Autostrade per l'Italia

A solução

Para enfrentar esses desafios, a Autostrade decidiu implementar o OnBase, software desenvolvido pela Hyland, por meio do Florence Consulting Group, parceiro certificado da Hyland na Itália. O OnBase oferece múltiplas funcionalidades e fácil integração com outros sistemas do mercado, o que facilitou sua adoção em um ambiente tão complexo. O processo de implementação seguiu várias fases principais:

1. Captura de documentação: Os documentos em papel foram digitalizados e indexados por palavras-chave para facilitar o arquivamento e a recuperação. As informações foram capturadas por e-mail, arquivos locais, formulários ou pastas de rede.


2. Controle de documentos: A OnBase gerenciou a arquitetura de pastas de forma automatizada, eliminando a necessidade de uma lógica precisa de criação de pastas. Isso simplificou o fluxo de trabalho diário e melhorou a eficiência operacional.


3. Recuperação de documentos: O OnBase facilitou a busca de informações por meio de consultas personalizadas e navegação por pastas, o que minimizou a resistência da equipe à mudança. Também permitiu a vinculação de documentos relacionados, apresentando uma visão completa das informações.

A diferença

Digitalização e gestão de documentos

A implementação do OnBase foi um sucesso e hoje a Autostrade digitalizou mais de 13 milhões de documentos, com quase dois mil usuários utilizando a plataforma diariamente. A digitalização permitiu a gestão de documentos eficiente para construção e manutenção de infraestrutura, melhor colaboração com terceiros e conformidade com normas internacionais.

Inovação e eficiência

A integração do OnBase simplificou a entrega de projetos e melhorou a satisfação do cliente. A plataforma suporta o gerenciamento de grandes volumes de documentos e usuários, demonstrando sua escalabilidade e eficiência.

Aplicações especializadas

Vários aplicativos de processo foram projetados e implementados utilizando o OnBase, como o Plano de Modernização Sísmica, que trata da segurança de pontes e viadutos contra eventos sísmicos e da entrega de documentação às agências reguladoras e à proteção civil. O mais importante deles é o Common Data Environment (CDE), que gerencia e armazena todos os dados e documentos durante todo o ciclo de vida da infraestrutura, em conformidade com o padrão internacional ISO 19650.

Manutenção de infraestrutura

O uso do OnBase também transformou os processos de manutenção. Antes de 2022, os inspetores empregavam documentação em papel. Agora, graças a um aplicativo móvel nativo integrado ao OnBase, todos os defeitos e intervenções são registrados diretamente em um tablet, melhorando a eficiência e a precisão do gerenciamento de manutenção.

Conclusão

A implementação do OnBase pela Hyland na Autostrade per l'Italia, facilitada pelo Florence Consulting Group, possibilitou uma transformação digital considerável no gerenciamento de processos de documentos. Esse sucesso melhorou a eficiência operacional e a satisfação do cliente, estabelecendo as bases para futuras expansões e projetos inovadores. A colaboração e o compromisso com a qualidade continuam sendo os pilares do crescimento e do sucesso da Autostrade no mercado.