BNP Paribas Fortis
Banco internacional aperfeiçoa processo de aprovação de projeto de construção com a plataforma Alfresco da Hyland.
O cliente
O BNP Paribas Fortis, uma subsidiária do BNP Paribas, é o maior banco internacional da Bélgica. O banco oferece uma gama completa de serviços financeiros para clientes privados e corporativos, empresas e instituições públicas e financeiras. O banco oferece serviços bancários de varejo, corporativos, públicos e privados, além de soluções de investimento para clientes em todo o mundo.
O desafio
Quando o BNP Paribas Fortis começou a construir sua sede de 100 mil metros quadrados em Bruxelas sob o nome de projeto Montagne du Parc (MdP), era necessária uma solução de gestão de documentos para gerenciar todos os documentos técnicos e de design do arquiteto e empreiteiro bem como os processos de aprovação associados a um projeto de construção tão grande.
"Estamos lidando com documentos contratuais, com direitos de acesso estritamente designados, permitindo que o projeto seja concebido e desenvolvido. Isso significa que todo desenho ou documento publicado pelo arquiteto ou empreiteiro deve ser formalmente enviado para aprovação", disse Janssen.
"Com base na minha experiência anterior como arquiteto e empreiteiro, estávamos procurando um sistema que pudesse dar suporte à colaboração informal e aos workflows de aprovação formal para rastrear e monitorar o status de cada documento."
A solução também precisava ser de código aberto para que pudesse ser rapidamente personalizada e executada fora do ambiente do banco, pois a incorporação de uma plataforma dentro do banco exigiria os rigorosos requisitos de segurança do banco, complicando o intercâmbio com organizações externas não relacionadas ao banco.
"Precisávamos de uma solução rápida — uma ferramenta fácil que pudéssemos desenvolver durante a execução do projeto", disse Janssen.
Hoje, temos uma forma clara de monitorar o ciclo de aprovação de diversos documentos e estamos usando a plataforma Alfresco para nossa colaboração diária. O que eu realmente gosto é que o repositório é direto. É simples, mas robusto em comparação com outras soluções.
— Paul Janssen, gerente de desempenho do projeto de MdP do BNP Paribas Fortis
A solução
Depois de avaliar várias soluções, o BNP Paribas Fortis escolheu a plataforma Alfresco da Hyland como sua solução de gestão de conteúdo corporativo e repositório de documentos para o projeto. A plataforma Alfresco substituiu o antigo sistema de gestão de documentos, que servia mais como um sistema de arquivamento clássico. Com a solução da Hyland, agora é muito mais fácil gerenciar todos os diversos metadados, versões, direitos de acesso e status de aprovação de documentos e desenhos conforme definido no manual de operações do projeto, disse Janssen.
A plataforma Alfresco foi capaz de responder ao problema "típico" de versão em projetos de construção, já que as informações estão sendo criadas por muitas organizações diferentes, todas publicando versões diferentes adaptadas ao seu sistema de qualidade interno", disse Janssen."Agora, todos os documentos contratuais são atualizados, publicados e trocados na plataforma Alfresco como PDFs todos os dias. A parte mais importante da plataforma é que temos um repositório claro de documentos aprovados — o ciclo de aprovação que implementamos é contratualmente vinculado, de modo que, até certo ponto, desenvolvemos um processo de aprovação específico para a construção."
A plataforma Alfresco, que é hospedada em uma nuvem privada pelo provedor de serviços gerenciados XeniT, inclui a implementação de recuperação de desastres com dados armazenados em dois centros de dados separados na Alemanha. O XeniT também está fornecendo suporte de serviços gerenciados, coberto por um SLA (acordo de nível de serviço). O monitoramento contínuo e a manutenção proativa garantem a disponibilidade desejada para esse sistema crítico para os negócios
O BNP Paribas Fortis escolheu a XeniT como seu parceiro de integração devido à sua experiência de trabalho com a Hyland e à sua capacidade de oferecer soluções pragmáticas com o equilíbrio perfeito entre frugalidade e qualidade de trabalho, sem se concentrar tanto na personalização da plataforma a ponto de dificultar sua manutenção.
"A XeniT teve a mentalidade de entender nossos problemas operacionais e desenvolveu uma verdadeira parceria conosco para criar algo que fosse vantajoso para todos", disse Janssen.
A diferença
Desde a implementação da plataforma Alfresco, o BNP Paribas Fortis conta agora com mais de 200 usuários internos e externos na plataforma Alfresco e mais de 10 mil documentos de construção no processo de aprovação do sistema. Todos os documentos e aprovações passaram a ser publicados na plataforma.
Embora a plataforma Alfresco tenha sido implementada como uma solução autônoma para o projeto de construção em Bruxelas, devido à capacidade da plataforma de proporcionar mais visibilidade e acesso aos documentos e ao status do processo de aprovação, há planos de estender a solução para gerenciar futuros grandes projetos de construção.
"Hoje, temos uma forma clara de monitorar o ciclo de aprovação de diversos documentos e estamos usando a plataforma Alfresco para nossa colaboração diária", disse Janssen. "No momento, essa é uma solução autônoma, mas, com base em nossa experiência, temos a ambição de expandir a solução para outros projetos. O que eu realmente gosto na plataforma Alfresco é que o repositório é direto. É simples em comparação com outras soluções."