University of Northern Colorado

課題

効果的な契約管理 は、人間関係を管理し、リスクを軽減し、最終的に大学のコストを削減するために不可欠です。しかし、University of Northern Colorado (UNC) が頭を悩ませることは、プロセスにおける紙書類と非効率性でした。

「学内の契約管理プロセスには一貫性がありませんでした」と法律顧問補佐官兼最高調達責任者のCristal Swain氏が説明し、続けて次のうように述べています。

透明性にも欠けていました。プロセスのどこに何があるのか、誰も本当に知らなかったのです」。

契約管理プロセスに可視性、コンプライアンス、統制をもたらすため、同大学はハイランドの OnBaseコンテンツサービス・プラットフォーム に注目しました。

解決策

OnBaseの導入により、UNCは依頼から契約締結、そしてその後のライフサイクル全体を簡素化しました。OnBaseプラットフォームのケース管理、プロセス自動化、コンテンツ管理機能を活用したこのソリューションにより、同大学はこれまで欠けていた透明性と管理能力を取得しました。

メリットは、一貫した契約依頼プロセスから始まります。学内の依頼者は、依頼する契約の種類によって入力欄がダイナミックに変化するセルフサービスのEフォームに入力します。これで、すべての必須情報が事前に収集されます。その結果、契約担当者が依頼者に詳細を確認する必要性を最小限に抑えることができます。依頼者は、いつでも簡単に自分の依頼のステータスを確認することができ、プロセスに求められていた可視性が実現しました。

依頼フォームのすべての情報には、自動的にOnBaseで契約記録が作成され入力されます。ケース管理機能により、契約チームは、すべての契約関連情報と参考文書を360度の全体像で把握でき、依頼をより適切に管理することができます。

OnBaseはまた、契約の業務量も明確にします。以前は、2～3人の契約担当者が、無意識のうちに同じ契約書を同時に起草することも珍しくありませんでした。このソリューションでは、このような重複作業が排除され、依頼を自動的に割り当て、通知し、適切な契約担当者に配信します。

ベンダー合意のようなサードパーティ契約の管理に加え、契約担当者は、文書作成機能を使用して、迅速かつ簡単に新しい契約を作成することができます。スタッフは10種類以上のテンプレートから選択し、契約書記録から重要な情報を取り込み、更新された承認済みの文言を含むフラグメントライブラリを活用して、自動的に契約書を作成します。

契約交渉中にスタッフが変更を行うと、OnBaseは、過去のバージョンを追跡しながら、改訂された契約を新しいバージョンとして保存します。以前は、スタッフが共有ドライブ上のネットワークフォルダを使って改訂を管理していたため、アクセスやバージョン管理が大変でした。

契約書を確認または作成した後、契約担当者は、適切な関係者に警告する自動Eメール通知で、最終確認と承認のために契約書を配信します。このソリューションは、学内のレビューに際し、大学のポリシー遵守に対応します。たとえば、5万ドルを超える契約は、法的監視のために顧問弁護士に自動的に送信されます。一方、技術関連の依頼は、可視性を向上させるためにIT部門に同時に配信されます。

UNCは、完結した契約をOnBaseに保存し、権限を付与された個人が簡単に取得できるようにしています。

最後に、OnBaseは契約チームが重要な契約期限の先を見越して管理できるようにします。自動通知と重要な契約日のカレンダー表示により、スタッフは契約関係についてタイムリーな決断を下し、行動を起こすことができます。

優位性

一貫性の向上：「契約プロセスに一貫性を持たせることができました。そのため、スタッフは個々のステップを考える必要がなくなり、一つも見逃すことがなくなりました」とSwain氏は述べています。

透明性の向上：契約ライフサイクルの完全なビューを提供し、すべての関係者に関連する情報を提供します。

コンプライアンス対応：OnBaseを使用することで、UNCは標準的な契約言語を適用し、重要な有効期限や更新をより適切に管理できます。さらに効率化した更新プロセスにより、公立学校が1会計年度を超えて契約することを禁止するコロラド州の納税者コンプライアンス法に大学が従うことができるようになります。

エンタープライズ拡張プラットフォームの提供：「OnBaseが気に入っていることの1つは、契約管理システム以上の機能があるということです。ワークフローの自動化とケース管理機能は、キャンパス内の他の分野でも使用する予定です」とSwain氏が語っています。