bofrost
Implementação sem a necessidade de amplo conhecimento de programação − Otimização de processos com o OnBase by Hyland
O Desafio
Por mais de 55 anos, a bofrost* é sinônimo de qualidade de primeira classe, serviço de excelência e, acima de tudo, aconselhamento individual. Fundada em 1966 e com sede em Straelen, no Baixo Reno, a empresa familiar é hoje líder no mercado europeu de vendas diretas de sorvetes e especialidades congeladas, com 254 filiais em 11 países europeus. São 3,9 milhões de clientes, cerca de 2,1 milhões deles na Alemanha, que apreciam a perfeita cadeia de alimentos congelados e o frescor de primeira classe, bem como a garantia de pureza e sabor. A sustentabilidade, o uso responsável dos recursos naturais e o compromisso social são componentes importantes da filosofia da empresa. Os processos internos e os métodos de trabalho são projetados para atender a esses padrões de atendimento e qualidade e oferecer o melhor suporte possível às equipes de vendas com suas recomendações e conselhos individuais aos clientes. Na área de TI, há um forte foco em processos baseados em conteúdo. A empresa os utiliza para digitalizar de forma abrangente processos ainda analógicos e integrar com segurança conteúdo e dados aos sistemas de negócios para o dia-a-dia de suas equipes.
Low Code é um pré-requisito indispensável
A empresa familiar tem requisitos especiais para seus fornecedores de tecnologia. A TI é considerada com altíssima estima na bofrost*. "A equipe de TI é bem equipada e tem o prazer de incorporar seu amplo conhecimento também aos desenvolvimentos internos. “Por isso as soluções de baixo código são tão importantes para nós”, diz Lee Robinson, líder da equipe de serviços corporativos de TI da bofrost*. Isso significa que o software padrão usado deve ser muito flexível e facilmente integrado aos desenvolvimentos internos e deve estar pronto para ser implementado rapidamente. Isso também significa que, após uma implantação central inicial, muitas soluções recém-lançadas são oferecidas em toda a empresa aos departamentos especializados, que podem então trabalhar com elas. Além disso, o bofrost* tem uma estratégia dedicada à nuvem e também exige flexibilidade com um foco claro no armazenamento, na proteção de dados e na segurança dos dados.
A Solução
O OnBase da Hyland serve ao bofrost* como um sistema genérico de gerenciamento de conteúdo corporativo que é usado em vários pontos da empresa e ao qual várias soluções, como SAP e sistemas legados, estão conectadas. O vendedor direto o utiliza amplamente em seu departamento de Recursos Humanos para a manutenção de arquivos pessoais. Documentos contratuais complexos do departamento de compras também são arquivados no OnBase utilizando a solução de ponto de gerenciamento de contratos. E: Todos os 6 mil arquivos de veículos utilizados pela sede em toda a Europa são gerenciados via OnBase. "Nossa equipe de vendas está na estrada todos os dias. Inspeções, estimativas de custos ou arquivos de danos: no passado, utilizávamos o Outlook para gerenciar essas coisas. A simples busca de documentos consumia muito tempo e era ineficiente. Agora temos um processo digital tranquilo”, diz Robinson. Na bofrost*, a programação individual e as soluções padrão andam de mãos dadas, o que é outro motivo pelo qual eles estão muito satisfeitos com o OnBase.
OnBase como o “Canivete Suíço da Gestão de Documentos”
Isso também se reflete na rapidez com que a solução se estabeleceu na empresa. A líder de mercado em vendas diretas de sorvetes e especialidades congeladas começou com dois departamentos, depois a implementação do OnBase se expandiu rapidamente. Cerca de 150 usuários agora estão utilizando o sistema, e a tendência está aumentando. Da gestão de contratos à aquisição de TI. “Depois de entender o princípio básico, as soluções podem ser facilmente adaptadas e replicadas para atender aos requisitos de outros departamentos. A implementação não demora muito, pois você pode usar o que já existe. Para nós, o OnBase é o 'canivete suíço' da gestão de documentos", explica Robinson. Nos detalhes, isso significa que o gerenciamento intensivo de documentos da frota desenvolveu de forma independente vários tipos de estimativas de custo e os inseriu na solução. Onde costumava haver metros de documentos no arquivo, agora existe um sistema totalmente digitalizado que também pode ser facilmente usado no escritório doméstico na nuvem. Graças ao conceito de autorização desenvolvido, os funcionários dos vários departamentos, bem como os gerentes das filiais, podem ver as informações que são relevantes para eles. Gerenciamento de dados mestre no SAP e no Workday, geração de documentos e contratos no OnBase ou processos de assinatura no DocuSign: “Nós, como TI, podemos implementar os aplicativos especializados necessários e oferecer soluções muito mais rapidamente com o OnBase. Está ficando cada vez mais fácil, aplicativo a aplicativo", diz Robinson.
Adaptação às culturas corporativas
A colaboração com a Hyland e a Data Market, parceira da Hyland, responsável pela hospedagem do OnBase no Azure, também pode ser considerada um verdadeiro golpe de sorte para a bofrost*. Robinson: “Nós três nos damos bem, é a cultura certa para nós, por assim dizer.”
A bofrost* já implementou uma base digital muito ampla para seus processos baseados em documentos e agora está implementando-a de forma constante. Outros aumentos de eficiência estão sendo realizados, como o processo de integração, que em breve será completamente mapeado no Workday. O objetivo em toda a empresa: Substituir o papel sempre que possível e acelerar os processos. Isso também inclui o uso do OnBase App Builder, que está no topo da agenda de TI. Em suma, esse é o gerenciamento de mudanças digitais, que também está ocorrendo graças à boa cooperação com a Hyland e o Data Market.
A bofrost* já havia dado seus primeiros passos com o OnBase antes da pandemia do coronavírus, principalmente para dar aos funcionários a oportunidade de trabalhar em casa. “Não sei o que teríamos feito se não conseguíssemos usá-lo na época”, diz Lee Robinson, que está muito confiante de que fez a escolha certa. E também porque criou a base para um trabalho móvel abrangente. “A estratégia de low-code com o OnBase foi perfeita para nós. Podemos implementar rapidamente sem precisarmos de muita programação".
A diferença
O OnBase é uma plataforma de serviços de conteúdo inteligente que organiza, gerencia e otimiza conteúdo, processos e casos. Possibilita que as empresas se tornem mais ágeis e eficientes e ofereçam melhores experiências para clientes e funcionários. Os usuários do OnBase têm uma visão personalizada e completa das informações de que precisam para tomar decisões informadas e impulsionar seus negócios. O OnBase pode ser facilmente integrado a aplicativos centrais. Isso dá às empresas informações de seus principais aplicativos para automatizar processos no OnBase. Com o OnBase, eles mantêm todos os dados sincronizados entre os sistemas.
Nossa busca por documentos era demorada e ineficiente. Agora temos um processo digital tranquilo.
— Lee Robinson, líder da equipe de serviços corporativos de TI bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG.
Depois de entender o princípio básico, as soluções podem ser facilmente adaptadas e replicadas aos requisitos de outros departamentos especializados.
— Lee Robinson, líder da equipe de serviços corporativos de TI bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG.