情報セキュリティとコンプライアンス：組織全体の保有ポリシー管理の役割
包括的な保有ポリシーを実装すると、組織のパフォーマンスに関する貴重な洞察が得られ、情報ガバナンスの欠如に伴うリスクが軽減されます。
Retention Policy Managerを使用すると、ドキュメント、電子メール、電子ファイル、その他の形式の情報を簡単にキャプチャして安全に保存し、必要なときにいつでもすぐにアクセスできます。
コンテンツの作成から最終的な廃棄まで、コンテンツを直感的に追跡、監査、検出できるため、すべての情報のライフサイクル全体を自動的に管理できます。
組織の記録を1つのビューで確認できるため、ユーザーは日々の生産性に影響を与えることなく、社内外の規制やポリシーに準拠していることを証明できます。
今日の企業が直面しているコンプライアンスの課題
法規制の遵守
業界および政府の規制により、組織は特定の記録を管理および保持する必要があります。多くの組織は、情報の保存と破棄に関して自動化が行われていないため、これを行うのが難しいと感じています。
コンプライアンスの証明
監査中または法廷でコンプライアンスを証明するには、組織は特定の記録で発生したアクションを可視化する必要があります。多くの組織は、どのような情報を持っているのか、どこに保存されているのか、何部のコピーが配布されているのか、記録自体が本物で信頼できるのかどうかを知りません。
eディスカバリー
訴訟のための情報の検索、取得、レビューには時間と費用がかかります。組織には、情報を検索するだけでなく、保存期間が終了した場合に情報を保留して変更や削除から保護し、ネイティブ形式またはPDF形式でエクスポートできるツールが必要です。
コンプライアンスと破棄の自動化
法令遵守は、罰則や監査の悪夢を回避するための鍵ですが、特にデジタルの世界では、エンドユーザーが記録管理に関する複雑な要件を知り、それに従うことはほぼ不可能です。一般的な記録管理の自動化には、廃棄と保留の管理、包括的でありながら柔軟な制御、既存のビジネスプロセスとのシームレスな統合が含まれます。
堅実な保有管理ポリシーのメリット
組織的/法的要件への自動準拠
ドキュメントがシステムに取り込まれてインデックスが作成されると、ポリシーがドキュメントタイプレベルで自動的に割り当てられるため、日常のビジネスプロセスを中断することなくコンプライアンスを確保します。
リスクの低減とコストの削減
情報を自動的に破棄することで、法的見直しの費用を削減するとともに、保持するドキュメントにコンプライアンス監査のためにアクセスすることが容易になります。また、データのバックアップ、アクセス性、移行のコストも節約できて、メンテナンスコストと管理対象の情報量の削減につながります。
コンプライアンスの証明
規制コンプライアンスを迅速に証明すると同時に、社内ポリシーの一貫性を確保します。
訴訟/監査への迅速な対応
規制コンプライアンスや係争中の訴訟に関連する情報の提供を求められた場合、ユーザーは情報を簡単に検索して保留にし、セキュリティリスクを発生させることなく、外部レビューのためにこの情報を提出できます。
情報への迅速なアクセス
過去の活動の関連情報へ迅速なアクセスを確保し、信頼性が高く、正確で信頼できる情報への迅速なアクセスを通じて、現在および将来の活動に関する意思決定を改善します。
セキュリティの強化
個人情報を保護し、データプライバシーに関する法律を遵守します。
コンプライアンスのためのPerceptive Contentの利点
ハイランドのPerceptive Contentソリューションは、進化するデータセキュリティ規制によって高まる一方のプレッシャーに対して先手を打つのに役立ちます。
Perceptive Contentは、信頼性の高いワークフロー機能と広範な統合を提供し、構造化されていないコンテンツや、キャプチャから廃棄までのその場しのぎのプロセスを克服するのに役立ちます。
Perceptive Contentの特徴は以下のとおりです。
業務アプリケーションとの統合が容易
多くのコンテンツサービスソリューションでは既存の業務システムとの統合に多大な時間と労力が必要となりますが、Perceptive Contentでは簡単です。
特許取得済みの学習モード技術により、ユーザーは簡単なポイントアンドクリック手法を使用して、あらゆるビジネスアプリケーションからデータを取得できます。
