バージニア車両管理局 (DMV)
州の運輸サービス機関は、ハイランドソリューションにより、輸送費だけで50万ドルの節約を見込んでいることを明らかにしました。
課題
コンテンツサービス ソリューションを実装する前、バージニア車両管理局は、毎年800万から1,000万の運転免許書、車の権利書やその他の書類をマイクロフィルム化していました。これらは、バージニア州立図書館に配置され、その保存期間は8年から23年でした。
「保存する必要のある文書の量に効果的に対処することができませんでした」とバージニア車両管理局のディレクターが語っています。
書類を本局に送るのではなく、73のカスタマーサービスセンター、35の車両管理局セレクト、1,106のオンラインディーラーセンターから自動化されたシステムに直接スキャンできるよう、ドキュメントイメージングを望んでいました。フィリター私たちの目標は、究極のカスタマーサービスを提供することです。それには、テクノロジーが役立ちます」とディレクターは続けました。
いくつかのコンテンツサービスソリューションを評価した結果、バージニア州車両管理局は ハイランドのOnBaseエンタープライズ情報プラットフォーム を選定しました。プラットフォームの設定可能な機能が完全に統合されたスイートは、文書の取り込み と 管理 、レーザーディスクへのコンピュータ出力 (COLD)、エンタープライズレポート管理 (ERM)、自動化されたワークフローと 記録管理 を特徴としています。
OnBaseの最大のメリットは、必要な機能をすべて備えていることと、それらがとても使いやすいことです。
— Virginia DMVのディレクター
解決策
バージニア州DMVの目標は、約2,000人のユーザーがいる同局で、OnBaseを使用することでした。ソリューション実装にあたり、同局は、段階的アプローチを選択しました。フェーズ 1は、140日未満 (週末を含む) で展開する予定でした。オンサイトプロジェクトマネージャーの監督の下、ソリューションは予定通りに運用・導入されました。
バージニア州DVMにおけるOnBaseソリューションのフェーズ 1は、所有権利申請書、運転免許申請書、有罪判決報告書、事故報告書、およびカスタマーサービスセンター、車両管理局セレクト、オンラインディーラーセンターなどから受け取ったその他の書類の集中スキャンです。書類がリッチモンドの本部に届くと、スキャンされます。担当員は、OnBaseから書類を閲覧し、同局のメインフレーム顧客サービスシステム (CSS) にデータを入力します。OnBaseアプリケーションイネーブラモジュールを使用することで、インデックス値をCSSから自動的に抽出し、書類に関連付けることができます。
このモジュールはまた、画像有効フィールドによって、CSSから離れることなく書類を検索できます。ユーザーは、CSSに作成されたリンク (運転免許証番号など) をクリックし、関連文書 (運転免許証申請書など) を取得できます。OnBaseにある文書は、共有キーワードに基づいて相互に参照することも可能です。この機能により、ユーザーはダブルクリックするだけで、開いている文書から関連文書に移動することができます。
アプリケーションイネーブラに加えて、バージアニア州DMVは、文書のインデックス作成に関わる手作業を軽減する技術をいくつか導入しています。たとえば、OnBaseのバーコード認識機能により、バーコード情報をOnBaseの文書インデックスにインポートできます。
自動インデックス作成をサポートするキーワードセットの更新と維持には、OnBaseワークフローを活用します。スキャン書類に加え、DMVは、2つのレガシーシステムで作成されたコピーを手作業なしで保存するためにも、このプラットフォームを使用しています。COLD/ERM機能を使用し、これらのアプリケーションからのデータストリームを取り込みます。このソリューションの最終フェーズでは、OnBaseディスコネクテッドスキャンニングを使用することで、書類の送付を事実上排除します。
DMVのセキュリティポリシーでは、常時ライブのオープンデータベース接続 (ODBC) がどのデスクトップからでも禁止されています。そのため、セキュアなファイル転送をサポートするディスコネクテッドスキャンニングを使用しています。プラットフォーム固有のセキュリティ設定を補完するために、バージニアDMVは、OnBase EDMサービスモジュールでセキュリティプライバシーログを維持しています。管理者は誰が文書を閲覧または印刷したか把握できます。
優位性
特にバージニア州では、車両管理局の非効率性に対する不満はすぐに過去のものになる可能性があります。最新のコンテンツサービステクノロジーは、コストを削減しながら応答時間とセキュリティを向上させています。何百万もの文書に関わるこの野心的なプロジェクトは、予算と期限内に完了しました。
「デスクを離れることなく、文書を取り出して印刷でき、マイクロフィルムとは違って、文書は常に判読可能です。これは、カスタマーサービスの目標を達成する上で役立つだけでなく、フェーズ3の初年度は輸送費だけで合計約50万ドルの節約を見込んでいます」とディレクターが述べています。
バージニア州車両管理局は、OnBaseで生産性、セキュリティ、カスタマーサービスを向上させました。必要な記録保有ルールを自動化し、作業の滞りをなくすことで、同局はパフォーマンスを損なうことなく、予想以上の文書量を処理できるようになりました。