três gestões de documentos diferentes. Em última análise, era necessário uma digitalização abrangente, um novo modus operandi em que os documentos "nascessem digitais" e morressem digitais". Para conseguir isso, a empresa se propôs a alcançar os seguintes objetivos:

• Gerar documentos no formato digital.
• Armazenamento adequado ou guarda segura de arquivos.
• Garantir a proteção de dados.
• Possibilitar o acesso seguro e fácil à documentação.
• Envios automáticos de documentos
• Integrar o gerenciador de documentos com outros sistemas
• Implementação de assinatura digital

A solução

Para enfrentar esse desafio, a gerência da EULEN lançou o projeto Ártica, baseado no software Alfresco. O processo começou em 2018 com a implementação de uma consultoria estratégica capaz de criar um centro de competência. A etapa seguinte foi a consolidação da plataforma e a criação de um decálogo de boas práticas e de um roteiro.

Dois anos depois, o trabalho de campo começou: mais de 95mil registros foram carregados e a integração de impressoras multifuncionais (junto com outros sistemas) foi realizada. Nessa fase, foram integrados 69 tipologias de documentos e 9 modelos. Embora a digitalização completa dos processos seja iminente, não foi possível dispensar as impressoras, pois alguns funcionários ainda não tinham acesso ao e-mail.

A fase seguinte começou em 2022 e se concentrou principalmente em administração de pessoal, proteção de dados e na integração de contratos e serviços de assinatura. Especificamente, mais de 1 milhão de documentos foram migrados e foi concluída a integração de 90 tipos de documentos e cerca de 800 modelos. Graças a à facilidade de personalização da Alfresco, a criação de uma interface fácil de usar era uma tarefa simples.

No momento, a Arctica reúne informações muito diversas e tem que ser alimentada por várias fontes de informação. Atualmente, há três provedores de assinatura:

• ERP
• Google Docs - Um pré-requisito para o pacote de escritório do EULEN Group.
• Impressora multifuncional - Como previsto, um bom número de funcionários entregou suas cartas de demissão (ou outros documentos) em papel. Graças ao Alfresco, uma vez digitalizado na plataforma, o documento aparece automaticamente no sistema. Como cada impressora utiliza um sistema operacional diferente, era um processo complexo que exigia uma solução integrada.

A integração de soluções continuará sendo o principal desafio para o futuro próximo. A empresa tem como objetivo otimizar o processo de assinaturas passando de três provedores para um. Isso será possível graças à integração com a Oracle ERP, a implementação de um modelo de nuvem e, é claro, a colaboração com a Alfresco.

A diferença

Mais eficiência

A unificação dos processos e a implementação de um registro centralizado reduzem o tempo e garantem melhor usabilidade.

Conformidade legal

Um gerenciamento mais eficiente permite uma resposta em tempo hábil no caso de uma disputa. Em particular, o projeto Ártica está em conformidade com as normas ISO 15489, 30300 e 30301.

Mais economias

Menos documentos em papel significa custos menores com impressoras e eletricidade.

Acessibilidade e usabilidade aprimoradas

Com uma interface personalizada fácil de usar.

Mais segurança

A transformação digital traz consigo maior proteção de dados.