形式にかかわらずすべての情報を管理
所定の期間、法律で定められた記録を安全に保持する必要はありますが、Retention Policy Managerでは一時的な情報の管理や削除もできます。
これにより、検索、アクセス、管理の対象となる情報が少なくなるため、訴訟のリスクや潜在的なコストを大幅に抑えられます。
保持ポリシーの自動割り当て
Retention Policy Managerでは、インデックス値に基づいて各ドキュメントを正しいポリシーの下に自動的に配置するため、エンドユーザーは追加の作業を行うことなく、通常のビジネスプロセスを続行できます。
Perceptive Contentの主な機能
作成とキャプチャ
- 自動インデックス
- キャプチャ時に検索可能なメタデータを生成して、後で簡単にアクセスできるようにする
アクセスと使用
- 権限を持つユーザーにアクセスを制限する
- 形式に関係なくレコードを検索する
- 組織の機能と役割に基づくアクセスができるように情報を整理する
管理と保持
- ライフサイクル全体を通じて記録を管理する
- 事前定義された値により保存ポリシーを自動的にトリガーする
- 法的または運用上必要な期間、情報を保管する
- 記録を必要以上に長く保持しない
訴訟ホールドと監査ホールド
- 訴訟ホールドの検索と適用を簡単に行い、保存期間が終了した後でも変更や削除を防止する
- 保留中の情報をPDF、TIFF、またはネイティブフォーマットでエクスポートし、外部でのレビューや開示ができるようにする
破棄
- ドキュメントのライフサイクルの終了時に自動的に発生する
- 破棄時に承認を必須にするオプション
- 破壊レポートをレコードとして保持する
- 承継サポート（例：履歴情報の場合のNara）
Perceptive Contentの使用について
- ABC, Inc.の人事部では、通常のルーティンの一環として、求人応募をPerceptive Contentでキャプチャしています。自動インデックス作成により、これらのドキュメントは、ドキュメントの種類に基づいて適切な保持ポリシーの下に配置されます。ABC, Inc.の記録管理者は、自動的に求人応募を2年間保存してその後破棄する保持ポリシーを設定します。
- ABC, Inc.に採用されなかったある応募者が、この決定が差別によるものと感じたため、訴訟の可能性があると人事部に通知されました。この情報に対応して、記録管理者はこの応募者のすべての情報をPerceptive Contentで保留にし、保留を解除できるという通知を受け取るまで関連情報を保持します。このような情報は無期限に保留され、保留が解除されるまで変更や削除はできません。
- 求人応募は、2年間の保存期間が経過すると自動的に破棄されるようにスケジュール設定されます。
- これらの応募情報の破棄を対象とする保持ポリシーでは、人事管理者（レベル1の承認者）と記録管理者（レベル2の承認者）の両方の承認が必要です。通知メールがレベル1の承認者に送信されると、承認者は破棄を承認します。このとき、レベル2の承認者に対しても、通知を受け取るよう通知されます。最後のレベルで承認された場合のみ、システムは情報を破棄します。
- その他の求人応募もすべて破棄されますが、情報が保留中になっている応募者の求人応募は、保留が解除されるまで保護されます。
Perceptive ContentとBusiness Insightでより多くの情報に基づいたビジネス上の意思決定を進める
Business InsightはPerceptive Contentシステムのオプションのアップグレードで、企業内のすべてのユーザーがレポートの実行と表示ができるようになり、監査の迅速化と、ワークフロー全体の効率化を実現できます。
また、Business Insightを使用すると、記録管理者はドキュメントの処分レポートやドキュメントの廃棄レポートなど、複数のレポートを実行できます。
ドキュメントの処分レポートには、ドキュメントタイプごとの保持ポリシーと、処分時の対処が記載されます。このレポートは、ドキュメントの処分前に実行されます。
ドキュメントの破棄レポートには、実行された保持ポリシー、破棄された個々のドキュメント、承認者の名前、破棄が承認された日時、破棄が実行された日時が記載されます。