Organização acadêmica de saúde
Hospital privado sem fins lucrativos reduz a dispersão do sistema e melhora os recursos.
O cliente
Por quase três quartos de século, um hospital comunitário regional na Carolina do Sul tem fornecido serviços de saúde avançados para suas comunidades predominantemente rurais, liderando o caminho para uma saúde melhor. O hospital principal para mais de 250 mil pessoas, a organização de saúde passou recentemente por uma expansão significativa, estabelecendo novos consultórios e adquirindo médicos e consultórios especializados locais. Conforme cresce, o hospital continua sua missão de curar com compaixão, melhorar constantemente e transformar o setor de saúde em benefício do povo.
O hospital também é membro do Programa Community Connect da Epic, que permite às instituições compartilhar o uso da solução de registros médicos eletrônicos (RME) da Epic.
O desafio
Como resultado da expansão, o hospital mantinha nove instâncias separadas do Allscripts, seu RME legado, que armazenava mais de 25 milhões de documentos de pacientes para 29 consultórios. Apesar de compartilhar muitos pacientes, cada consultório só pode acessar os seus próprios dados de pacientes. Depois de consolidar a Epic pelo Community Connect, o hospital determinou que sua instalação do Allscripts estava obsoleta.
O objetivo da organização de saúde era minimizar o número de sistemas de informação, mas manter a fluidez das informações em toda a instituição. Embora a Epic atendesse aos requisitos de RME, esse panorama não estava completo. O hospital precisava converter todos os documentos, imagens e metadados dos bancos de dados do Allscripts legados em um repositório central de informações que fosse um “balcão único” para acesso de campo clínico.
O primeiro passo era identificar recursos para executar o grande projeto de conversão. A experiência de conversão interna e a equipe dedicada eram limitadas, e obter recursos externos em uma área rural foi um desafio. Considerando tudo, a equipe decidiu deixar que os especialistas em migração de dados da Hyland assumissem o trabalho pesado.
A solução
O hospital consolidou seus bancos de dados legados usando os serviços de conversão de migração de dados para minimizar o risco e o impacto para o usuário final.
Uma conversão de ponta-a-ponta com os Serviços Globais da Hyland
O hospital recorreu aos Serviços Globais da Hyland para realizar uma conversão abrangente de ponta-a-ponta de todos os seus sistemas legados Allscripts para o OnBase. Esse envolvimento com a Hyland minimizou a quantidade de riscos, recursos e tempo necessários para fazer a transição.
Proporcionando uma conversão abrangente, a Hyland ficou responsável pela extração, transformação e carregamento (ETL). Isso incluiu gestão de projetos, extração de dados, identificação de conjuntos de dados, conversões de amostras, testes, importação para o OnBase e relatórios de processos. Como a equipe da Hyland realizou essas tarefas, as equipes de TI do hospital não tiveram quase nenhum trabalho. O grupo se reunia apenas para discutir pontos definidos, para ligações semanais de acompanhamento ou quando outras deliberações eram necessárias.
A equipe da Hyland manteve o projeto sob controle enquanto documentava os detalhes de todo o processo, incluindo exemplos de metadados e relatórios de reconciliação.
“Fazíamos ligações semanais com nosso contato principal da Hyland”, disse um analista sênior de sistemas de negócios. "Ele se encarregou da documentação, organizou reuniões, criou arquivos com pontos para discussão e nos deu datas de entrega. Quando tudo terminou, ele se colocou à disposição caso tivéssemos dúvidas.”
Assegurando a adoção e o sucesso
Uma das principais preocupações do hospital era como a conversão impactaria os usuários finais. A fim de evitar atrasos onerosos e a baixa adoção pelos usuários, a Hyland executou um teste de conversão abrangente para verificar o sucesso das rotinas de conversão e da taxonomia do conteúdo antes da migração em larga escala.
Para validar os critérios de sucesso do hospital, a Hyland entregou relatórios de reconciliação sobre o sucesso da transferência e integração de dados. "A Hyland fez um ótimo trabalho registrando tudo", disse o gerente de serviços de suporte do hospital. “Os relatórios de fim de projeto que mostram o sucesso da integração do RME em nível de paciente e documento deixaram claro que não precisávamos acreditar apenas na palavra deles.” A equipe da Hyland demonstrou uma taxa de sucesso de 99,93% ao importar os 25 milhões de documentos.
Com o OnBase da Hyland, o hospital se transformou verdadeiramente em uma organização da área de saúde interconectada e interoperável. Os médicos agora têm acesso aos mesmos documentos, imagens e metadados associados sempre que precisarem. O OnBase também disponibiliza esses dados de pacientes para o Epic por meio da Integração para Epic do OnBase Patient Window.
“A equipe da Hyland nos auxiliou durante todos esses 18 meses, tornando a conversão a mais fácil possível”, disse o analista sênior de sistemas de negócios.
Com o sucesso da conversão do Allscripts, essa organização da área de saúde planeja fazer parceria com a Hyland novamente para continuar reduzindo a quantidade de sistemas legados e silos de informações.
A diferença
Melhor alocação de recursos internos
“O projeto exigiu muito pouco da minha atenção ou esforço para continuar no caminho certo, e agradeço muito por isso”, disse o gerente de serviços de suporte. A equipe de serviços de suporte dedicou tempo para atender às necessidades dos usuários finais e partes interessadas durante a transição, enquanto a Hyland executava as principais tarefas do projeto.
Minimizando risco e tempo
Como resultado da metodologia de conversão e dos procedimentos de teste da Hyland, os serviços de assistência deixaram de ser responsáveis pela solução de problemas relacionados às complicações com ETL (extração, transformação e carregamento) e evitaram erros e atrasos comuns.
Validação do sucesso
A Hyland manteve um acompanhamento detalhado do processo de conversão e produziu relatórios para a equipe de serviços de suporte a fim de averiguar o sucesso após a conclusão.