USDA Food and Nutrition Service
連邦政府機関は、ハイランドのAlfrescoプラットフォームを使用して、人命救助プログラムの文書管理を簡素化しています。
食品栄養局（Food and Nutrition Service：FNS）は、飢餓を減らし、食の安全保障を高めるために、公共、民間、非営利団体と提携している米国農務省の機関です。FNSの年間予算は、およそ1億ドルで、米国人の4人に1人の生活を支える15の栄養補助プログラムをサポートしています。
FNSは、ハイランドのAlfrescoプラットフォーム を活用し、プログラム管理のパフォーマンス、効率性、整合性を向上させます。同プラットフォームは、FNSの業務に不可欠なものとなっています。FNSの1,500人の従業員の3分の2が、Alfrescoプラットフォームの一元化された文書・記録管理機能を利用し、より効率的に共同作業を行っています。
最新化の優先
受賞歴のあるシステムインテグレーターのArmediaが、政府機関向けのデジタルトランスフォーメーションを専門とするAlfrescoプラットフォームを2012年に実装しました。当時、FNSは多くの紙ベースのプロセスとサイロ化されたECMシステムを多く抱えていました。これは、栄養支援プログラムを迅速かつ効果的に管理する上で障壁となっていました。
FNSの最高情報責任者は、プラットフォームベースのアプローチを使用して、FNSの業務とITインフラを最新化したいと考えていました。「プロセスを自動化し、さまざまなFNSプログラムに役立つ文書と記録を管理するためのプラットフォームベースのアプローチを確立することへの関心が組織全体で高まっていました」と、Armediaの社長兼最高経営責任者のJames Bailey氏は述べています。
トランスフォーメーションを支える統一
FNSは、この 統合IT戦略の基盤としてAlfrescoプラットフォームを選定しました。このプラットフォームは、USDAクラウドで簡単にアクセスできる緊密に統合されたコンテンツ、プロセス、およびガバナンス機能を提供します。
Alfrescoの戦略的パートナーであり、Alfresco Federal Partner of the Yearを3回受賞しているArmediaは、FNSの複数の最新化取り組みでAlfrescoプラットフォームを活用し、文書管理の統合、電子記録管理の実装、オフィス衛生イニシアチブのサポート、手動ワークフローのデジタル化などに利用しています。2020年春現在、5つのアプリケーション (うち3つはArmediaが構築) がAlfrescoプラットフォームと統合されています。これらのシステムが一体となって、FNSの人命救助プログラムの管理を変革し、「正しいことを行い、すべての人を養う」能力を支えています。
このツールはスタッフの時間を大幅に節約し、より効率的に業務を行えるようにします。
— USDA FNS、退任した上級技術顧問、Francis Heil氏
パートナーとのコラボレーションを簡素化
手始めに、FNSは、パートナーやプログラム参加者との情報の承認、監視、および交換の方法を合理化しました。
Armediaは、地域プログラムの迅速な承認とより良い追跡を提供するために、13の異なるプログラムをサポートする管理評価管理システム (MEMS) を開発しました。新しい小売業者File System (RFS) は、州機関やサプライヤーからの小売業者データの 電子キャプチャと管理 を簡素化します。どちらのシステムもAlfrescoプラットフォームを活用し、FNSパートナーとの連携によるプログラム特典の効果的な利用を促進しています。
より早く、より多くの情報に基づいた意思決定
FNSは、ALERT不正検知システムをAlfrescoプラットフォームと統合することで、同様の効率化を達成しました。調査担当者は、すべてのケース文書をすばやく確認し、セキュアに共有するため、不正ケースを迅速に解決できるようになりました。
電子記録への移行
Alfrescoプラットフォームは、 M-23-07、電子記録への移行 に定められた2024年の期限に対応する最新の記録管理ソリューションを提供します。Armediaは、FNSでいくつかのオフィス衛生プロジェクトを監督してきました。このプロジェクトでは、箱いっぱいの紙の記録を電子化し、それをAlfrescoプラットフォームで保管、自動管理することで、省庁の規則に従っています。
電子記録への移行 には、オフィススペースの解放、リモートワークの実現、業務の継続性の確保、高齢化する従業員のこれまで培ってきた知識の取得というメリットもあります。
イノベーションにおけるパートナー
Armediaは、2012年にAlfrescoプラットフォームを導入して以来、FNSの最新化の取り組みに密接に関わってきました。「FNSパートナーとして、私たちはFNSの経営幹部が新しい取り組みや企業に導入したいテクノロジーについて考える支援をしてきました」とBailey氏が述べています。
Armediaは、ニーズ分析、ユーザーインターフェイス設計、開発、テスト、統合、トレーニング、サポートに至るまで、ソフトウェア開発ライフサイクル全体で重要な役割を果たしてきました。また、Armediaチームもクラウド移行、アジャイル手法、DevSecOpsの専門知識も提供しました。
オープンエンタープライズプラットフォーム
Bailey氏は、Alfrescoプラットフォームには、「オープンアーキテクチャとオープンAPIにより、カスタムアプリケーションやサードパーティアプリケーションと容易に統合する」ことを始め、政府機関全体のソリューションとして多くの強みがあると話しています。
また、Alfrescoプラットフォームのスケーラビリティ、高度なセキュリティ管理、DoD 5015に準拠した記録管理、オープンソースソフトウェア (M-16-21) やクラウドサービス (M-16-19) を利用する政府の取り組みとの整合性などのメリットについても指摘しています。さらに、Alfresco Application Development Framework (ADF) は、カスタムユーザーエクスペリエンスの提供を加速するメリットもあります。
さらなる近代化
Armediaは8年間にわたり、複数の文書や記録管理のニーズを満たす統合プラットフォームによって、FNSの コラボレーション、コンプライアンス、および効率性 の強化を支援してきました。Bailey氏は、今後、FNSがAlfrescoプラットフォームへの投資をさらに活用する機会や、人工知能 (AI) サービス や高度なeディスカバリサポートなどの新しいプラットフォーム機能を活用する機会があると考えています。