Great Ormond Street Hospital
Importante hospital pediátrico otimiza os workflows clínicos para melhorar a experiência do paciente digitalizando formulários de autorização, captura de assinaturas e uso de diretrizes clínicas.
O desafio
Os formulários de autorização em papel são problemáticos e um desperdício
Já se passaram mais de cinco anos desde que o Great Ormond Street Hospital (GOSH), um dos principais hospitais infantis do mundo, decidiu deixar de usar papel como parte de sua jornada constante de inovação digital.
Especificamente, ela queria substituir os formulários de autorização em papel que são essenciais para seu trabalho com os pacientes. Mas a equipe do hospital sabia que qualquer mudança para substituir o papel tinha que andar de mãos dadas com uma solução robusta de autorização eletrônica. Além disso, a GOSH precisava de uma solução que satisfizesse necessidades muito específicas do formulário de autorização.
“Um dos desafios de ser um hospital pediátrico líder é que, por natureza de nossa organização, exigimos até seis versões de formulários de autorização para procedimentos”, disse Joanna Tucker, gerente do programa de TIC da GOSH.
A lei do Reino Unido estipula que hospitais pediátricos como o GOSH precisam coletar formulários de autorização individuais para pacientes com menos de 16 anos, 16 e 17 anos e para pacientes com 18 anos ou mais. Também cabe à equipe coletar formulários de autorização associados à religião do paciente, principalmente para garantir o uso adequado de hemoderivados com base em sistemas de crenças individuais.
Garantir a conformidade regulamentar e ética em relação a esses critérios resultou em uma quantidade extraordinária de documentos essenciais.
De acordo com Chris Jephson, consultor de otorrinolaringologia da GOSH, o hospital precisava gerenciar até seis conjuntos de formulários de autorização de seis páginas para cada procedimento. E qualquer solução de autorização eletrônica precisaria capturar várias assinaturas em um único documento.
“Às vezes, o número de assinaturas que precisamos capturar em um formulário é enorme”, disse Jephson. “Os pais precisam assinar, a criança e o médico precisam assinar e talvez precisemos de um intérprete, serviço social ou médico secundário para assinar.”
O GOSH também exigiu formulários adicionais para fotografia, solicitações de ressonância magnética e outros documentos clínicos. O resultado foi uma trilha de papel confusa que poderia levar a documentos extraviados, omissões e confusão. A qualquer momento, a equipe pode estar circulando várias versões em papel desses documentos pelo hospital.
A solução
A Hyland oferece formulário de captura de assinaturas múltiplas
Diante dessa complexidade, a GOSH decidiu criar seu próprio formulário eletrônico dinâmico de autorização, adaptado aos seus requisitos exatos. O hospital já utilizava o PACSgear para imagens médicas e o OnBase - a plataforma de software de gerenciamento de conteúdo empresarial e gerenciamento de processos da Hyland - em outras áreas do hospital. E também estava usando ativamente a integração da Hyland com o sistema de prontuário eletrônico do paciente (EPR) Epic.
Consequentemente, a Hyland foi incluída junto com outros fornecedores no processo de descoberta de uma solução de autorização eletrônica.
A maioria dos fornecedores com os quais nos reunimos só conseguiu nos mostrar como capturar eletronicamente uma única assinatura. Mencionamos isso à Hyland. Em poucos dias, eles nos retornaram com um formulário de captura de várias assinaturas. Um desenvolvedor da Hyland criou esse aplicativo de forma personalizada para nós em questão de dias. Isso realmente nos impressionou.
— Joanna Tucker, Gerente do Programa de TIC, GOSH
Tucker continuou: “Agora temos um formulário, e o formulário muda dinamicamente com base na idade e nas crenças religiosas do paciente. É difícil preencher o formulário errado agora.”
A mudança de um processo em papel para um formulário eletrônico digitalmente dinâmico transformou essa parte importante do processo de atendimento ao paciente. Também é infinitamente mais seguro e protegido em termos de proteção das informações do paciente.
"O fato de estar vinculado ao encontro torna impossível perder o formulário de autorização", disse Jephson.
