First National Bank of America
Instituição financeira usa o rastreamento de documentos para dar suporte, desde a origem até a manutenção, a workflows de empréstimo.
O desafio
O First National Bank of America (FNBA) estava indo bem em sua jornada de transformação digital. Trabalhando com a Keymark, um fornecedor de software para automatização inteligente e parceiro Hyland, o banco substituiu um sistema legado incompatível e antigo, o DART, pela plataforma de informações corporativas OnBase da Hyland. Embora o banco tenha implementado o OnBase originalmente como sua nova solução de armazenamento de documentos, logo revolucionou o workflow de processamento de empréstimos do FNBA, dando ao banco mais visibilidade dos empréstimos que estava originando, comprando e prestando serviços de manutenção.
Mas esse enorme banco ainda estava enfrentando um desafio persistente. Como ele continuava usando alguns componentes do DART para rastrear documentos e assegurar que cada empréstimo estivesse completo, seguro e em conformidade, o rastreamento ficava limitado a documentos finais, como título de apólice, registros de financiamentos etc. Além disso, já que o DART não era mais suportado, era uma questão de tempo antes que o banco enfrentasse um desafio maior do que esperava.
"Ele poderia quebrar a qualquer momento", disse Jon Hinsman, gerente do departamento de registros da FNBA. "E não conseguíamos criar um sistema por conta própria que tivesse um bom custo-benefício."
O FNBA precisava de uma solução que organizasse os documentos no tipo de documento adequado e os preparasse para a auditoria de conformidade. De forma específica, o banco estava procurando por uma solução que rastreasse documentos desde a contratação até pagamento de juros. Uma solução que focaria não apenas nos documentos, mas no empréstimo como um pacote.
O banco encontrou sua solução no OnBase.
A solução
Craig Bowman, diretor de TI do FNBA, e Hinsman descobriram a solução durante a CommunityLIVE, a conferência anual de usuários da Hyland.
“Estávamos visitando o evento e aconteceu em uma demonstração dos especialistas da Hyland sobre uma nova solução para rastreamento de documentos de empréstimo”, conta Hinsman.
Uma demonstração mais aprofundada com vários tomadores de decisão do FNBA mostrou ao banco como a solução de rastreamento de documentos de empréstimos da Hyland tinha a capacidade de oferecer uma visão completa da conta de empréstimo em vez de apenas documentos. A equipe do FNBA tinha uma longa lista de perguntas – “hipóteses” e “o que é possível fazer”. A equipe da Hyland e da Keymark responderam a todas elas.
“A abordagem da solução foi inovadora. Uma maneira completamente diferente de ver o problema”, continuou Hinsman. “Enquanto muitas empresas utilizam o OnBase para rastrear documentos e tipos de documentos, a maioria dos bancos busca uma forma de rastrear empréstimos”.
Em outras palavras, os bancos estão procurando uma solução que visualize o empréstimo como um objeto em si, considerando os documentos que completam o empréstimo.
“Todo empréstimo tem um conjunto base de documentos necessários para securitizar a transação. Rastrear esses documentos durante a vida do empréstimo é essencial”, disse Hinsman.
Como o FNBA já utilizava o OnBase da demonstração à operação, a solução de rastreamento de documentos de empréstimo demorou apenas seis meses. Um pouco mais de um mês após a implementação, o FNBA já estava tendo mais informações sobre documentos em falta ou excluídos.
"Além disso, quando adquire o OnBase, você analisa tudo o que ele pode fazer e pensa: 'Meu Deus, o que faremos a seguir?'", disse Hinsman.
A abordagem da solução foi inovadora. Uma maneira completamente diferente de ver o problema. Enquanto muitas empresas utilizam o OnBase para rastrear documentos e tipos de documentos, a maioria dos bancos busca uma forma de rastrear empréstimos.
— Jon Hinsman, gerente do departamento de registros do FNBA
Benefícios
Ajuda a garantir conformidade com regulamentos do setor
Ao notificar proativamente o credor sobre documentos exigidos ou em falta, a solução de rastreamento de documentos de empréstimo da Hyland ajuda a garantir a conformidade durante o ciclo de vida do empréstimo.
Também ajuda a identificar documentos que estão expirando, informa aos agentes de crédito quando nova documentação precisa ser coletada e dá início à retenção após a conclusão do pagamento. A organização evita multas e penalidades, e reputações são mantidas intactas. A solução também oferece aos auditores uma percepção única do arquivo de empréstimo. Você consegue rapidamente perceber se um empréstimo está em conformidade, quais documentos são coletados, quais estão em falta e por qual razão, quais itens da lista de verificação foram completos e por que alguns não foram.
Oferece uma visão completa do pipeline de potenciais clientes
A solução começa a rastrear assim que a instituição financeira recebe um lead, fornecendo aos funcionários uma visão completa do pipeline do cliente potencial. Ela faz isso capturando eletronicamente informações que foram esquecidas em computadores locais ou que existiam apenas em papel. Agora os funcionários podem executar relatórios que fornecem uma abundância de informações em tempo real, inclusive quais tipos de empréstimos estão no pipeline, bem como dados sobre esses empréstimos.
Isso inclui o recurso de rastrear documentos e dados de clientes potenciais que talvez ainda não sejam clientes do banco ou membros da cooperativa de crédito.
Eleva a experiência do cliente
A solução trata da reutilização e renovação de garantias de empréstimos no setor de serviços financeiros. Seja um banco, cooperativa de crédito ou credor não tradicional, a solução oferece o recurso de rastrear dados, documentos e exceções de empréstimos para vários tomadores de empréstimos e vários empréstimos.
Isso é feito por meio da aglutinação e classificação de todas as informações sobre garantias de empréstimo, correspondências e mutuários, para qualquer produto de empréstimo que uma instituição possa oferecer. Além disso, independe do tipo de processo de empréstimo.
A solução tem o recurso de reportar qualquer elemento de dados capturado, incluindo tipo de garantia, nome de entidade, vencimentos, exceções, tipos de documento, itens atualizados por meio do processo de empréstimo, visibilidade do pipeline e correspondência.