University of Notre Dame
私立の研究大学は、ハイランドのOnBaseケース管理で指導を強化しています。
課題
University of Notre Dame（Notre Dame) では、学生が入学したその日から学生と良好な関係を保つよう努めています。その取り組みの重要な部分が学生情報の効率的な管理です。
特に、大学入学後の最初の1年は、数多くの紙文書や情報のサイロが問題となります。たとえば、アドバイザーは、主要な学生データを18の個別のAccessデータベースで管理し、関連コンテンツをスプレッドシート、フォルダ、物理的なファイルキャビネットに保存しています。このような方法では、サービス、可視性、データ整合性に悪影響がおよぶことは珍しいことではありません。
Notre Dame大学は、すでにハイランドの OnBaseエンタープライズ情報プラットフォーム を利用して入学手続きをデジタル化していましたが、OnBaseのケース管理ソリューションに注目し、入学者へのアドバイスを改善して、1年生の学生情報の管理を改善しました。
解決策
OnBaseを使用することで、アドバイザーは、デジタルな学生ファイルソリューションから初年度の学生情報や関連コンテンツにアクセスできます。これには、入学書類や Ellucian student information system (SIS) のBanner から抽出されたリアルタイムのデータが含まれます。OnBaseは、各学生のあらゆる情報を提供し、アドバイザーによるサービスの質を高め、学生との関係を良好に保つことを可能にします。
「今では、アドバイザーは、学生のすべての情報を1ヶ所で閲覧できるようになりました」とデジタルドキュメント管理マネージャー、Tracy Weber氏が語っています。学生が待合室で待っている間、アドバイザーは、学生の電子ファイルを取り出してFERPA（家庭教育の権利とプライバシーに関する法）ステータス、受講計画、成績、登録科目のキャンセルといった詳細情報を閲覧できます。また、さまざまな関連文書にアクセスできるため、学生の概要をすぐに把握できます。
アドバイザーは、単一のインターフェイスで訪問メモの追加、関連文書の添付、教授へのEメール送信、プログラムの目的や公表日時の変更管理を行えます。さらに、割り当てられたタスクや次のアポイントメントが簡単に把握でき、効率よく管理したり優先順位に従って業務を行ったりできます。OnBaseのセキュリティコントロールでアドバイスの内容や機密性の高い学生情報が保護されると同時に、ファイルのあらゆるやりとりの監査証跡によって学生ファイルのセキュリティと整合性が確保されます。
必要なすべての情報をアドバイザーに提供することに加えて、データ中心のソリューションは、学部長レベルへの可視性を提供します。
「OnBaseには、文書を電子化するだけでなく、もっと多くのメリットがあります」と学部長アシスタントのElly Brenner氏が説明します。ソリューションにはあらゆる機能があり、さまざまな課題を解決できます。特に、レポート機能が非常に優れています。
OnBaseは、堅牢なレポート機能とダッシュボードビューにより、スタッフにリアルタイムの情報を提供し、アドバイザーのワークロードをより適切に管理し、学生に適切なアドバイザーを割り当て、差し迫った問題に対応します。また、OnBaseは、特定の登録科目のキャンセル傾向に関する詳細情報も提供し、学生の初年度における問題に学部が対処できるようにします。
可視性が提供されたことにより、際立ったプロセス強化につながりました。「科目登録キャンセルの処理にこれまでかかっていた時間を3日短縮して効率を大幅に向上させました」とBrenner氏が述べています。総合的に、多くのことを改善できただけでなく、大学が長い間掲げていた「学生にフォーカスし離学者を減らす」という目標の達成にも繋がりました
「アドバイザーの立場でみると、成功の一つに、平常通りに業務を進められていることが挙げられます。OnBaseは、業務を根幹から変えたのではなく、すべてをさらに良くしたのです」とBrenner氏が語っています。
「OnBaseは文書を電子化するだけのものではありません。ソリューションにはあらゆる機能があり、さまざまな課題を解決できます。特に、レポート機能が非常に優れています」
– University of Notre Dame、新入生学部長アシスタント、Elly Brenner氏
優位性
情報を包括的に提供して学生指導の質を向上
アドバイザーは、訪問メモから入学書類、登録科目のキャンセル履歴、Bannerからのリアルタイムのデータに至るまで、あらゆる学生情報を360°の全体像で把握しています。
より良い学生サービスを促進
「アドバイザーは、事務処理やデータ管理に多くの時間を費やす必要がなくなりました。OnBaseが情報を提供してくれます。重要なアドバイザーの仕事にもっと時間をかけ、学生が必要とする指導を行っています」とWeber氏が説明します。
可視性の向上
「学部長は学部長室にいながら、誰が待合室にいて、誰が当日面会し、なぜ面会するのか把握しています。学部長は、これらの情報から当日の学生の動向を理解し、アドバイザーをサポートしています」とWeber氏が説明します。
時間を節約し紙文書を最小化
OnBase導入以前、アドバイザーは、他カレッジへの書類転送準備に何週間も費やしていました。今では、学生生活全体の情報がOnBaseに保存され、タイムリーにアクセスできる完全な電子ファイルが提供されます。
カスタムコーディングなしで迅速に価値を実現
OnBaseの導入により、Notre Dameは、時間がかかるカスタム開発を行うことなくソリューションを構築しました。Notre Dameでは、OnBaseにアプリケーションを追加することで、FYSソリューションの成功をさらに広げて行くことを計画しています。