Acessar, preencher e enviar o formulário é simples. E tudo acontece por meio do OnBase e no prontuário do paciente.
Para começar, a equipe e os médicos simplesmente criam um novo formulário, vinculando-o ao encontro da Epic.
Quando o OnBase gera o formulário, preenche automaticamente os campos com dados demográficos do registro Epic. Em seguida, a equipe insere campos não preenchidos eletronicamente.
Depois disso, as assinaturas do paciente, do responsável e do médico são capturadas digitalmente usando um dispositivo de tela sensível ao toque.
Além disso, como o formulário é adicionado à lista geral de tarefas da equipe, informa automaticamente à equipe de saúde quando um paciente está pronto para entrar na sala de cirurgia. Por meio das placas de voo da Epic, que rastreiam e apresentam o status do caso na sala de cirurgia e apresentam documentação de tempo limite para as equipes intraoperatórias os médicos são informados quando o pré-operatório é concluído, quando o formulário de autorização é assinado e quando a lista de verificação é concluída.
“Com um formulário de autorização em papel, isso não era automático”, disse Jephson.
As autorizações eletrônicas melhoram a experiência do médico e do paciente
A adoção de um sistema sem papel provou ser tão bem-sucedida que a equipe solicitou formulários modificados para diversos departamentos e procedimentos específicos. Por exemplo, uma equipe solicitou um questionário de metais e um formulário de autorização para pacientes que precisam de ressonância magnética.
O formulário eletrônico de autorização também proporciona uma melhor experiência ao paciente. Se um paciente precisar passar pelo mesmo procedimento várias vezes, ele não precisará mais preencher todas as informações em um novo formulário a cada vez. A solução da Hyland salva as informações apresentadas no formulário de autorização original, simplesmente removendo as assinaturas para pedir demissão.
Um paciente de quimioterapia submetido a seis cursos de tratamento, por exemplo, não precisa mais preencher um formulário de autorização para cada curso. Em vez disso, as assinaturas são adicionadas à parte inferior do formulário pré-existente, economizando tempo para os médicos e permitindo que o paciente se concentre no tratamento e não na papelada.
Mais importante ainda, sinto que os pais e seus filhos gostam da experiência de assinar o formulário eletrônico. Acho que isso os ajuda a sentir que estão participando do processo de tratamento, em vez de apenas nos observar digitando coisas no computador.
— Chris Jephson, consultor otorrinolaringologista, GOSH
À medida que a transformação digital do hospital evolui, os médicos continuam descobrindo maneiras novas e inovadoras de simplificar o atendimento ao paciente para funcionários e médicos por meio do OnBase. Por exemplo, à medida que o Epic substitui certos sistemas legados, o OnBase está atuando como um repositório seguro e acessível para dados históricos que o GOSH precisa reter desses sistemas.
Outra inovação permite que os médicos usem seus próprios dispositivos para capturar fotografias clínicas enquanto trabalham com pacientes. Por lei, os médicos não podem ter material de identificação do paciente em dispositivos pessoais. No entanto, o método Haiku/Canto de recolher autorizações, empregando os aplicativos seguros de registros eletrônicos de saúde da Epic, possibilita que os usuários capturem uma imagem e a enviem diretamente para o OnBase, ignorando completamente o dispositivo pessoal.
Ele elimina o risco clínico e melhora o atendimento ao paciente, já que os médicos não precisam mais enviar um paciente para outro departamento para capturar imagens.
O lançamento do Mind Palace otimiza o acesso dos médicos a diretrizes e protocolos clínicos
Em 2023, o GOSH deu mais um passo em sua colaboração com a Hyland ao criar o Mind Palace, que foi projetado para capturar e gerenciar diretrizes, políticas e procedimentos clínicos que se integram à plataforma OnBase da Hyland.
Ele aborda um dos aspectos mais desafiadores do suporte administrativo ao paciente. Como os médicos podem pesquisar e localizar vários documentos na crescente presença digital de um hospital? Mais importante ainda, como isso pode ser feito quando o acesso em tempo real é necessário?
