Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação Estadual
Melhoria da qualidade da gestão de documentos, substituindo a tecnologia legada por uma solução baseada no Alfresco.
Introdução
O Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação trabalha desenvolvendo soluções tecnológicas para o órgão executivo estadual. Ele também tem como objetivo prover soluções digitais para transformar o serviço público e a experiência dos cidadãos.
O desafio
O Centro de TI estava descontente com os valores dispendidos com a tecnologia existente para gerenciar documentos. Agravando a situação, o suporte técnico oferecido na época falhava em resolver algumas questões críticas. Para enfrentar esses desafios, eles buscaram uma solução mais moderna que oferecesse melhor desempenho, preços mais razoáveis e suporte eficaz.
Dentre os requisitos da busca, estava a exigência de que a nova solução entregasse uma tecnologia mais moderna com código aberto permitindo que fossem capazes de ler e entender o código-fonte, possibilitando à sua equipe interna a solução de possíveis problemas técnicos futuros. Uma outra condição importante para o Centro de TI era que a solução escolhida possibilitasse a implementação interna de alterações e edições na interface do sistema.
Após uma análise de mercado envolvendo diversas soluções de ECM e a realização de uma Prova de Conceito com o Alfresco, da Hyland, a solução foi escolhida para substituir a tecnologia legada.
A utilização de padrões abertos foi uma das premissas mais importantes do projeto e também a interface das soluções serem implementadas pela empresa.
— Analista em Computação no Centro de TI
Solução
O Alfresco é construído com base em padrões abertos, que são formatos universais neutros de fornecedor, e APIs, regras e protocolos que viabilizam a interação entre diferentes sistemas, tornando-o facilmente integrável e personalizável de acordo com as necessidades de negócios do cliente. O projeto foi idealizado para que a plataforma atendesse como um repositório central, armazenando todos os documentos das soluções de diversos órgãos do Estado, como Detran, Polícia Civil, Departamento da Receita Pública Estadual, Secretaria da Saúde, além das soluções da própria empresa.
Atualmente, a empresa possui 68 sistemas que interagem com o repositório Alfresco, tendo em média 185 mil novos arquivos por dia, resultando em aproximadamente 600 milhões de arquivos armazenados no repositório e 515 TB de volume total armazenado, além de 650 usuários simultâneos utilizando a ferramenta. Um documento pode ser facilmente encontrado utilizando-se o mecanismo de busca na solução através de palavras-chave ou um ID exclusivo. O sistema Alfresco atribui automaticamente mis informações, como data de criação e autor, para facilitar a busca.
Atualmente, a empresa possui 68 sistemas que interagem com o repositório Alfresco, tendo em média 185 mil novos arquivos por dia, resultando em aproximadamente 600 milhões de arquivos armazenados no repositório e 515 TB de volume total armazenado, além de 650 usuários simultâneos utilizando a ferramenta. Um documento pode ser facilmente encontrado utilizando-se o mecanismo de busca na solução através de palavras-chave ou um ID exclusivo. O sistema Alfresco atribui automaticamente mis informações, como data de criação e autor, para facilitar a busca.
E com isso a gente está montando um repositório único, independente de onde está vindo a informação de qual sistema gerenciado.
— Analista em Computação no Centro de TI
Resultados
- Autonomia do cliente para implementação, manutenção e alterações de soluções que interagem com o Alfresco.
- Arquitetura sustentável e durável comprovada, o cliente está há mais de dez anos utilizando Alfresco como repositório central.
- Alta capacidade de armazenar grandes volumes documentais e suportar mais de 650 usuários simultâneos no repositório com recursos de permissões de acesso.
- Otimização no trabalho por todos os sistemas usados estarem conectados no mesmo repositório, evitando duplicação de documentos e gerando maior confiabilidade nas informações.