DGT

O desafio

A Dirección General de Tráfico (DGT) é o corpo encarregado por gerenciar o tráfego de veículos e a segurança rodoviária na Espanha. Todos os anos processa milhões de registros de compra/ venda, novos registros, penalidades e outros procedimentos . Portanto oferece um serviço de alto impacto para pessoas, empresas e também para outras administrações públicas, colaborando, por exemplo, com autoridades policiais no fornecimento de informações importantes na identificação de crimes. Em resumo, a modernização do gestão e processamento de documentos é um desafio permanente para a DGT, especialmente devido ao seu alto impacto sobre os cidadãos.

Antes de 2015, a cultura organizacional da DGT era 100% baseada em papel. Entre outras questões, apresentava dificuldades consideráveis na rastreabilidade de seus documentos, resultando em custos excessivos tanto em arquivamento quanto em gestão humana. O caminho para uma estratégia sólida de digitalização institucional envolveu uma mudança radical na organização e um grande desafio tecnológico, no qual a Hyland ainda está envolvida.

A equipe técnica da DGT não só precisou convencer toda a organização dos benefícios do escritório sem papel, como também precisou planejar uma migração bem-sucedida, priorizando questões como interoperabilidade, transparência e gestão ágil. Eles calcularam o ROI desse desafio: uma economia de mais de 2 milhões de euros por ano.

O objetivo era desenvolver um sistema de gestão eletrônica de documentos que incluísse registros em papel, eletrônicos e híbridos, integrando todo o ciclo de vida desses registros com base em uma solução técnica com garantias para o futuro, utilizando soluções de mercado com alta capacidade de personalização (evitando o alto custo de soluções ad-hoc) e facilitando a integração de múltiplas aplicações empresariais. Flexibilidade, autonomia, escalabilidade e projeção futura são as chaves para esta história de sucesso, que está atualmente evoluindo com a incorporação de uma ferramenta que sistematiza os procedimentos anteriores à gestão documental.

A solução

Até o estágio atual de desenvolvimento e focada na automação de procedimentos eletrônicos, a solução DGT vem evoluindo e incorporando novos desafios.

Em 2015, houve a definição da estrutura de referência e a implementação do primeiro sistema que permitiu que a DGT cumprisse a legislação atual sobre digitalização de documentos, o ENI (National Interoperability Scheme). Esta lei exige que documentos emitidos pela administração tenham um formato com metadados específicos atribuídos.

Em 2018, a implementação de assinaturas eletrônicas, a geolocalização de registros, o desenvolvimento de um repositório multimídia e o controle do ciclo de vida dos registros foram abordados.

Em 2020, a instituição experimentou um grande aumento no volume de registros eletrônicos e uma expansão da digitalização em geral, principalmente devido à pandemia de COVID-19.

Atualmente, a DGT e a Hyland estão trabalhando na automação de processos por meio da RPA, otimizando a interoperabilidade e desenvolvendo um novo manipulador de arquivos. O processador atribui os arquivos à equipe da DGT encarregada de tratá-los, o que é o equivalente ao balcão onde o funcionário recebe solicitações do público e é um complemento ideal para a gestão de documentos . Tudo isso com recursos próprios de fluxo de trabalho do produto e recorrendo a bancos de dados não relacionais, como o Mongo DB.

Vantagens

Economia de tempo

Antes da digitalização, cada funcionário passava meia hora por dia procurando, organizando e enviando documentos; agora eles não fazem mais isso. Além disso, a DGT economizará cerca de 800 horas de trabalho no primeiro ano com o novo processamento.

Uso mais eficiente dos dados

Durante a implementação, milhões de dados foram transferidos para processos de gerenciamento mais eficientes. Atualmente, o número de arquivos processados em escritórios físicos é inferior a 5-10% do total.

Complexidade simplificada

Usando RPA, um processo complexo que envolve vários sistemas e as partes interessadas, foi simplificado em um único processo.

Interoperabilidade de registros

O intercâmbio com outras administrações públicas está ficando cada vez mais sofisticado. O sistema permite que os resultados do ciclo de vida dos registros da DGT sejam despejados no arquivo geral da administração .