A solução, a Mind Palace, atua como uma base de conhecimento para a equipe que aborda esses problemas com navegação facetada, pesquisa de conversação, suporte à linguagem natural e outros recursos intuitivos para aprimorar a produtividade clínica e os resultados dos pacientes.
Isso significa que a equipe não precisa mais “se contentar” com sistemas demorados de visualização de documentos antigos que não se adaptam perfeitamente ao fluxo de trabalho clínico.
Em vez disso, o Mind Palace é uma ferramenta dedicada que está sempre ativa e acessível de qualquer lugar, com integração perfeita do sistema para apoiar equipes clínicas em toda a organização.
O Dr. Shankar Sridharan, diretor de informações clínicas da GOSH, é claro sobre o impacto que essa nova solução causou.
No GOSH, cuidamos de crianças e jovens com os mais complexos e graves problemas de saúde, e esses cuidados podem abranger muitas áreas de especialidade. Para nossa equipe oferecer atendimento padrão-ouro, precisamos de acesso seguro, fácil e rápido às informações dentro de amplas diretrizes clínicas. A base de conhecimento do Mind Palace atua como uma força complementar ao nosso registro eletrônico de saúde e nos permitirá oferecer um melhor atendimento.
— Dr. Shankar Sridharan, diretor de informações clínicas do GOSH
A diferença
O lançamento da solução de formulário de autorização eletrônico sem papel e a mais recente tecnologia Mind Palace ressaltam a estreita relação profissional entre a GOSH e a Hyland. Isso significa que a GOSH pode continuar sua inovação digital com a certeza de que a Hyland é uma parceira estabelecida de longo prazo focada no atendimento ao paciente.
Até o momento, ambos os projetos:
Eliminaram o papel e economizaram tempo: antes de implementar sua solução de formulário de autorização eletrônico, a GOSH, com seu tradicional formulário de autorização gerado pelo EPR, imprimia o formulário, assinava, digitalizava de volta para o computador e depois destruía o papel. Com um formulário dinâmico de autorização eletrônica, a equipe e os médicos podem pré-preencher os formulários fazendo o upload dos dados do paciente armazenados no Epic. Os dados dos pacientes estão sempre atualizados, e os formulários de autorização levam menos tempo para serem preenchidos.
Disponibilizou o acesso rápido e fácil aos formulários: os usuários têm uma interface única e fácil de usar para preencher, assinar ou imprimir pacotes de formulários pré-preenchidos sob demanda. Os administradores predefinem pacotes de formulários com base em regras comerciais personalizadas, garantindo que os profissionais de saúde produzam com confiança os formulários certos, sempre.
A solução personalizada simplifica o acesso: A solução personalizada da Mind Palace oferece uma interface de pesquisa única e federada para a equipe encontrar informações e documentos de diversas fontes na grande área digital do GOSH. A solução apresenta navegação facetada, pesquisa de conversa, compatibilidade com linguagem natural e outros elementos intuitivos que aprimoram a produtividade clínica e os resultados dos pacientes.
Experiência aprimorada do paciente: Em vez de fazer malabarismos com até seis conjuntos de formulários de autorização em papel de seis páginas, o formulário eletrônico de autorização dinâmico do GOSH permite que a equipe e os médicos se concentrem mais nos pacientes do que no papel. A interatividade do formulário também é um bônus para pais e pacientes, que sentem que estão participando do processo de seu cuidado.
Sobre a Hyland Healthcare
A Hyland Healthcare oferece soluções de assistência médica conectadas que aproveitam o conteúdo não estruturado em todos os cantos da organização e o vinculam a aplicativos clínicos e comerciais essenciais, como sistemas de prontuários eletrônicos do paciente (PEP) e planejamento de recursos empresariais (ERP). A Hyland Healthcare oferece um conjunto completo de serviços de conteúdo e ferramentas de geração de imagens corporativas, trazendo documentos, imagens médicas e outros dados clínicos importantes para os interessados no setor de saúde que mais precisam. Essa visão abrangente das informações do paciente acelera os processos de negócios, simplifica os fluxos de trabalho clínicos e melhora a tomada de decisões clínicas.