Ministério da Agricultura da França
Agência governamental aproveita a Plataforma Nuxeo da Hyland para criar e implantar soluções personalizadas centradas em conteúdo com tempo de entrega acelerado.
O Ministério da Agricultura francês optou por usar a Plataforma Nuxeo da Hyland para desenvolver aplicativos internos centrados em conteúdo. O Ministério implementou uma estratégia para limitar o número de componentes de software a fim de otimizar competências e infraestruturas e investiu em metodologias como MAREVA, CMMi e ITIL.
O objetivo é permitir que suas equipes criem e implementem soluções personalizadas com um tempo de entrega menor.
Hoje, eles têm cinco projetos de desenvolvimento baseados na Plataforma Nuxeo, que vão desde a gestão de documentos até o gerenciamento de correspondências e o gerenciamento do fluxo e da distribuição de memorandos governamentais.
A seguir, um perfil dos dois principais projetos do portfólio: gerenciamento de memorandos e gerenciamento de correspondências.
Gerenciamento de memorandos
Contexto
No Ministério da Agricultura, a comunicação passa por memorandos, que são distribuídos para as agências dentro desse Ministério. Eles também podem aparecer em um periódico que é publicado todas as quintas-feiras em um site da intranet para usuários internos ou em um boletim oficial do Ministério para o público.
Houve alguns problemas com os processos manuais por trás dessa distribuição, como:
- Consumia muito tempo do administrador do site.
- A consulta não era otimizada. Não eram feitas notificações sobre memorandos que afetassem a população direcionada. A função de pesquisa também era bastante limitada.
- Dois sites eram usados — um público e outro interno — com duplicação de memorandos dirigidos tanto a parceiros quanto a agentes.
- Os direitos de acesso não eram suficientemente flexíveis, por isso um administrador teve de configurar uma solução especial para memorandos com acesso altamente restrito.
Solução
O aplicativo Memorandum Management gerencia a publicação e distribuição a partir de uma única fonte, eliminando a duplicação de conteúdo e a administração. A Plataforma Nuxeo atua como back-end de gestão de conteúdo, e o Nuxeo WebEngine como front-end.
Sem o Nuxeo Studio, não teria sido possível criar o aplicativo Correspondence Management. Não tínhamos tempo de desenvolvedor disponível para esse projeto. Em 20 dias, conseguimos projetar e implementar essa solução, sem escrever uma única linha de código.
— Julie Lecomte, gerente de projetos do Ministério da Agricultura da França
O aplicativo automatiza processos, desde a criação dos memorandos até a geração da capa e do processo público. Existe também um serviço de assinatura para os usuários, para que possam receber automaticamente um resumo semanal dos memorandos publicados.
A criação de memorandos é orientada pelo aplicativo, com formulário e metadados que devem ser preenchidos. Depois, há um processo de validação com um carimbo de data/hora. Um único memorando consiste na própria nota e nos documentos relacionados, todos compilados em um único PDF. O PDF é validado e uma solicitação de publicação é emitida.
Cada memorando tem um tipo de permissão que indica se ele deve ser publicado internamente, no site público ou limitado a um grupo específico.
Toda quinta-feira ao meio-dia, três processos automatizados são lançados:
- O link para o resumo semanal é enviado a todos os assinantes.
- É enviado um e-mail ao administrador do site com links para todos os memorandos a serem publicados no boletim informativo público.
- Uma lista de pessoas com interesse em um ou mais dos memorandos é compilada e um e-mail é enviado com um link para o conteúdo solicitado por elas.
Existe também uma concepção de arquivos, sendo possível consultar todos os resumos semanais online, quer por meio de navegação, quer por mecanismos avançados de pesquisa. Todos os memorandos também são classificados por tema.
Resultados
O aplicativo Memorandum Management foi construído em seis meses. Ele introduziu um conjunto de mecanismos automatizados projetados com o Nuxeo Studio que aprimoraram o processo de desenvolvimento, validação e publicação. Também ajudou a melhorar a consulta por meio de pesquisa e navegação temática.
Por último, ele melhorou a distribuição por meio de um processo de subscrição e um sistema de notificações automáticas desenvolvido com o Nuxeo Studio, ao mesmo tempo que centralizou a gestão de direitos de acesso, com perfis variados de usuários finais.
Gerenciamento de correspondências
Contexto
Um dos processos manuais do Ministério da Agricultura da França é a gestão da entrada e saída de correspondências por fax, papel e e-mail. No passado, eles tentaram gerenciar a correspondência com diferentes ferramentas de software, mas o uso delas era muito complicado, e os usuários, que eram secretários do Ministério, não as adotaram.
Os objetivos do novo aplicativo de gerenciamento de correspondências eram:
- Gerenciar eletronicamente toda a correspondência recebida e enviada
- Disponibilizar os arquivos de correspondência
- Fornecer um mecanismo de busca e recuperação
- Criar links entre itens de correspondência relacionados
Solução
A solução, construída com a Plataforma Nuxeo, é pragmática e amigável. Para a correspondência recebida, ela oferece a funcionalidade de inserir o item de correspondência, atribuí-lo ou redirecioná-lo, e classificá-lo. Para a correspondência de saída, a funcionalidade inclui validação, registro de data e hora, e classificação.
O Nuxeo Studio foi usado para personalizar e configurar o aplicativo para que a manutenção fosse a mais fácil possível. Os recursos do Nuxeo Studio foram usados para:
- Desenvolvimento de tipos de documentos para correspondências enviadas e recebidas e planos de classificação
- Criação de abas para facilitar a visualização de correspondências enviadas e recebidas, workflows e itens a classificar
- Definição de metadados específicos para as correspondências enviadas e recebidas.
Para criar uma experiência do usuário melhor, o número de cliques foi reduzido sempre que possível. Por exemplo, um simples botão “Salvar e criar” permite que os usuários criem múltiplas entradas mais rapidamente.
Resultados
A construção do aplicativo levou menos de 20 dias, com duas pessoas na equipe. O projeto no Nuxeo Studio foi feito por um funcionário júnior, e nenhum desenvolvimento foi necessário.
O aplicativo foi implantado inicialmente em um departamento e, depois, em todo o Ministério.